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供应链管理标准化流程框架

一、适用场景与价值

本标准化流程框架适用于企业供应链全链路管理，尤其适用于制造业、零售业、电商等行业中需规范供应商协作、采购执行、物流配送及库存管理的场景。通过建立统一流程，可实现以下价值：

降本增效：减少流程冗余，缩短采购周期，降低库存积压与物流成本；

风险可控：明确各环节责任节点，提前识别供应链中断风险（如供应商延迟、质量问题）；

协同优化：打通需求、采购、仓储、物流、质量等部门数据壁垒，提升跨部门协作效率；

合规保障：保证采购、交付等环节符合企业内部制度及行业监管要求。

二、标准化流程操作步骤

步骤1：需求规划与确认——明确“采什么、采多少、何时采”

目标：基于业务需求，准确识别物料/服务需求，避免需求模糊导致后续采购偏差。

责任部门：需求部门（如生产部、销售部）、采购部、仓储部。

关键动作：

需求部门根据销售预测、生产计划或项目需求，填写《物料需求申请表》，注明物料名称、规格型号、需求数量、需求日期、用途及质量标准；

采购部对接需求部门，核实需求的合理性（如数量是否匹配产能、时间是否可满足采购周期）；

仓储部提供现有库存数据，采购部结合库存情况计算“净需求量”（净需求=需求数量-现有库存-在途库存）；

需求部门、采购部、仓储部共同签字确认《需求确认单》，锁定需求信息。

输入：销售预测数据、生产计划、库存台账；输出：《物料需求申请表》《需求确认单》。

步骤2：供应商准入与评估——筛选“优质、稳定、合规”的合作伙伴

目标：建立合格供应商库，保证供应商具备满足需求的能力与资质。

责任部门：采购部、质量部、法务部。

关键动作：

采购部根据物料特性（如标准件、非标件、稀缺物料），制定供应商准入标准（如资质证书、产能、质量体系认证、财务状况）；

通过公开招标、行业推荐、自主寻源等方式收集供应商信息，要求供应商提交《供应商资质文件》（营业执照、相关行业许可证、ISO认证等）；

质量部对供应商样品进行检验（或现场审核），出具《供应商质量评估报告》；法务部审核供应商合规性（如有无法律纠纷、经营异常）；

采购部组织“供应商评审会”（需求部门、质量部、法务部参与），综合评分（满分100分，资质20分、质量30分、价格25分、交付能力15分、服务10分），得分≥80分纳入《合格供应商名录》，得分＜80分淘汰或要求整改后复评。

输入：《供应商准入标准》《供应商资质文件》；输出：《合格供应商名录》《供应商质量评估报告》。

步骤3：采购订单管理——锁定“价格、交期、责任”

目标：将采购需求转化为具有法律效力的订单，明确双方权责。

责任部门：采购部、供应商、财务部。

关键动作：

采购部从《合格供应商名录》中选择供应商（原则上不少于3家比价，独家供应商需审批），发起询价，要求供应商提供《报价单》；

采购部对比价格、交期、付款条件等，确定最优供应商，拟定《采购订单》（PO），注明物料信息、数量、单价、总金额、交货地点、交货日期、质量标准、验收方式、违约条款等；

供应商确认订单无误后签字盖章回传，采购部将订单同步至需求部门、仓储部、财务部；

财务部审核订单条款（如付款方式是否符合财务制度），完成订单审批。

输入：《需求确认单》《供应商报价单》；输出：《采购订单》（审批版）。

步骤4：物流与仓储协调——保证“物料按时、按质、按量到位”

目标：监控订单执行过程，协调物流资源，保障物料顺利入库。

责任部门：采购部、供应商、仓储部、物流部。

关键动作：

供应商按订单约定时间发货，提前24小时将《发货清单》（含物流单号、物料批次、数量）发送至采购部；

采购部在ERP系统中更新订单状态，通知仓储部准备收货（如库位、装卸设备）；

物流部跟踪物流进度（异常情况如延迟到货需提前4小时预警），仓储部核对到货物料与《发货清单》是否一致（数量、型号外包装）；

物料送达后，仓储部办理入库手续，《入库单》，同步采购部更新“在途库存”为“可用库存”。

输入：《采购订单》《发货清单》；输出：《入库单》《物流跟踪记录》。

步骤5：交付验收与质量管控——把好“物料入库最后一关”

目标：保证物料符合质量标准，不合格品及时处理，避免流入生产环节。

责任部门：仓储部、质量部、需求部门、采购部。

关键动作：

仓储部收货后，通知质量部进行检验（IQC：来料质量控制）；质量部根据《质量检验标准》（如GB国标、企业内控标准）对物料进行抽检或全检；

检验合格：质量部出具《检验合格报告》，仓储部办理正式入库，物料转入“合格品库”；

检验不合格：质量部出具《不合格品处理通知单》，采购部联系供应商沟通处理方案（退货、换货、降价接受），需求部门确认是否影响生产，同步更新《供应商质量记录》；

需求部门对关键物料进行“试用验证”（如生产试用），确认无误后反馈至采购部。

输入：《入库单》《质量检