费用报销申请表单.docVIP

适用情形

本表单适用于公司内部员工因公开展业务活动时产生的必要费用报销场景，包括但不限于：异地差旅交通及住宿、办公采购支出、客户接待相关费用、业务拓展所需场地及物料费用等。需保证所有费用均与公司业务直接相关，符合费用管理制度要求，且不属于个人消费范畴。

操作流程指引

一、申请人发起申请

准备材料：根据实际支出类型，整理相关支出凭证（如行程单、采购清单、付款记录等），保证凭证清晰、完整，能准确反映费用发生时间、事由及金额。

填写表单：登录公司费用管理系统，进入“费用报销”模块，选择“通用报销表单”模板，逐项填写以下信息：

基础信息：申请人姓名（*某某）、所属部门、申请日期、联系方式（内部短号）；

费用概述：费用总金额、大写金额、费用所属项目（如无特定项目可填写“日常运营”）；

费用明细：按费用类别（如交通费、住宿费、招待费等）逐条填写，每条明细需包含发生日期、具体事项、金额、费用承担方（默认为公司）；

事由说明：简述费用产生的背景、目的及与业务的关联性，例如“赴*地与客户洽谈合作项目，产生交通费及住宿费”。

附件：将整理好的支出凭证扫描或拍照，保证每笔费用明细均有对应附件支持（如多张凭证需合并为单个PDF文件）。

提交申请：确认信息无误后，“提交”按钮，系统将自动流转至下一审批环节。

二、部门负责人审核

审核重点：部门负责人需在收到申请后2个工作日内完成审核，重点关注：

费用事由与部门业务计划的匹配度；

费用金额是否在部门预算范围内；

附件是否齐全、内容是否清晰。

审核结果处理：

若审核通过，“同意”并填写审核意见，系统将流转至财务部门；

若审核不通过，“驳回”并注明原因（如“超出预算”“事由不清晰”），申请将退回申请人修改。

三、财务部门复核

复核内容：财务专员收到申请后3个工作日内完成复核，重点核查：

费用类别划分是否准确（如交通费与差旅费不得混淆）；

金额计算是否正确（含小写与大写金额一致性）；

附件合规性（如凭证是否加盖公章、是否有经手人签字等）；

是否符合公司《费用管理细则》中关于报销标准的规定（如住宿费上限、交通费报销方式等）。

复核结果处理：

复核通过，标注“复核无误”并流转至分管领导审批；

复核不通过，注明具体问题（如“住宿费超标100元”“缺少公章”），退回申请人补充材料或调整金额。

四、分管领导审批

审批权限：根据费用金额分级审批（例如：5000元以下由部门负责人审批；5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理审批）。

审批要点：分管领导需确认费用支出的必要性及对公司业务的潜在价值，对大额或特殊费用需重点关注。

审批结果：审批通过后，系统报销编号；审批不通过需注明原因，申请退回至上一环节或终止流程。

五、财务支付

支付安排：审批完成后，财务部门在5个工作日内完成支付，款项将直接转入申请人指定银行账户（需提前在系统中维护正确的银行卡信息）。

凭证归档：支付完成后，报销表单及附件将自动归档至财务电子档案系统，申请人可登录系统查询支付状态及电子凭证。

表单结构示例

申请编号

申请日期

年月日

申请人信息

姓名

*某某

所属部门

市场部

联系方式

（内部短号）

费用所属项目

新产品推广项目

费用汇总

小写金额

￥3,580.00

大写金额

叁仟伍佰捌拾元整

费用明细

序号

费用类别

发生日期

事项说明

1

交通费

2023-10-15

地至地高铁票

2

住宿费

2023-10-15-10-16

*酒店住宿（1晚）

3

招待费

2023-10-16

客户午餐（*客户代表）

4

办公物料

2023-10-17

宣传册印刷

事由说明

赴*地开展新产品推广活动，与重点客户洽谈合作，期间产生交通、住宿及客户招待费用，同时采购宣传物料用于现场展示。

附件清单

1.高铁票凭证复印件；2.酒店住宿发票；3.餐饮消费清单及付款记录；4.物料采购合同及收据。

审批意见

部门负责人审核

财务复核

意见：_________签字：_________日期：______

意见：_________签字：_________日期：______

分管领导审批

财务支付确认

意见：_________签字：_________日期：______

支付状态：□已支付□待支付支付日期：______

使用要点提示

信息真实性：申请人需保证所填信息及附件内容真实、准确，不得虚构费用或篡改凭证，否则将承担相应责任。

填写规范性：费用明细需逐条列示，不得合并填写（如“交通费及住宿费合计元”）；事由说明应简洁明了，避免模糊表述（如“业务支出”）。

附件要求：所有附件需清晰显示关键信息（如日期、金额、支出事由），复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字；电子附件需为PDF格式，单文件大小不超过5MB。

时限要求：需在费用发生后的