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办公设备采购申请及验收标准模板

适用范围与使用背景

标准化操作流程

一、需求发起与申请提交

需求确认：各部门根据实际工作需要，确认所需办公设备的名称、规格型号、数量、预估用途及预算，避免盲目采购。

填写申请表：申请人登录公司OA系统或使用指定表单，填写《办公设备采购申请表》（模板见下文），内容需包括：申请人姓名及所属部门、设备名称、规格型号（如电脑需明确CPU、内存、硬盘等配置）、数量、预估单价及总价、采购理由（需说明必要性，如“因新增5名员工，需配备5台办公电脑”）、期望到货时间等。

附件准备：如涉及特殊设备（如专业设计软件要求的图形工作站），需附技术参数说明或需求部门负责人签字的《设备需求确认函》。

提交审批：申请表填写完成后，提交至部门负责人进行初步审核，确认需求合理性及预算符合部门年度规划后，流转至行政部（或采购部）复核。

二、审批与预算审核

部门审批：部门负责人审核通过后，在申请表“部门审批”栏签字，确认需求必要性及部门预算充足性。

行政/采购部复核：行政部（或采购部）对申请的合规性、预算合理性（对照公司年度采购预算）、设备配置必要性进行复核，重点核查是否存在重复采购、配置过高或与现有设备功能重叠等情况。

财务部预算确认：行政部复核通过后，流转至财务部确认预算余额，保证采购金额在部门年度预算额度内，避免超预算采购。

最终审批：根据采购金额分级审批（如：5000元以下由行政部负责人审批；5000-20000元由分管副总审批；20000元以上由总经理审批），审批完成后，行政部（或采购部）启动采购流程。

三、采购执行与供应商选择

供应商筛选：行政部（或采购部）根据设备类型，从公司合格供应商名录中选择至少3家供应商进行比价（如名录内无合适供应商，需通过公开询价方式筛选），对比内容包括设备配置、报价、售后服务、供货周期等。

确定供应商：综合性价比及服务承诺，选择最优供应商，签订《采购合同》（需明确设备型号、数量、价格、交付时间、质保期、违约责任等条款）。

订单下达：与供应商确认最终订单，要求供应商提供《采购清单》及《产品合格证》，保证设备信息与合同一致。

四、到货验收与质量确认

到货通知：供应商发货后，行政部（或采购部）提前1-2个工作日通知申请人及验收组（由行政部、使用部门负责人、IT部（如涉及电子设备）组成）准备验收。

外观与数量验收：

核对设备名称、规格型号、数量是否与《采购清单》一致；

检查设备外包装是否完好，有无破损、受潮等情况；

开箱后核对设备配件（如电脑需包含主机、电源线、键盘、鼠标、显示器等）是否齐全，与装箱单是否一致。

功能与功能验收：

电子设备（如电脑、打印机）：由IT部通电测试，检查硬件配置（如CPU、内存是否达标）、系统运行是否正常、接口（USB、网口等）是否可用、设备能否连接公司网络及打印系统；

办公家具（如办公桌、文件柜）：检查材质是否与合同约定一致、结构是否稳固、抽屉/柜门开关是否顺畅、表面有无划痕或瑕疵；

其他设备：根据设备功能要求进行专项测试（如投影仪需测试亮度、分辨率，投影效果是否清晰）。

资料验收：核对供应商是否提供《产品说明书》《保修卡》《合格证》《采购合同》复印件等资料，资料不全需要求供应商补充。

验收结果确认：验收组填写《办公设备验收单》（模板见下文），对验收结果进行判定：

合格：验收组全体成员签字确认，设备交付使用部门；

不合格：详细记录问题（如“电脑开机蓝屏”“打印机无法打印”），通知供应商限期整改，整改后重新验收，直至合格。

五、入库登记与资产建档

信息录入：验收合格后，行政部将设备信息录入公司固定资产管理系统，唯一资产编号（格式：设备类型-年份-部门序号-流水号，如“电脑-2024-行政-001”），内容包括资产编号、设备名称、规格型号、采购日期、供应商、使用部门、责任人、存放位置等。

贴标管理：在设备显眼位置粘贴资产标签（包含资产编号），便于后续盘点与管理。

资料归档：将《采购申请表》《采购合同》《验收单》《设备说明书》等资料整理存档，行政部负责长期保存。

交付使用：使用部门负责人在《固定资产领用登记表》签字，确认设备已接收，并指定专人作为设备责任人，负责日常维护与管理。

核心表单模板

表1：办公设备采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

设备名称

规格型号

数量

单价（元）

总价（元）

期望到货时间

预算来源

附件清单（可附页）

部门负责人审批

签字：

日期：

行政/采购部复核

签字：

日期：

财务部预算确认

签字：

日期：

最终审批

签字：

日期：

表2：办公设备验收单

验收日期

验收地点

设备名称

规格型号

数量

供应商

采购合同号

资产编号

使用部门

验收项目

验收标准

验收结果（合格/不合格/备注）

外观包装

无破损、受潮，标识清晰

设备配件

与装箱单一致，齐全完