合同管理与审批流程模板.docVIP

合同管理与审批流程通用模板

一、适用场景与对象

二、全流程操作指引

1.需求提出与合同草拟

发起需求：业务部门根据实际工作需要（如采购物资、外包服务等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息、合同标的、数量、质量要求、预算金额、履行期限等核心要素，经部门负责人*审批后提交至法务或行政管理部门。

草拟合同：由业务部门或法务部门根据需求内容，依据企业标准合同模板起草合同文本。合同需包含以下核心条款：

双方主体信息（名称、地址、法定代表人/授权代表）；

合同标的（名称、规格、型号等）；

数量、质量标准及验收方式；

价款、支付方式及期限；

履行期限、地点和方式；

违约责任、争议解决方式；

合同生效条件及附件清单。

内部初审：草拟完成后，业务部门负责人*对合同内容的完整性、与需求的匹配性进行初步审核，保证无重大遗漏或矛盾。

2.分级审核与风险评估

法务审核：法务部门*重点审核合同条款的合法性、合规性，包括主体资格、权利义务对等性、违约责任约定、争议解决方式等，识别潜在法律风险并提出修改意见。

财务审核：财务部门*审核合同中的价款、支付方式、税费承担、发票开具等条款，保证符合企业财务制度及预算要求，评估资金支付风险。

业务部门复核：法务及财务审核意见反馈后，业务部门*根据意见修改合同文本，涉及重大条款调整需重新与合作方沟通确认，保证双方达成一致。

风险评估（如需）：对于重大合同（如金额超过50万元或涉及核心业务），可组织跨部门评审会，邀请法务、财务、业务及分管领导*共同评估合作方资质、履约能力及合同整体风险。

3.审批决策与签署授权

分级审批：根据合同金额及重要程度，按以下权限审批（示例）：

金额10万元（含）以下：部门负责人*审批；

金额10万-50万元（含）：分管副总*审批；

金额50万元以上：总经理*审批。

审批人需在《合同审批表》中明确签署“同意”“修改后同意”或“不同意”的意见，并注明理由。

用印申请：审批通过后，业务部门填写《合同用印申请表》，连同合同文本、审批表等材料提交至行政或综合管理部门，申请加盖企业公章或合同专用章。用印前需核对合同文本与审批材料的一致性，保证无涂改或未填写项。

签署授权：法定代表人或授权代表*（需附授权委托书）与合作方共同签署合同，双方签字/盖章需清晰、完整，合同签署日期以最后一方签署日期为准。

4.履行跟踪与变更管理

履行跟踪：业务部门*作为合同履行主体，需建立《合同履行台账》，记录合同关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）的进展情况，定期向分管领导汇报。发觉对方可能违约或履行异常时，应及时书面通知对方并留存证据，同时制定应对方案。

验收确认：合同标的交付后，业务部门*按约定的质量标准和验收流程组织验收，出具《验收确认单》，由双方代表签字盖章，作为付款或履约完成的依据。

变更与解除：如需变更或解除合同，应由业务部门与合作方协商一致，签订《合同变更协议》或《合同解除协议》，并重新履行审批流程。变更或解除协议需明确变更内容、生效条件及责任承担，避免口头约定。

5.归档管理与复盘

资料归档：合同履行完毕或终止后，业务部门*需将合同文本（含附件）、审批表、用印申请表、履行台账、验收单、变更/解除协议等资料整理成册，提交至档案管理部门归档。归档资料需按“合同编号-合作方名称-签订日期”规则分类存放，电子版同步存入企业合同管理系统。

复盘总结：对于重大或复杂合同，业务部门应在履行结束后组织复盘，分析合同管理中的经验教训（如条款风险、履约效率等），优化后续合同管理流程。

三、核心模板清单

1.合同基本信息表

合同编号

合作方名称

合同类型

标的物/服务名称

合同金额（元）

履行期限

签署日期

备注

2.合同审批流程表

审核环节

负责人*

审核意见

审核时间

备注

业务部门初审

法务审核

财务审核

分管领导审批

总经理审批

（如需）

3.合同履行跟踪表

合同编号

关键节点

计划完成时间

实际完成时间

负责人*

完成情况（正常/延迟/异常）

问题记录及处理措施

四、关键风险提示

主体合规性：签约前需核实合作方营业执照、资质证书等文件的真实性及有效性，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。

条款严谨性：合同条款需明确、无歧义，避免使用“大概”“左右”等模糊表述；违约责任应与义务对等，争议解决方式优先约定企业所在地法院管辖。

审批时效性：各环节审核人需在收到材料后2个工作日内完成审核，紧急合同可启动“绿色通道”，但需保证核心风险无遗漏。

保密与安全：合同文本涉及商业秘密的，需标注“保密”字样，仅限相关人员知悉；电子合同存储需加密，防止信息泄露。

归档完整性：合同履行过程中形成的所有书面及电子资料均需纳入归档范围，保存期限不少于合同终止后5年，重大合同保存期限不少于10年。