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企业合同管理审核标准化流程工具模板
一、适用场景与价值
本标准化流程适用于企业内部各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的全生命周期管理，覆盖从合同发起、审核、签署到归档的全流程。通过明确各环节职责、规范操作步骤，可有效提升合同审核效率、降低法律风险、保证条款合规，同时为跨部门协作提供清晰指引，保障企业业务顺利开展。
二、标准化操作流程详解
步骤1：合同发起与资料准备
责任主体：业务部门（经办人：*）
业务部门根据业务需求，明确合同类型、签约主体、核心条款（如标的、数量、价款、履行期限等）；
依据企业《合同管理办法》及模板起草合同文本，保证内容完整、表述清晰；
收集并准备附件材料（如对方主体资格证明、资质文件、技术协议、过往合作记录等）。
输出物：合同草案（含修订记录）、附件清单（需双方签字盖章的资质文件等）。
步骤2：前置合规性自查
责任主体：法务风控部（审核人：*）
审查合同主体资格：核实签约方是否为合法存续的企业/组织，是否具备相应的经营范围、资质许可（如特殊行业许可证）；
审查合同内容合规性：检查条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等）、行业监管要求及企业内部制度；
识别基础法律风险：如是否存在无效条款、显失公平内容、争议解决方式是否明确等。
输出物：《合同合规性自查报告》（明确“通过”“需修改后通过”“不通过”及修改意见）。
步骤3：财务条款专项审核
责任主体：财务部（审核人：*）
审核价款及支付条款：检查金额计算是否准确、付款方式是否符合财务制度、是否有明确的支付节点及条件；
审核税费承担：明确税费种类、计算方式及缴纳责任方，避免税务风险；
审核违约金与赔偿条款：评估违约金金额的合理性，是否符合企业实际损失承受能力。
输出物：《合同财务审核意见表》（标注“同意”“调整建议”“否决”及具体理由）。
步骤4：业务部门复核确认
责任主体：业务部门负责人（复核人：*）
结合法务、财务审核意见，对合同条款与业务需求的匹配度进行复核；
确认合同内容是否准确反映双方权利义务，如标的描述、交付标准、履约期限等是否与业务约定一致；
协调解决审核过程中的分歧，必要时与对方沟通调整条款。
输出物：《业务部门确认书》（经负责人签字，确认最终合同文本）。
步骤5：管理层终审（根据合同金额/类型分级）
责任主体：分管领导/总经理（终审人：*）
根据合同分级标准（如金额≥50万元或涉及重大权益的合同需总经理终审），审核合同的必要性、战略匹配度及整体风险；
对跨部门争议事项进行最终决策，签署审批意见。
输出物：《合同审批单》（明确“批准”“有条件批准”或“不批准”）。
步骤6：合同签署与用印
责任主体：行政部/法务部（用印人：*）
核对审批流程完整性：保证所有审核环节均已完成且意见一致；
检查签署文本：确认合同正本份数、每页是否有小签或盖章，附件是否齐全；
按照企业《用印管理制度》办理用印手续，用印后留存用印登记记录。
输出物：签署版合同（正本+副本）、用印登记表。
步骤7：合同归档与管理
责任主体：档案管理部门（归档人：*）
合同签署后10个工作日内，将合同正本、附件、审批文件等资料整理归档；
建立电子台账，记录合同编号、名称、签约方、金额、签署日期、归档编号、保管人等信息；
定期对合同履行情况进行跟踪，更新履约状态（如“待履行”“履行中”“已完成”“已终止”）。
输出物：合同档案（纸质+电子）、《合同管理台账》。
三、配套工具表单
表1：合同审核表
合同编号
合同名称
签约方
合同金额（万元）
审核环节
审核意见
审核人
日期
合规性自查
财务审核
业务复核
管理层终审
表2：合同登记表
合同编号
合同名称
签约方（甲方/乙方）
签订日期
履行期限
金额（万元）
归档编号
保管人
备注
表3：合同变更记录表
变更编号
原合同编号
变更事项
变更前内容
变更后内容
审批人
变更日期
附件（如补充协议）
四、关键执行要点
合规性优先：所有合同条款必须符合法律法规及行业规范，禁止约定违反法律强制性规定的内容（如“一方放弃全部权利”等模糊或无效条款）。
时效性管理：明确各环节审核时限（如法务审核不超过3个工作日，财务审核不超过2个工作日），避免流程延误影响业务进度。
跨部门协作：建立“业务发起-法务风控-财务-业务复核-管理层审批”的闭环机制，重大合同需召开跨部门评审会，保证意见充分沟通。
档案安全：合同档案需指定专人保管，电子档案加密存储，纸质档案存放于防火防潮柜，借阅需履行登记手续，防止信息泄露或丢失。
风险预警：对即将到期的合同，提前30天由业务部门发起履约提醒；对对方履约能力下降（如经营异常、失信记录）的情况，及时启动风险评估程序。
模板化管理：针对常用合同类型（如采购、销售）制定标准模板，减少重复起草工作，同时定期更
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