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2025年国际会展服务合同协议

2025年国际会展服务合同协议

合同编号：ICEC-2025-001

签订日期：2024年X月X日

签订地点：[甲方注册地/会展举办地/双方约定第三方地点]

甲方（委托方/会展主办方）：

名称：[甲方全称]

地址：[甲方注册地址及通讯地址]

法定代表人：[姓名]

联系方式：[电话、邮箱、国际传真（如有）]

营业执照/注册号：[如需，列明主体资质信息]

乙方（服务提供方/会展服务商）：

名称：[乙方全称]

地址：[乙方注册地址及通讯地址（含国际地址）]

法定代表人：[姓名]

联系方式：[电话、国际邮箱、国际传真]

营业执照/注册号：[列明主体资质，需包含国际会展服务经营范围]

鉴于：

1.甲方拟于2025年在[会展举办城市及国家]举办“[会展全称]”（以下简称“本会展”），系[行业领域]国际性会展，旨在[会展核心目标，如：促进国际产业合作、展示前沿技术等]。

2.乙方具备[具体资质，如：UFI认证会员、国际会展服务经验]及专业服务能力，甲方委托乙方提供本会展相关服务，乙方同意接受委托。

3.双方本着平等互利、诚实信用原则，就服务内容、权利义务等达成一致，特订立本合同。

###一、服务内容与范围

乙方需根据甲方要求，提供以下一站式国际会展服务：

####（一）展场规划与搭建服务

1.场地租赁：负责[会展中心名称]展馆（具体位置：[如：1号馆A区]，总面积：[XX]平方米）的租赁手续，确保场地符合国际会展标准（如：承重、消防、水电接入点等）。

2.展位搭建：

（1）标准展位：提供[3m×3m]标准展位搭建，包含三面围板、公司楣板、1桌2椅、2射灯、1电源插座（电压：[220V/380V]，频率：[50Hz]）；

（2）特装展位：根据甲方提供的《特装展位设计图纸》（需乙方提前7个工作日审核确认），负责搭建及验收，确保材料符合[会展举办地]环保及安全标准（如：防火等级B1级）。

3.展场布置：包括主题背景板、指引标识牌、咨询台、休息区等公共区域设计与搭建，风格需符合甲方品牌形象及会展主题。

####（二）宣传推广与观众组织服务

1.国际宣传推广：

（1）线上：在[国际行业媒体名称，如：IndustryWeek、EventManagerBlog]发布会展信息，运营[英文/中文/双语]社交媒体账号（LinkedIn、Facebook等），定期发布会展动态，目标覆盖[XX]万行业专业人士；

（2）线下：在[全球主要目标市场，如：德国、美国、日本]的行业展会派发宣传资料（[XX]份），合作[当地行业协会名称]组织专业观众团。

2.观众组织：

（1）预计吸引专业观众[XX]人（其中国际观众占比不低于[XX]%），提供线上预登记系统（支持[多语言]）；

（2）现场设置观众注册区，配备[中英双语]工作人员。

####（三）嘉宾接待与会议服务

1.重要嘉宾接待：包括[政府官员、行业领袖、国际演讲嘉宾]等，负责：

（1）交通：接/送机（服务标准：[豪华轿车/商务车]，配备双语司机）；

（2）住宿：安排[五星级酒店名称，如：FourSeasonsHotel]（房型：[单人间/双人间]，住宿时长：[X]晚），含早餐；

（3）餐饮：欢迎晚宴（规格：[人均XXX美元]，[XX]人/桌，菜系：[本地特色/国际自助]），会议期间茶歇（每日2次，提供咖啡、茶点、水果）。

2.会议服务：

（1）场地：提供[XX]人国际会议厅，配备同声传译设备（支持[XX]种语言）、LED大屏、音响系统、投影设备；

（2）安排：主持人（双语）、演讲嘉宾PPT播放、会议记录（中英双语版，会后3个工作日内提交）。

####（四）物流与清关服务

1.展品运输：负责甲方展品从[发货地]至[会展举办地]的全程物流，包括：

（1）国际运输：海运/空运（运费：[含/不含]，保险：[平安险/一切险]）；

（2）清关：协助办理[会展举办地]临时进口展品的海关申报手续，提供原产地证明、装箱单、发票等清关文件，确保展品按时运抵展场。

2.现场物流：展品搬运（展馆内至展位）、仓储（临时仓储区[XX]平方米）、撤展展品回运（或按甲方指示处理）。

####（五）现场管理与应急服务

1.人员配置：乙方派驻项目经理1名（双语）、现场技术人员[XX]名、安保人员[XX]名（持证上岗）、医疗急救人员[XX]名，24小时驻场服务。

2.应急保障：制定《会展应急预案》，包括