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合同管理流程标准化操作与审核工具指南
一、适用范围与场景说明
本工具适用于企业内部各类合同（含采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等）的全生命周期管理，旨在通过标准化流程规范合同从需求发起、起草、审核、签署到履约归档的各环节操作，降低合同风险、提升审批效率、明确责任分工。适用于业务部门发起需求、法务部门审核合规、财务部门审核资金、管理层审批决策及档案管理部门归档的全流程协同场景，尤其适用于需要跨部门协作的合同管理场景。
二、标准化操作流程详解
（一）需求发起与前置准备
需求提出：业务部门根据业务需求（如采购物料、提供服务、合作项目等），填写《合同需求申请表》，明确合同相对方基本信息、合作内容、预算金额、履行期限等核心要素，部门负责人签字确认后提交至合同管理部门。
前置材料准备：业务部门需同步收集合同相对方的主体资格证明（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明等），涉及特殊行业（如医疗、建筑）的，需提供相应资质许可证；首次合作方需通过信用核查（如国家企业信用信息公示系统），保证无重大失信记录。
（二）合同起草与初稿审核
合同起草：业务部门根据需求内容，参考企业标准合同模板（或由法务部门提供模板）起草合同初稿，明确合同双方权利义务、标的物/服务描述、价款及支付方式、违约责任、争议解决方式等核心条款。
部门内部审核：业务部门负责人组织内部审核，重点核对合同内容与业务需求的一致性、条款表述的清晰性、数据计算的准确性，保证无遗漏或矛盾之处，审核通过后形成《合同部门审核意见表》。
（三）法务合规审核
合规性审查：法务部门收到合同初稿及《合同部门审核意见表》后，重点审核以下内容：
合同主体是否具备完全民事行为能力，授权委托手续是否完备；
条款是否符合法律法规（如《民法典》《公司法》等）及行业监管要求；
权利义务是否对等，违约责任是否明确、可执行；
是否存在企业禁止性条款（如担保、抵押等特殊条款需符合内部规定）。
风险提示与修改：法务部门对审核中发觉的问题提出修改意见，反馈至业务部门调整；对法律风险（如对方履约能力不足、条款显失公平等），需出具《法律风险评估报告》，同步抄送管理层。
（四）财务与业务协同审核
财务审核：财务部门重点审核合同中的资金条款，包括：
价款构成是否合理，是否符合预算管理规定；
支付方式、节点是否与企业资金政策匹配（如预付款比例、质保金约定等）；
涉及税费、发票的条款是否符合财税法规。
跨部门会签：法务、财务审核通过后，业务部门组织相关部门（如技术部门、采购部门等）对专业条款（如技术标准、交付要求等）进行会签，保证各环节要求无冲突。
（五）分级审批与签署授权
审批权限划分：根据合同金额、类型及风险等级，实行分级审批（示例）：
金额≤5万元：业务部门负责人+法务部门审核；
5万元＜金额≤50万元：分管副总+法务、财务双审核；
金额＞50万元：总经理办公会审议+董事长审批。
签署授权：审批通过后，由法定代表人或其授权代理人（需出具《授权委托书》）在合同上签字，签字需清晰、完整，避免代签或漏签。
（六）用印与分发归档
合同用印：签署完成的合同，由合同管理部门核对审批流程完整性后，到印章管理部门加盖企业公章或合同专用章，严格执行“审批单与合同一致”原则，严禁超范围或无审批用印。
合同分发：用印后，合同管理部门按份数需求复印分发（正本通常为2-3份，双方各执一份，企业留存一份），同步在《合同台账》中登记合同编号、签署日期、相对方、份数等信息。
电子归档：合同扫描件（含审批流程材料）需在3个工作日内至企业档案管理系统，纸质合同按“一合同一夹”原则整理，标注合同编号后移交档案管理部门保存。
（七）履约跟踪与闭环管理
履约监控：业务部门作为履约责任主体，需按合同约定跟踪履行情况（如交付进度、付款节点等），填写《合同履约跟踪表》，发觉履约异常（如延迟交付、质量不达标等）需及时上报合同管理部门及法务部门。
验收与结算：合同履行完毕后，业务部门组织验收（如货物验收、服务成果确认等），出具《验收合格证明》，财务部门凭验收证明、发票等材料办理结算手续。
合同终止与归档：合同到期或履行完成后，业务部门确认无未结争议事项，在《合同台账》中标注“已终止”状态，档案管理部门完成最终归档，保存期限一般为合同终止后10年（涉及诉讼、仲裁的保存至案件结束）。
三、合同审核与记录表模板
（一）合同基本信息表
项目
内容
合同编号
（按年度+部门+流水号编制，如2024采-001）
合同名称
（如“办公设备采购合同”）
甲方（我方）
企业全称、统一社会信用代码、法定代表人
乙方（对方）
企业全称、统一社会信用代码、法定代表人
合同类型
□采购□销售□服务□租赁□其他________
合同金额
大写：____________________小写：￥___
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