办公用品库存管理与盘点流程.docxVIP

办公用品库存管理与盘点流程

我在行政部负责办公用品管理已经五年了。刚开始接手时，仓库里的中性笔散在纸箱里，硒鼓和便签纸混着放，月底盘点总能多出半箱A4纸——后来才发现是采购单重复录入了。那时候最头疼的是同事来领东西，我说“没库存了”，人家掏出发票说“上周刚买的”。这五年摸爬滚打下来，我也算总结出一套管用的流程，今天就把这套“从乱到治”的经验掏出来，和大家聊聊办公用品库存管理与盘点的那些事儿。

一、前期准备：把“乱”的根儿先拔掉

要管好库存，第一步不是急着收拾仓库，而是先“立规矩”。就像盖房子得先打地基，规矩立不牢，后面再勤快都是白搭。

1.1建立制度：让“谁管、谁用、谁负责”一目了然

我刚接手时，最常听到的话是：“领支笔还要填表？我们部门小王昨天没填不也领了？”这就是典型的“制度缺位”。后来我们联合财务部、各部门负责人，花了两周时间讨论，出台了《办公用品管理办法》。里面明确了几个核心点：

管理责任：行政部设专职库管员（就是我），负责入库、登记、盘点；各部门设兼职联络人，负责本部门领用申请的初审。

领用规则：低值易耗品（如笔、便签）实行“定量领用”（比如中性笔每人每月2支），高值耐用品（如U盘、计算器）实行“以旧换新”（坏了拿旧的来换，避免丢失），耗材类（如墨盒、A4纸）实行“按需申请+审批”（超过10包A4纸需部门经理签字）。

处罚条款：因保管不善导致耐用品丢失的，按折旧价赔偿；恶意多领、冒领的，通报批评并扣减季度行政评分。

制度出台后，我专门带着表格去每个部门培训，边演示边说：“以后领东西不是麻烦大家，是帮大家管牢自己的办公用品——要是哪天急着用却发现被别人领完了，您说冤不冤？”慢慢的，同事们也就理解了。

1.2分类建档：给每件物品“上户口”

以前仓库最乱的就是分类——硒鼓和文件夹放一排，回形针和剪刀装一个盒子，找个东西得翻半小时。后来我们按“使用频率+价值属性”重新分类，给每类物品建了“电子档案”：

第一类：低值易耗品（单价＜50元，月消耗量大）：中性笔、铅笔、橡皮、回形针、便签纸、胶棒等。这类物品按“品牌+规格”细分（比如晨光0.5mm黑色笔、得力32K便签），单独存放在仓库第一层的开放式货架，方便快速取用。

第二类：高值耐用品（单价≥50元，使用周期＞1年）：计算器、U盘（8G以上）、硬质文件夹、装订机、打孔器等。这类物品存放在带锁的第二层货架，每件都贴了“资产编号”（比如ND-202X-001，ND代表耐用品，202X是年份，001是序号），领用需登记编号。

第三类：设备耗材（与办公设备强相关）：打印机墨粉、墨盒、硒鼓，A4纸（70g/80g）、传真纸等。这类物品存放在第三层的防潮柜，按“设备型号”对应存放（比如惠普1108打印机的墨盒单独放一区），避免混用。

建档时，我们用Excel做了电子台账（后来升级成了小型管理系统），字段包括：物品名称、规格型号、入库时间、数量、存放位置、当前库存、安全库存值（比如A4纸安全库存设为10包，低于这个数自动提醒补货）。现在随便问我“得力55mm回形针还有多少盒”，我扫一眼系统就能答上来。

1.3仓库整理：让“找东西”变成“看标签”

制度和分类搞定后，仓库整理就简单了。我们做了三件事：

分区划线：用黄色胶带在地面划出“入库区”（刚到货暂存）、“存放区”（按三类物品分三个大区域）、“待处理区”（破损、过期物品），每个区域挂标识牌。

贴标签：每个货架层板贴了“类别+编号”的标签（比如“低值易耗品-01架-02层”），每个物品包装盒上贴了“名称+规格+库存数”的小标签（比如“晨光0.5mm黑笔：库存87支”）。

环境维护：仓库装了除湿机（尤其是梅雨季），耐用品货架装了摄像头（防丢失），每周五下午做一次卫生，确保无积灰、无虫蛀。

记得第一次整理完仓库，保洁阿姨来打扫时说：“这哪像仓库，跟超市货架似的！”我心里挺得意——毕竟，仓库整齐了，后面的管理才能省心。

二、日常管理：把“流动”的库存管“住”

前期准备是打基础，日常管理才是“持久战”。库存就像水，你不管它，它就到处流；管好了，它就能稳稳当当支撑日常办公。

2.1入库：把好“进门关”，杜绝“数不对、货不好”

入库是库存管理的第一关，我总结了“三核对一检查”原则：

核对采购单：供应商送货时，先拿采购单和送货单比对，看物品名称、规格、数量是否一致。有次供应商送错了，把70g的A4纸送成了60g的，幸好核对时发现，当场退了回去。

核对实物：按送货单逐项清点数量。比如送100支笔，不能只数箱子上的标签，得拆箱抽查（比如每箱抽10支，总数误差超过5%就全点）。

核对发票：确认送货单、采购单、发票“三联一致”，避免重复入库或漏入库。

检查质量：重点查易损物品——比如笔要试写3支，看是否断墨；A4纸要抽5张，看是否有破损、受潮；墨盒要检查密封