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企业会议报告标准化工具

一、适用场景与核心价值

本工具适用于企业各类常规会议的标准化记录与报告输出，包括但不限于：

部门周例会/月度会：同步工作进展、协调资源、明确下阶段计划；

项目推进会：跟踪项目节点、解决执行障碍、决策关键事项；

跨部门协调会：对接业务需求、明确责任分工、推动协同落地；

专项工作会议：针对特定议题（如流程优化、成本管控）的专项讨论与决策。

通过统一会议报告格式，可解决传统会议记录中“信息碎片化、责任不清晰、执行难追溯”等问题，实现“会议有结论、行动有主体、进度可跟踪、成果可沉淀”的管理目标，提升会议效率与决策执行力。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确聚焦目标

确定会议类型与核心目标

根据会议性质（如例会、项目会、协调会），明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“协调市场部与研发部需求交付时间”），避免议题发散。

收集会议基础资料

提前向参会人收集背景信息，如：

上次会议待办事项完成情况；

本次会议需讨论的议题背景（数据、现状、问题点）；

相关方案或建议材料（如项目计划书、成本测算表）。

填写会议基本信息模板

使用“会议报告模板”（详见第三部分）提前填写会议名称、时间、地点、参会人（含主持人、记录人）、会议议程等基础信息，保证会前分发至参会人，提前熟悉议题。

（二）会中记录：精准捕捉，要点清晰

按议程逐项记录讨论要点

根据会议议程，逐项记录各议题的讨论过程，重点关注：

不同观点的分歧与共识（如“研发部提出需延长2周开发周期，市场部坚持按原计划上线，最终协商分阶段交付”）；

关键数据或结论（如“用户调研显示，70%客户需求功能A优先级高于功能B”）；

未达成一致的待议事项（需标注“需进一步调研”“需提交材料补充说明”）。

明确决议事项与待办任务

对讨论达成的共识，需即时记录为“决议事项”，包含：

决策内容（具体结论或行动方向）；

责任人（明确到具体岗位或人员，如“产品部*经理”）；

完成时间（精确到日期，如“2024年8月30日前”）。

对需后续跟进的任务，记录为“待办事项”，包含：

任务描述（具体行动内容）；

责任人；

截止日期；

依赖资源（如“需财务部提供预算审批支持”）。

同步确认关键信息

讨论重要决议或待办时，主持人可暂停会议，与参会人共同确认记录准确性，避免后续理解偏差（如“刚才确认的‘由*经理负责协调客户需求变更’，大家是否有异议？”）。

（三）会后整理：核对信息，输出报告

整理会议记录初稿

会后2个工作日内，根据会中记录，整理完成会议报告初稿，内容包括：

会议基本信息（时间、地点、参会人等）；

会议议程及讨论要点（按议程顺序梳理，突出关键结论）；

决议事项（列表呈现，含责任人、完成时间）；

待办事项（列表呈现，含责任人、截止日期、依赖资源）；

附件（如会议PPT、调研数据、签到表等）。

审核与修订

将初稿提交主持人审核，重点核对：

决议事项与待办任务是否准确反映会议结论；

责任人、时间等关键信息是否无遗漏；

语言表述是否简洁、无歧义。

根据审核意见修订后，形成正式会议报告。

分发与归档

正式报告需在会后3个工作日内分发至所有参会人及相关协作部门，并同步抄送上级领导；同时将报告电子版（含附件）按“年份-月份-会议类型”分类归档至企业共享文档平台，便于后续查阅。

三、会议报告模板结构说明

会议基本信息

字段名称

填写说明

示例

会议名称

明确会议主题与类型

2024年Q3产品规划推进会

会议时间

年-月-日时:分-时:分

2024-07-1514:00-16:00

会议地点

线上/线下具体地址（线上会议需写平台）

线上会议（腾讯会议，会议号：X）

主持人

负责引导会议进程的人员

*总监（产品部）

记录人

负责记录与整理的人员

*专员（行政部）

参会人员

列出所有参会人（部门+姓名）

产品部：经理、专员；研发部：主管、工程师

缺席人员

如有缺席，需注明原因

市场部：*经理（因客户拜访请假）

会议议程

按顺序列出本次会议讨论的议题

1.Q3产品需求优先级评审；2.研发资源协调；3.下阶段计划确认

议题讨论与决议记录

议题序号

议题名称

讨论要点（简明扼要记录关键观点、分歧、数据）

决议事项（明确结论、责任人、完成时间）

1

Q3产品需求优先级评审

-市场部：用户调研显示功能A需求占比70%，建议优先开发；-研发部：功能A技术复杂度高，需3周，功能B可2周交付；-共识：按功能A、B顺序分阶段交付，优先保障核心功能。

1.由产品部经理负责修订Q3产品迭代计划，明确功能A优先级为P0，8月20日前提交新版计划；2.研发部主管负责协调资源，保证功能A9月10日前上线测试。

2

研发资源协调

-当前研发团队3个项目并行，人力紧张；-市场部提出新需求需1名开发人员支