行政工作文档管理模板.docVIP

行政工作文档管理模板

适用工作场景

日常行政文件收发、登记与分类存储；

重要文档的版本控制与追溯；

部间文档流转与借阅管理；

过期文档的鉴定、归档与销毁；

审计、检查等专项工作的文档支撑调取。

标准化操作流程

一、文档分类与编号规则

操作步骤：

确定文档类别：根据行政工作性质，将文档划分为一级类目（如“综合管理”“人事管理”“财务管理”“资产管理”等），再按细分职能设置二级类目（如“综合管理”下可分“制度文件”“会议纪要”“通知公告”）。

制定编号规则：采用“一级类目代码+二级类目代码+年份+流水号”格式，示例：

综合管理制度文件：ZD-GL-2024-001（ZD=制度，GL=管理，2024=年份，001=流水号）；

人事招聘档案：RS-ZP-2024-015（RS=人事，ZP=招聘）。

标注密级与保管期限：根据文档重要性标注“公开”“内部秘密”“机密”等密级，并明保证管期限（如“永久”“10年”“5年”）。

责任人：行政主管审核，文档管理员执行。

二、文档收发与登记

操作步骤：

收文处理：

对外部来文（如上级单位函件、合作方文件）进行签收，记录“收文日期、来源、标题、份数、经办人*”等信息；

填写《收文登记表》（见表1），扫描电子版后录入文档管理系统，纸质版分类暂存。

发文处理：

拟稿部门完成文件起草后，经部门负责人、行政主管审核，按编号规则赋予文号；

填写《发文登记表》（见表2），同步电子版至系统，纸质版加盖公章后分发至相关部门，并留存原件。

责任人：文档管理员负责登记，拟稿部门负责拟稿与审核。

三、文档存储与保管

操作步骤：

电子文档管理：

按类目建立电子文件夹，文件夹名称与编号规则一致，定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；

文件命名格式：“编号-标题-版本号-日期”，示例：“ZD-GL-2024-001-考勤管理制度-V2.1。

纸质文档管理：

使用统一规格档案盒，盒面标注“类目编号、标题、保管期限、起止日期”，按编号顺序存放；

存放环境需通风、防潮、防火、防虫，档案柜加锁管理，密级文档单独存放。

责任人：文档管理员负责日常维护，IT部门配合电子备份。

四、文档借阅与流转

操作步骤：

借阅申请：借阅人填写《文档借阅申请表》（见表3），注明“文档名称、编号、借阅用途、归还日期”，经部门负责人审批（涉密文件需经分管领导*审批）。

借阅执行：

文档管理员*核对申请表后，提供文档复印件（电子档）或原件（纸质档），记录“借阅人、借阅日期、归还期限”；

借阅人需在到期前归还，确需延期的需重新申请，最长不超过7天（涉密文件不超过3天）。

归还检查：文档管理员*检查文档完整性，确认无误后注销借阅记录。

责任人：借阅人对文档安全负责，文档管理员监督归还。

五、文档归档与销毁

操作步骤：

年度归档：每年12月，文档管理员*对到期文档进行整理，核对《文档登记表》，编制《年度归档清单》（见表4），移交档案室统一保管。

销毁鉴定：对保管期满文档，由行政主管、档案管理员、法务专员*（如有）组成鉴定小组，确认无继续保存价值后，填写《文档销毁审批表》（见表5）。

销毁执行：

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档彻底删除并销毁备份；

销毁过程需2人以上监督，填写《文档销毁记录表》（见表6），经办人、监督人签字确认。

责任人：行政主管负责审批，档案管理员负责执行与记录。

常用管理表单模板

表1：收文登记表

收文日期

来文单位/来源

文档标题

文件字号

份数

密级

经办人*

归档编号

存放位置

2024-03-10

市人社局

关于开展2024年度社保核查工作的通知

人社函〔2024〕12号

1

内部

张*

ZD-HR-2024-008

档案柜-03-02

表2：发文登记表

发文日期

发往单位/部门

文档标题

文号

份数

密级

拟稿人*

审核人*

签发人*

存档位置

2024-03-15

各部门

关于规范办公用品申领流程的通知

办发〔2024〕05号

8

公开

李*

王*

赵*

档案柜-01-01

表3：文档借阅申请表

借阅日期

文档名称

编号

借阅用途

归还日期

借阅人*

部门

审批人*

审批意见

2024-03-20

2023年度工作总结总结

ZD-ZH-2023-001

年度审计参考

2024-03-27

刘*

财务部

陈*

同意借阅

表4：年度归档清单

类目编号

文档标题

起止日期

保管期限

归档数量

经办人*

归档日期

ZD-GL-2023

2023年度行政制度汇编

2023-01-01至2023-12-31

永久

15份

周*

2023-12-30

表5：文档销毁审批表

文档名称

编号

保管期限

销毁原因

鉴定小组意见

审批人*

审批日期

2022年办公用品采购清单

ZD-CG-2022-005

5年

保管期满，无留存价值