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人事档案查阅制度

1.前言

为了保护员工个人信息和公司机密，确保人事档案的安全性和机密性，制定了《人事档案查阅制度》。

2.适用范围

本制度适用于公司所有员工，包括正式员工、临时员工和实习生。同时适用于管理人员和劳动合同方。

3.档案存放

公司的人事档案分为纸质档案和电子档案两种形式，均存放在专门的档案室或服务器中。

3.1纸质档案存放

公司的纸质档案存放在专门的档案室中，由人事部门负责管理。档案室门禁设有监控系统和密码锁。

3.2电子档案存放

公司的电子档案存放在专门的服务器中，服务器门禁设有监控系统和密码锁。只有经过授权的人员才能访问相应的服务器。

4.档案查阅

4.1查阅申请

员工需要查看自己的人事档案，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门审批后，提交人事部门审核。人事部门审核通过后，方可查阅。

非员工需要查看人事档案，需先向人事部门提出申请，并提供相关材料。经过人事部门审核后，方可查阅。

4.2查阅权限

公司实行权限控制，不同人员查阅范围不同。员工只能查看自己的人事档案。管理人员和HR可以查看所有员工的档案。

4.3查阅时间

档案查阅时间为工作日的办公时间，需提前预约或申请。

4.4档案查阅记录

人事部门要对每一次查阅记录进行登记，包括查阅时间、人员、档案种类、查阅目的等信息。并保存查阅记录至少两年。

5.档案借阅

5.1借阅申请

公司实行档案借阅制度，员工需要借阅人事档案时，需填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门审批后，提交人事部门审核。人事部门审核通过后方可借阅，不得转借他人。

5.2借阅期限

档案的借阅期限不超过一个月，如有需要可续借，但总借阅时间不得超过三个月。

5.3借阅记录

人事部门要对每一次借阅进行登记，包括借阅时间、人员、档案种类、借阅目的、借阅期限等信息。并保存借阅记录至少两年。

6.档案销毁

公司实行定期销毁制度，对于已离职员工档案应在离职后一年内销毁；对于在职员工档案，定期进行清理并销毁。销毁前需经过人事部门的审批，并需有三人以上的人员一同进行操作。销毁后要记录销毁信息并保存两年以上。

7.违规处罚

对于违规查阅或泄露人事档案和机密信息的行为，将视情节轻重进行相应的处罚，严重者将追究法律责任。

8.结语

《人事档案查阅制度》的实施，旨在保障公司和员工的合法利益，规范人事档案的查阅和管理，促进公司人力资源管理的科学化、规范化和人性化。人事部门将落实制度，加强监管，确保制度有效实施。