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会议纪要整理与归档工作流模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类常规会议（如周例会、项目推进会、跨部门协调会、季度总结会等）的纪要整理与归档管理，旨在通过标准化流程保证会议信息准确传递、行动项有效落地、历史资料可追溯。其核心价值在于：

规范会议记录标准，避免信息遗漏或表述偏差；

明确责任分工与时间节点，推动决议执行；

建立系统化归档机制，便于后续查阅、复盘与合规审计。

二、工作流操作步骤详解

（一）会议前：准备阶段

明确会议目标与议程

会议组织者需提前1-2天发布会议通知，明确会议主题、核心目标、议程安排（含各议题讨论时长）、参会人员（含主持人、记录人*）及所需携带资料（如项目方案、数据报表等）。

准备记录工具

记录人*需提前熟悉会议议程，准备会议记录模板（可参考本模板第三部分）、笔、录音设备（需提前征得参会人同意）或电子记录工具（如Word、飞书文档等），保证记录设备电量充足、存储空间充足。

（二）会议中：记录阶段

记录核心信息

基本信息：会议主题、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明会议平台及）、参会人员（含主持人、主要发言人）、缺席人员及原因（如有）。

议程与讨论内容：按议程顺序逐项记录，重点标注各议题的讨论要点、不同观点（需注明发言人*，如“提出：建议优化项目排期”）、争议焦点及最终共识。

决议与行动项：对会议达成的决议需明确结论，对行动项需记录“具体任务”“负责人*”“完成时限”“交付物”（如“负责人：；完成时限：2024年X月X日；交付物：项目进度报告”）。

保证记录客观准确

避免记录个人主观评价，对关键数据、专业术语需当场核实（如“Q3季度销售额增长15%”需确认数据来源）；若遇发言内容较长，可提炼核心观点，避免逐字记录导致遗漏后续内容。

（三）会议后：整理与审批阶段

纪要初稿撰写

会议结束后24小时内，记录人*需根据会议记录整理初稿，内容包括：

会议基本信息（同会议中记录）；

按议程顺序整理的讨论内容（突出重点，删减冗余信息）；

明确的会议决议与行动项（表格化呈现，清晰标注负责人与截止时间）；

附件清单（如会议PPT、参考文档等）。

审核与修订

初稿完成后，先提交主持人*审核，重点核对决议准确性、行动项完整性及表述规范性；

主持人反馈修改意见后，记录人需在2小时内完成修订，并再次提交主持人*确认；

若涉及跨部门行动项，需相关负责人*对行动项内容进行二次确认，避免职责模糊。

（四）分发与执行阶段

正式纪要分发

经主持人*最终确认的纪要，需在会议结束后48小时内通过企业内部沟通工具（如企业钉钉）或邮件分发给所有参会人员及相关部门抄送人，并注明“请查收，如有异议请在X小时内反馈”。

行动项跟踪

记录人*需将行动项录入项目管理工具（如飞书项目、Teambition）或Excel跟踪表，标注负责人与截止时间；

在行动项截止日前3天，记录人需通过即时通讯工具提醒负责人，保证按时交付；

行动项交付后，负责人需将交付物提交至记录人，记录人*更新完成状态。

（五）归档阶段

文件整理

会议纪要最终版（含审批痕迹）需命名为“YYYY年MM月DD日-[会议主题]-会议纪要”，如“2024年08月20日-[Q3产品规划会]-会议纪要”；

附件文件（如PPT、报表等）需与纪要文件存放于同一文件夹，文件夹命名与纪要名称一致。

归档存储

按年度-季度-月份分类归档，存储至企业指定服务器或云盘目录（如“公司文件-会议纪要-2024年-Q3-8月”）；

归档时需记录“归档日期”“归档人*”“存放路径”，并保证文件可被授权人员正常查阅；

电子档案需定期备份（建议每月备份一次），防止数据丢失。

三、会议纪要模板与归档清单

（一）会议纪要模板

会议基本信息

会议主题

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点

线上/线下（线下需注明会议室）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、*（共X人）

缺席人员

（原因：）

附件清单

1.[附件1名称]；2.[附件2名称]

议程与讨论内容

议程一：[议题名称]（讨论时长：分钟）

-讨论要点：[发言人*提出核心观点1]；[发言人*提出核心观点2]……

-争议焦点：[如“项目预算是否增加”的分歧意见]

-最终共识：[如“同意按原预算执行，优化成本控制措施”]

议程二：[议题名称]（讨论时长：分钟）|

（同上格式记录）|

会议决议与行动项

决议内容

涉及议题

负责人

完成时限

交付物

[决议1：如“批准新版本上线方案”]

[议题1]

*

YYYY年MM月DD日

[上线方案确认稿]

[决议2：如“调整项目组人员分工”]

[议题2]

*

YYYY年MM月DD日

[人员分工表]

其他说明|[如“下次会议时间：YYYY年MM月DD日”]||||

（二）会议归档清单