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2025/12/22

档案管理展示

汇报人：WPS

CONTENTS

目录

01

档案管理概述

02

档案管理流程

03

档案管理方法

04

档案管理系统

05

档案管理意义

档案管理概述

01

档案管理定义

广义定义：社会组织与个人档案管理

涵盖企业、机关、学校等组织及个人的档案管理，如某高校档案馆保存建校以来的学籍、科研等各类档案。

核心本质：信息资源全生命周期管理

包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节，某国企通过OA系统实现档案从生成到归档的全程数字化。

档案管理定义

法律属性：具有凭证价值的历史记录

《档案法》规定档案是单位和个人在从事社会活动中形成的具有保存价值的原始记录，如劳动合同档案可作为劳动纠纷的法律凭证。

现代特征：数字化与智能化管理转型

传统纸质档案向电子档案转变，某省档案馆采用区块链技术确保电子档案的真实性和可追溯性，存储容量达10PB以上。

档案管理范围

文书档案管理

涵盖企业合同、会议纪要等文件，如某科技公司将项目合同按年度归档，支持电子检索与纸质双备份。

声像档案管理

包含照片、视频等载体，例如某博物馆对文物修复过程全程录像归档，分辨率达4K且附详细元数据。

实物档案管理

涉及奖牌、印章等实物，某上市公司将历年荣誉证书编号登记，存储于恒温恒湿档案室并定期巡检。

档案管理流程

02

档案收集

企业日常档案归集

某制造企业每月5日前，由各部门文员将生产报表、合同扫描件等按《档案分类细则》整理后提交档案室，逾期需说明原因。

项目档案专项收集

某建筑公司在XX项目竣工验收后30天内，由项目经理牵头收集图纸、验收报告等28类文件，经审计部门审核后归档。

档案整理

档案分类编码

某国企采用年度-部门-项目三维编码法，如“2023-人力资源部-员工培训001”，实现3秒内精准定位档案。

文件数字化扫描

上海市档案馆对1949年后纸质档案进行扫描，分辨率300dpi，生成PDF/A格式电子档，存储容量达2.3TB。

档案整理

元数据著录

某医院病历档案需录入患者ID、就诊日期、诊断结果等12项元数据，通过OA系统自动抓取60%字段。

装订归档排序

某高校科研档案按“项目立项-中期报告-结题材料”顺序装订，采用三孔一线装订法，背脊标注项目编号。

档案存储

存储介质选择

企业档案管理中，纸质档案需选用70g以上无酸牛皮纸，如某国企采用该标准使档案保存年限延长至50年以上。

智能库房建设

某档案馆引入恒温恒湿系统，将温度控制在14-24℃、湿度45-60%，有效降低档案霉变率达90%。

数字化存储方案

某医院采用区块链技术存储电子病历档案，实现数据不可篡改，年调阅效率提升40%。

档案检索

源头收集与分类

企业档案管理中，HR部门在员工入职时收集劳动合同、学历证明等材料，按岗位分类归档，确保入职资料完整。

定期收集与核验

某事业单位每月5日前收集各科室文件，由档案员核对文件份数、签字完整性，杜绝漏交或错交情况。

档案管理方法

03

分类管理法

文书档案管理

涵盖企业合同、会议纪要等，如某科技公司将5年以上合同扫描归档至电子系统，实现检索效率提升60%。

声像档案管理

包括项目现场照片、会议录像等，某建筑企业对施工过程影像按楼栋编号存储，事故追溯时可精准调取关键画面。

实物档案管理

涉及奖杯、证书等实体物件，某高校档案馆为校史文物配备恒温存储柜，湿度控制在45%-60%以防霉变。

编号管理法

实体档案存储

采用密集架存储方式，如某档案馆使用手摇式密集架，空间利用率提升60%，档案调取需通过智能定位系统查找。

电子档案存储

某企业采用云存储系统，将纸质档案扫描为PDF格式，加密存储于阿里云服务器，支持多终端随时访问。

特殊档案存储

温度控制在14-24℃、湿度45-60%的库房，如某博物馆的胶片档案，使用防磁柜保存，定期进行数字化备份。

数字化管理法

档案分类编码

某国企采用年度-部门-项目三维编码法，如“2023-人力-001”，确保每份档案有唯一标识，便于快速检索。

文件材料鉴别

某事业单位档案员剔除重复文件，保留红头文件、会议纪要等核心材料，2023年精简冗余档案占比达15%。

数字化管理法

档案装订排序

按时间顺序整理会计档案，使用三孔一线装订法，某档案馆通过此方式使档案保存年限延长至30年以上。

数字化扫描处理

某医院将纸质病历扫描为PDF格式，分辨率设为300dpi，OCR识别准确率达98%，实现线上调阅。

安全管理法

核心概念界定

档案管理是对社会组织或个人在实践活动中形成的具有保存价值的原始记录进行系统性管理的过程，如企业合同档案需按《档案法》要求保存30年以上。

管理对象范畴