企业办公会议流程执行检查清单.docVIP

企业办公会议流程执行检查清单工具说明

一、适用范围与典型场景

本工具适用于企业各类办公会议的流程规范与执行检查，涵盖战略研讨会、部门周例会、项目推进会、季度工作总结会、跨部门协调会等常规会议场景。通过系统化检查清单，可帮助会议组织者、主持及参会人员明确各阶段职责，保证会议目标清晰、流程规范、决议落地，避免因流程疏漏导致会议低效或关键信息遗漏。

二、会议全流程操作指南

（一）会前筹备阶段：精准规划，夯实基础

明确会议目标与议题

组织者需与发起人（如部门负责人、项目总监）确认会议核心目标（如决策、研讨、通报、协调），并梳理具体议题，按优先级排序（建议每个议题预留明确时间）。

示例：项目推进会议目标为“明确Q3关键节点及责任分工”，议题包括“当前进度汇报”“风险点分析”“资源需求确认”“行动计划制定”。

确定参会人员与分工

根据议题内容，明确必须参会人员（决策层、执行层、相关部门负责人）及列席人员（如记录人、支持岗），提前同步参会角色（主持人、发言人、记录人）。

避免无关人员参会，保证会议效率。

发布会议通知与材料

提前2-3个工作日通过企业OA/邮件发送正式通知，包含：会议时间（精确到分钟，含起止时间）、地点（线上会议需附会议及密码）、议题、参会人、需提前准备的资料（如数据报表、方案草案）。

材料需提前1天发放，保证参会人有充足时间阅读。

会前检查与准备

场地设备：线下会议需提前检查会议室投影、麦克风、空调、网络、座签、饮用水等；线上会议需测试软件稳定性、共享权限、录制功能。

资料准备：打印纸质议程、签到表、相关材料（按参会人数+备用份数准备），电子版材料存入会议终端设备。

应急方案：如遇设备故障，提前准备备用会议室或切换为线上会议预案。

（二）会中执行阶段：聚焦目标，高效推进

会议签到与开场

提前10分钟开放签到，线下会议由行政岗*负责引导签到、发放材料；线上会议通过会议软件“签到”功能或群接龙确认参会情况，记录迟到/缺席人员及原因。

主持人准时开场，重申会议目标、议题及时限规则（如“每人发言不超过3分钟”“避免议题发散”），明确会议纪律（如静音手机、专注参与）。

议题讨论与决策

按议题顺序逐项推进，主持人需控制节奏，引导参会人围绕核心问题发言，避免偏离主题；对复杂议题可组织分组讨论后汇总。

关键决策需明确：决策内容、支持/反对意见（如有）、最终结论、责任人（避免使用“大家负责”等模糊表述）。

记录人实时同步讨论要点、待办事项及决议，保证信息准确无误（建议使用会议纪要模板实时记录）。

突发情况处理

如遇争议较大的议题，主持人可暂时搁置，会后安排专项沟通；如需临时增加议题，需征得多数参会人同意并调整后续时间分配。

对迟到或早退人员，会后由组织者单独同步会议关键信息，保证信息同步。

（三）会后跟进阶段：闭环管理，保证落地

会议纪要与分发

会后24小时内，记录人整理会议纪要，内容需包含：会议基本信息（时间、地点、参会人）、议题讨论摘要、决议事项、待办任务（明确任务内容、负责人、完成时限、交付成果）。

纪要经主持人审核无误后，在1个工作日内分发至所有参会人及相关人员，并通过邮件/OA系统发送“待办任务确认”提醒，保证接收方知悉。

任务跟踪与反馈

组织者（如行政岗或项目助理）建立任务跟踪表，每周更新待办任务进度，对逾期未完成的任务及时提醒负责人，并同步至会议发起人。

任务完成后，负责人需提交交付成果（如报告、方案、数据报表）至组织者，由组织者归档并闭环。

会议复盘与归档

对重要会议（如战略会、项目推进会），可在会后1周内组织简短复盘，总结会议优点（如效率高、决策明确）及待改进点（如某议题讨论超时、材料准备不充分）。

所有会议资料（通知、签到表、纪要、任务跟踪表、交付成果）按“会议名称-日期”分类归档（电子档存共享服务器，纸质档存行政部*），保存期限不少于1年。

三、会议流程执行检查清单模板

阶段

检查事项

标准要求

责任人

完成状态（√/×）

备注

会前筹备

会议目标与议题明确

目标清晰，议题优先级排序，无模糊表述

会议发起人*

参会人员确定

必参人员无遗漏，无关人员不参会

组织者*

会议通知与材料发放

提前2-3天通知，提前1天发材料，信息完整

行政岗*

场地设备检查

线下场地/设备正常，线上会议测试通过

行政岗*

会中执行

签到与纪律管理

准时签到，手机静音，专注参与

主持人、记录人

议题推进与决策

按议程讨论，决策明确，责任到人

主持人、参会人

会议记录

实时记录要点、决议、待办，信息准确

记录人*

会后跟进

会议纪要分发

会后24小时内分发，经审核无误

记录人、主持人

任务跟踪与反馈

建立跟踪表，每周更新进度，逾期提醒

组织者*

会议复盘与归档

重要会议复盘，资料分类归档，保存≥1年

组织者、行政岗

四、关键控制点与常见问题规避