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采购申请审批流程模板（提高审批效率版）

一、适用范围与应用场景

日常运营采购：如办公用品、耗材、低值易耗品等常规物资申购；

资产采购：包括设备、仪器、家具等固定资产新增或替换；

服务采购：如咨询、设计、维修、外包服务等第三方服务采购；

项目采购：针对特定项目（如研发、市场活动）所需的专项物资或服务采购；

预算内外采购：无论是否在年度预算内，均需通过此流程完成审批，保证采购合规性。

二、审批流程全步骤详解

步骤1：采购申请发起（申请人操作）

操作内容：申请人根据实际需求，填写《采购申请审批表》（见模板表格），明确采购内容、规格、数量、预估金额及用途，并相关支撑材料（如比价报价单、需求说明、技术参数等）。

关键要求：

采购内容需具体、清晰，避免模糊描述（如“一批办公用品”需明确具体品名及数量）；

预估金额需符合企业成本核算标准，若为预算外采购，需额外说明预算调整原因；

附件材料需完整，保证审批人可快速判断采购必要性及合理性。

步骤2：部门负责人审核（部门主管操作）

操作内容：部门负责人收到申请后，1个工作日内完成审核，重点确认：

采购需求是否符合部门工作计划及年度预算；

采购数量及规格是否与实际需求匹配，是否存在过度采购；

若涉及跨部门协作，需确认其他相关部门是否已同步知晓。

审核结果：

通过：在审批表中签署意见并流转至下一环节；

驳回：注明驳回原因（如“超预算”“需求不明确”）并退回申请人修改。

步骤3：预算与合规性审核（财务部门操作）

操作内容：财务部门收到申请后，1个工作日内完成审核，重点核查：

采购项目是否在年度预算范围内，预算额度是否充足；

预估金额是否合理，是否符合市场价格区间（可参考历史采购数据或市场行情）；

采购流程是否符合企业《采购管理制度》要求（如是否需招标、比价等）。

审核结果：

合规：通过审核并流转至审批权限领导；

不合规：注明问题（如“预算不足”“未按规定比价”）并退回申请人或部门负责人补充材料。

步骤4：分级审批（领导层操作）

根据采购金额划分审批权限，保证审批效率与风险控制：

小额采购（预估金额≤5000元）：由部门负责人及财务审核后，直接由分管副总审批；

中额采购（5000元＜预估金额≤5万元）：需经分管副总审批后，提交总经理审批；

大额采购（预估金额＞5万元）：需经总经理审批后，提交总经理办公会或决策委员会集体审议。

审批时限：各级审批人需在1-2个工作日内完成审批，逾期未反馈视为默认通过。

步骤5：采购执行（采购部门操作）

操作内容：审批通过后，采购部门在1个工作日内接收申请，并根据采购类型启动执行：

常规采购：通过合格供应商库内比价、议价后下单，保证性价比最优；

定制化采购：与供应商签订采购合同，明确交付时间、质量标准、付款方式等条款；

紧急采购：需在申请中标注“紧急”原因，经总经理特批后可简化流程，但事后需补充采购说明。

反馈机制：采购过程中若遇供应商延迟、价格变动等异常情况，需及时向申请人及审批人同步进度。

步骤6：验收与归档（申请人+采购部门+行政部操作）

验收：物资或服务送达后，申请人联合行政部（或使用部门）在2个工作日内验收，确认数量、质量是否符合要求，验收合格后在《采购验收单》上签字确认。

归档：采购部门将《采购申请审批表》《采购合同》《验收单》《发票复印件》等资料整理成册，每月提交行政部统一归档保存，保存期限不少于3年。

三、采购申请审批表（模板）

申请单号

申请部门

申请人

联系方式

采购类型

□日常运营□资产□服务□项目□其他

预算编号

采购内容

（填写具体品名、规格型号、技术参数等，例：A4纸80g500张/包，共10包）

采购数量

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

资金来源

□预算内□预算外（若为预算外，说明原因：________________________）

用途说明

（简述采购目的及使用场景，例：为市场部活动宣传物料采购）

附件清单

□比价报价单□需求说明书□技术参数□合同草案□其他：________

部门负责人审核

意见：□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：____年__月__日

财务部门审核

意见：□通过□不通过（原因：________________________）签字：__________日期：____年__月__日

分管副总审批

意见：□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：____年__月__日

总经理审批

意见：□同意□不同意（原因：________________________）签字：__________日期：____年__月__日

采购部门执行情况

接收人：________