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公司会议组织与管理规范文档

一、前言与适用范围

本规范旨在明确公司各类会议的组织流程、管理要求及协作标准，保证会议高效、有序进行，提升决策效率与执行落地效果。适用于公司内部各类会议，包括但不限于战略决策会、项目推进会、部门工作例会、跨部门协调会、专题研讨会等，涵盖会议发起、筹备、召开、跟进及归档全流程。

二、会议组织全流程操作指南

（一）会前筹备：精准规划，夯实基础

明确会议核心目标与类型

发起人需清晰定义会议目的（如同步信息、决策事项、解决问题、部署工作等），根据目标确定会议类型（决策类、执行类、沟通类等）。

示例：若需确定Q3营销方案，则归类为“决策类会议”；若需同步项目进度，则归类为“沟通类会议”。

确定参会人员与分工

核心参会人：根据会议目标，邀请与议题直接相关的决策层（如总监）、执行层（如经理）及支持人员（如*专员），避免无关人员参会。

角色分工：明确会议主持人（通常为发起人或其直属上级）、记录人（负责整理纪要）、材料准备人（提供议题相关背景资料）。

制定详细会议议程

议程需包含：会议主题、时间、地点/线上会议、参会人员、各议题讨论顺序、每项议题的预计时长、负责人及目标产出。

要求：议程提前至少1个工作日同步给参会人员，保证各方有充分准备。

准备会议材料与场地

材料准备：材料准备人需提前整理议题背景数据、方案草案、待决议项等，保证内容准确、简洁（建议每项议题材料不超过5页），随议程一并发送。

场地与设备：

线下会议：提前预订会议室（考虑容纳人数、设备需求），确认投影仪、麦克风、白板、文具等可用；若为跨部门会议，需提前协调场地冲突。

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）功能，保证音视频清晰，分享屏幕权限正常，并将会议、密码及参会指南（如静音规则、举手方式）一并发送。

发送正式会议通知

通知需包含：会议名称、时间（精确到分钟，如“14:00-15:30”）、地点（或线上）、参会人员、议程概要、会议目标及需提前阅读的材料清单。

发送时间：例行会议提前1天发送，紧急会议提前至少2小时发送，并标注“紧急”字样。

（二）会中执行：聚焦目标，高效推进

签到与开场（5分钟内）

线下会议：记录人负责引导签到（可采用纸质签到表或线上工具如“腾讯文档”），分发会议材料（若未提前电子版）。

线上会议：主持人提前5分钟进入会议室，提醒参会人员测试设备，开启摄像头（建议全员开启，便于互动）。

开场：主持人简要说明会议目标、议程及时长控制，强调会议纪律（如手机静音、避免打断发言、聚焦议题）。

按议程推进讨论

主持人需严格控制各议题时长，保证不偏离主题；若某议题讨论超时，可引导“暂时搁置，会后单独沟通”或“形成初步方案，下次会议决策”。

发言规则：鼓励参会人员按“观点+依据+建议”逻辑表达，避免冗长描述；对复杂议题，可先由负责人汇报，再组织讨论。

决策环节：明确需决策事项，采用“举手表决”“共识决策”或“主持人拍板”等方式（需提前在议程中注明决策方式），并记录最终决议。

实时记录关键信息

记录人需同步记录：各议题讨论要点、不同意见、最终决议、明确的行动项（含负责人、计划完成时间）。

示例行动项记录：“完成Q3营销方案初稿——负责人：*主管，完成时间：2023年X月X日17:00前”。

会议总结与确认（最后5分钟）

主持人总结本次会议决议事项、行动项及负责人，确认所有参会人员对结论无异议。

明确会后纪要发出时间（通常为24小时内），并提醒行动项负责人按时反馈进展。

（三）会后跟进：闭环管理，保证落地

整理与分发会议纪要

记录人需在会后4小时内完成纪要初稿，内容包括：会议基本信息（名称、时间、地点、参会人员）、议程纪要（按议题顺序记录讨论要点、决议）、行动项清单（含负责人、截止时间）、附件（如会议材料、表决结果）。

纪要需经主持人审核确认后，在24小时内通过公司内部沟通工具（如企业钉钉）发送给所有参会人员及相关领导，并抄送存档部门。

跟踪行动项执行情况

行动项负责人需按照截止时间推进工作，并在纪要要求的反馈节点前（如“每周五17:00前”）向记录人或主持人同步进展。

记录人建立《会议行动项跟踪表》（见模板四），每周更新状态（“进行中”“已完成”“延期”），对逾期未完成的项及时提醒负责人，必要时上报协调解决。

会议资料归档

行政或会议发起人负责将会议通知、议程、纪要、行动项跟踪表、相关材料等整理归档，保存期限不少于1年（战略决策类会议保存期限不少于3年），归档路径按公司档案管理规定执行（如共享服务器指定文件夹）。

三、会议管理规范

（一）会议类型与频率要求

会议类型

召开频率

参与人员

主要目标

公司战略会

每季度1次

总经理、分管副总、部门负责人

审议战略目标、资源分配

项目推进会

每周1次

项目经理、核心成员、协作部门

同步进度、解决问