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企业文档格式及命名规范手册

一、前言

为规范企业内部文档管理，统一文档格式与命名标准，提升文档撰写效率与检索便捷性，保证文档信息的准确性、一致性和可追溯性，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各岗位在文档编制、审核、归档及使用过程中的全流程管理，旨在通过标准化操作减少沟通成本，保障企业知识资产的有效沉淀与共享。

二、本规范适用对象与范围

（一）适用对象

企业全体员工，包括但不限于管理层、各部门负责人、项目组成员、行政及文秘人员等。

（二）适用文档类型

管理制度类：如《考勤管理制度》《财务报销管理办法》等；

项目管理类：如《项目计划书》《可行性研究报告》《会议纪要》等；

业务报告类：如《季度销售分析报告》《客户满意度调研报告》等；

合同协议类：如《采购合同》《服务协议》等；

行政办公类：如《通知函》《工作总结》《培训方案》等；

技术文档类：如《产品需求说明书》《系统操作手册》等。

三、文档格式规范要求

（一）页面设置

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合公文标准）；

页眉页脚：页眉左侧为“企业名称+Logo”（高度1.5cm），右侧为文档标题（宋体小五号，居右）；页脚居中插入页码（格式为“第X页共Y页”，宋体小五号）；

页面方向：一般采用A4纵向，如需横向需在文档首页注明“横向排版”。

（二）字体与字号

标题层级：

一级标题（如“第一章总则”）：黑体二号，居中，段前段后间距1行；

二级标题（如“1.1适用范围”）：黑体三号，左对齐，段前段后间距0.5行；

三级标题（如“1.1.1适用对象”）：宋体小四号加粗，左对齐，段前段后间距0.3行；

宋体小四号，行距1.5倍，首行缩进2字符。

特殊内容：

文档编号、版本号、日期等：宋体五号，加粗；

表格内文字：宋体五号，表头加粗；

注释：宋体小五号，页面底端居中插入（格式为“注：X”）。

（三）段落与图表规范

段落格式：段落首行缩进2字符，行间距1.5倍，段前段后间距默认（0行）；列表项使用“1.、2.、3.”或“（1）、（2）、（3）”编号，对齐方式与一致。

图表规范：

表格：需有明确表头（如“表3-1项目进度计划表”），表头加粗，表格居中，无边框或细实线边框（线宽0.5磅）；

图形：需标注图题（如“图2-1系统架构图”），图题居中，宋体五号；图片分辨率不低于300dpi，嵌入文档中避免失效。

引用规范：引用政策、标准或他人观点时，需注明来源（格式为“《X》第X章”或“X（2023）指出”），参考文献列于文档末尾（宋体小五号，编号[1][2][3]）。

四、文档命名规范要求

（一）命名结构

文档名称统一采用“部门简称-文档类型-项目/主题-版本号-日期-责任人”结构，各部分用“-”分隔，具体说明

组成部分

规则说明

示例

部门简称

使用企业内部统一部门简称（如“行政部”简称“XZB”，“市场部”简称“SCB”）

XZB

文档类型

按文档性质分类（制度类用“ZD”，报告类用“BG”，合同类用“HT”，方案类用“FA”）

ZD

项目/主题

简洁描述文档核心内容，不超过10字（如“考勤管理”“项目启动”）

考勤管理

版本号

采用“VX.Y”格式（X为主版本号，重大修订递增；Y为次版本号，细节修订递增）

V1.0

日期

格式为“YYYYMMDD”（年月日，8位数字）责任人

编制人姓名（用“”代替，如“明”“*华”）

*明

（二）命名示例

制度类：《XZB-ZD-考勤管理-V1.0*明》；

报告类：《SCB-BG-竞品分析-V2.1*华》；

合同类：《CZB-HT-设备采购-V1.0*丽》；

方案类：《XMB-FA-培训方案-V1.2*强》。

五、常用参考

（一）会议纪要模板

会议纪要

文档编号：[部门简称]-MJ-YYYYMMDD-X

版本号：VX.Y

会议主题：[会议核心议题]

会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM

会议地点：[会议室名称/线上会议]

主持人：[姓名*]

参会人员：[姓名、姓名、姓名*]

记录人：[姓名*]

缺席人员：[姓名*（事由）]

会议议题

讨论内容

决议事项

行动项

负责人

完成时间

议题1：项目启动

1.项目背景说明；2.资源需求讨论；3.时间节点确认。

1.成立项目组，成员为明、华、*强；2.项目周期为2023年10月-12月。

1.3个工作日内提交《项目计划书（初稿）》；2.5个工作日内完成项目预算编制。

*明议题2：Q4销售目标

1.上季度销售数据回顾；2.本季度目标分解；3.市场推广方案讨论。

1.Q4销售目标定为500万元；2.重点推广A、B两款产品。

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