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合同管理规范模板

一、适用范围与使用场景

二、合同管理全流程操作步骤

（一）需求提出与合同立项

需求发起：业务部门根据工作需要，填写《合同立项申请表》（详见模板表格），明确合同目的、合作方初步信息、预算金额、预计履行期限等核心内容，部门负责人签字确认后提交至合同管理部门。

立项审核：合同管理部门会同财务、法务部门对立项必要性、预算合理性、合作方基本资质（如营业执照、经营范围等）进行审核，通过后予以立项，并分配合同编号。

（二）合同起草

条款拟定：业务部门根据立项信息，结合合作方需求起草合同文本，内容需包括：合同主体信息（双方名称、地址、法定代表人）、标的物/服务描述、数量与质量标准、价款及支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式等核心条款。

模板引用：优先使用企业标准化合同模板，非标条款需经法务部门审核，保证符合《民法典》等相关法律法规及企业内部制度要求。

（三）合同评审

部门评审：合同文本起草完成后，依次提交至业务部门、财务部门、法务部门评审。

业务部门：审核标的物/服务需求、履行可行性；

财务部门：审核价款构成、支付方式、税务处理、预算匹配度；

法务部门：审核条款合法性、合规性、权责对等性、风险点提示。

意见反馈与修改：各评审部门需在2个工作日内反馈书面意见，业务部门根据意见修改文本，直至所有评审部门无异议。

（四）合同审批

分级审批：根据合同金额及重要性，履行分级审批流程（示例）：

金额≤5万元：业务部门负责人审批；

5万元＜金额≤50万元：分管副总审批；

金额＞50万元：总经理/总经理办公会审批。

审批通过：审批完成后，由合同管理部门在合同文本上加盖“合同审批专用章”，确认审批流程完结。

（五）合同签署

签署准备：审批通过的合同文本由合同管理部门统一打印，核对份数（通常一式三份，双方各执一份，存档一份），保证文本内容与审批版本一致。

签署规范：

双方法定代表人或授权代表签字，需提供授权委托书（如需）；

加盖合同专用章或公章（禁止以部门章代替）；

签署日期需填写完整，保证与实际签署日期一致。

（六）合同履行与跟踪

履行监控：业务部门作为合同履行主体，需建立《合同履行跟踪表》（详见模板表格），定期记录履行进度（如交付节点、验收情况、付款状态等），对延迟履行或异常情况及时预警。

验收与确认：合同标的物/服务交付后，由业务部门联合质检、使用部门共同验收，形成书面验收报告，作为付款及后续履约依据。

（七）合同变更与解除

变更流程：履行过程中如需变更合同内容（如标的物、金额、期限等），由双方协商一致并签订《合同变更协议》，参照原合同流程完成评审、审批、签署。

解除条件：符合法定或约定解除条件的，需书面通知对方，协商一致后签订《合同解除协议》，明确已履行部分的结算方式及违约责任承担。

（八）合同归档

归档时限：合同签署后10个工作日内，由合同管理部门将合同文本、审批文件、签署页、变更/解除协议、验收报告等资料整理归档。

分类管理：按合同类型（采购、销售等）及年度分类编号，建立电子台账与纸质档案双备份，保证档案完整、可追溯。

三、合同管理核心表格模板

（一）合同立项申请表

项目名称

合作方名称

预算金额（元）

预计履行期限

合同目的简述

需求部门

申请人

日期

附件清单（如需求说明书、合作方资质材料）

（二）合同评审表

合同编号

合同名称

评审部门

评审日期

评审意见：

（需逐条说明修改建议或无异议理由）

业务部门负责人签字：

法务部门负责人签字：

财务部门负责人签字：

（三）合同履行跟踪表

合同编号

标的物/服务名称

履行阶段

计划完成日期

实际完成日期

履行情况说明

责任人

异常情况记录：

处理措施：

（四）合同归档登记表

合同编号

合同名称

签署日期

存档位置

归档人

归档日期

备注

四、关键注意事项与风险防范

主体资格审查：合作方需提供加盖公章的营业执照复印件、法定代表人证件号码明书及授权委托书（非法定代表人签署时），保证其具备履约资格，避免与无民事行为能力或超越经营范围的主体签约。

条款完整性审核：合同核心条款（如金额、履行期限、违约责任、争议解决方式）不得遗漏，避免使用“按惯例”“双方协商”等模糊表述，需明确具体标准及责任承担方式。

审批流程合规性：严禁跳过审批环节或先签署后补审批，保证合同文本经各相关部门审核确认，规避“人情合同”“口头协议”风险。

签署规范管理：合同签署时需核对双方签字盖章的真实性，避免空白合同、倒签合同（特殊情况需经总经理书面批准），印章使用需严格履行企业用印制度。

履行监控与记录：业务部门需定期跟踪合同履行进度，对逾期履行、质量问题等及时采取补救措施，并保留书面沟通记录（如邮件、函件），作为后续维权依据。

档案管理安全：合同档案需指定专人管理，借阅需履行登记手续，电子档案需加密存储，防止信息