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采购过程控制程序

一、目的

为规范公司采购行为，确保采购活动的合规性、经济性与高效性，保障采购物资及服务的质量，控制采购成本，降低采购风险，提高整体供应链管理水平，特制定本程序。本程序旨在为公司各项采购活动提供清晰的指引和标准，确保每一个环节都得到有效控制和管理。

二、适用范围

本程序适用于公司所有与生产经营、项目建设、日常运营等相关的物资、设备、工具、服务及其他各类采购活动。公司各部门、各层级在进行采购时，均须遵循本程序的规定。对于特殊或紧急情况下的采购，如需偏离本程序，应履行特殊审批流程并记录备案。

三、基本原则

1.合规性原则：采购活动必须严格遵守国家相关法律法规、行业规范以及公司内部规章制度，确保采购行为合法合规，杜绝任何违法违纪行为。

2.经济性与效率原则：在保证采购物资/服务质量的前提下，通过充分的市场调研和比价，力求以最合理的成本获取最大的价值，并追求采购过程的高效运作，缩短采购周期。

3.公平、公正、公开原则：采购过程应保持透明度，对所有符合条件的供应商一视同仁，确保竞争的公平性。关键采购信息在规定范围内公开，接受监督。

4.质量优先与适用性原则：采购的物资/服务必须符合规定的质量标准和使用要求，杜绝不合格品流入。在质量与成本之间寻求最佳平衡，确保采购物品的适用性。

5.廉洁自律原则：所有参与采购活动的人员必须恪守职业道德，廉洁奉公，严禁利用职务之便谋取私利。

四、术语与定义

1.采购：指从外部获取物资、设备、服务等资源的全过程，包括需求确认、供应商选择、合同签订、订单下达、物资接收、付款结算等环节。

2.供应商：指能向公司提供所需物资或服务的法人、其他经济组织或自然人。

3.采购文件：指在采购过程中形成的各类文件，包括采购计划、询价单、招标文件、投标文件、合同、订单、验收单、发票等。

4.招标采购：指通过发布招标公告或邀请书，邀请潜在供应商投标，按照规定程序择优确定中标供应商的采购方式。

5.询价采购：指向不少于三家合格供应商发出询价单，根据其报价、资质、信誉等因素择优确定成交供应商的采购方式。

五、采购过程控制

（一）采购需求的提出与审批

1.需求提出：各需求部门根据实际业务需要及库存情况，填写《采购申请表》，明确所需物资/服务的名称、规格型号、数量、质量要求、预计单价、总价、需求日期及其他特殊要求。

2.需求审核与审批：《采购申请表》须经部门负责人审核其合理性与必要性。审核通过后，按照公司规定的审批权限逐级报批。对于大额或重要采购项目，可能还需经过财务部门、分管领导甚至总经理审批。审批过程中，应重点关注需求的真实性、预算的符合性以及是否存在替代方案。

（二）供应商的选择与管理

1.供应商信息收集与初步筛选：采购部门应通过多种渠道（如行业展会、网络平台、同行推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息。对收集到的供应商，进行初步筛选，主要考察其营业执照、相关资质证书、生产能力、供货能力、质量保证体系、商业信誉及财务状况等基本条件。

2.供应商评估与准入：对于重要或长期合作的供应商，采购部门应组织相关部门（如技术、质量、生产等）成立供应商评估小组，对其进行实地考察或发送《供应商调查问卷》。评估内容应包括但不限于：质量管理体系、生产设备与工艺、原材料控制、生产过程控制、检验检测能力、售后服务、价格竞争力、社会责任履行情况等。评估合格的供应商，纳入《合格供应商名录》进行管理。

3.供应商动态管理：建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、合同履行情况、产品质量反馈等。定期（如每半年或一年）对合格供应商进行复评，根据复评结果调整《合格供应商名录》。对于表现优秀的供应商，可考虑建立战略合作伙伴关系；对于出现严重质量问题、交货延迟或不诚信行为的供应商，应及时暂停合作或从名录中清除。

（三）采购方式的确定与执行

1.采购方式选择：根据采购物资/服务的金额、性质、市场竞争程度及公司相关规定，选择合适的采购方式。常见的采购方式包括公开招标、邀请招标、询价采购、竞争性谈判、单一来源采购等。应优先选择公开、竞争程度高的采购方式，以获取更优的性价比。

2.采购文件编制：根据采购方式和采购需求，采购部门负责编制相应的采购文件，如招标文件、询价单、谈判文件等。采购文件应清晰、准确地表述采购需求、技术规格、商务条款、评标标准（或成交标准）、合同主要条款等内容。

3.采购信息发布/询价发出：对于招标采购，应在规定的媒介上发布招标公告；对于邀请招标或询价采购，应向符合条件的合格供应商发出投标邀请书或询价单。确保信息传递的及时与准确。

4.响应文件接收与评审：采购部门负责接收供应商的投标文件或报价单，并组织相关部门人员组成评审小组进行评审。评审应严格按照采购