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办公用品节约管理制度文件

一、总则

1.1制定背景与目的

在日常办公中，办公用品消耗看似微小，却像细水长流的河流——一支笔、一张纸、一个文件夹，单独看成本不高，但累计到全公司、全年的维度，往往会形成一笔可观的开支。更重要的是，节约不仅是财务层面的降本，更是培养团队责任意识、践行绿色办公理念的重要抓手。

本制度的核心目的有三：一是通过规范化管理降低企业运营成本，将有限的资源投入到更关键的业务发展中；二是引导全体员工从“用惯了”到“用省了”转变，形成“节约为荣、浪费为耻”的文化氛围；三是响应低碳环保号召，减少纸张、塑料等不可再生资源的消耗，为可持续发展贡献一份力量。

1.2适用范围

本制度适用于公司总部及所有分支机构的全体在职员工，包括试用期员工、借调人员及长期合作的外包服务人员（短期临时访客除外）。所有以公司名义申领、使用的办公用品，无论资金来源（日常办公预算、项目专项费用等），均纳入本制度管理范畴。

1.3基本原则

按需领用，杜绝冗余：领用数量与实际需求挂钩，避免“囤货”“多领备用”等惯性思维；

合理使用，物尽其用：从“能用就行”升级为“用对、用够”，例如纸张双面打印、笔芯替换而非整支丢弃；

循环优先，资源再生：建立“使用-回收-再利用”闭环，让旧文件盒、空墨盒等“边角料”发挥二次价值；

责任到人，全员参与：从普通员工到部门负责人，人人都是节约的第一责任人，避免“公用品无主”的浪费心态。

二、办公用品分类与管理标准

办公用品种类繁多，若“一刀切”管理易导致执行混乱。根据使用频率、成本高低及回收价值，将其划分为三类，针对性制定管理标准。

2.1低值易耗品（单价≤50元）

主要包括：笔（含笔芯）、回形针、大头针、便签纸、胶棒、橡皮、文件袋（非定制）、信封等。

管理要点：

实行“定额+动态调整”领用制。行政部根据各部门人数、业务性质，核定每月基础用量（例如：10人以下部门每月领用笔10支、便签纸2本）；若因项目需求需超量领用，需提交《超量领用申请单》，注明具体用途（如“客户活动签到用”），经部门负责人签字后发放。

推行“以旧换新”试点。例如笔类用品，领用新笔需交回3支旧笔芯（无笔杆），既能减少塑料浪费，也能直观提醒员工“每支笔都要用到头”。

2.2高值消耗品（单价50-500元）

主要包括：墨盒/硒鼓、打印纸（A4/A3）、计算器、U盘（非定制）、文件夹（硬壳/透明）、档案盒等。

管理要点：

实行“审批-登记-追踪”全流程管控。例如墨盒领用需填写《高值耗材领用单》，注明“所属设备型号（如HPLaserJetM1005）、上一次更换时间、当前打印量”，行政部核对历史记录后按需发放（一般A4打印机墨盒正常寿命约1500页，若领用人上一次更换后仅打印500页即申请新墨盒，需说明原因）。

打印纸采用“双面优先”强制规则。公司打印机默认设置为“双面打印”，员工需手动取消时需二次确认（打印界面弹出提示：“是否确认单面打印？本次文件共20页，单面将消耗20张纸，双面仅需10张”）；行政部每月统计各部门单面打印占比，占比超过15%的部门需提交《节约改进计划》。

2.3办公固定资产（单价＞500元）

主要包括：打印机、扫描仪、碎纸机、投影仪、电话机等可重复使用1年以上的设备。

管理要点：

实行“一机一卡”责任绑定。每台设备对应《固定资产管理卡》，记录使用人、使用部门、购买时间、维护记录等信息；设备故障需维修时，使用人需先填写《故障描述单》（如“打印机无法进纸，已尝试清理进纸口仍未解决”），避免因操作不当导致的人为损坏。

推行“共享使用”机制。例如，20人以下的部门不单独配置打印机，统一使用楼层公共打印机；投影仪仅在会议需求时由行政部调配，避免闲置浪费。

三、领用与使用流程规范

3.1领用流程

为避免“随意领、随便用”，领用需严格遵循“申请-审批-发放-登记”四步流程：

线上申请：员工通过公司OA系统填写《办公用品申领表》，选择具体品类、数量（例如“中性笔芯2盒（每盒12支）、A4打印纸1包”），系统自动关联部门月度剩余额度（如某部门本月额度剩余300元，申领金额超额度则无法提交）。

分级审批：单笔金额≤200元由部门主管审批；200-500元由部门负责人审批；＞500元需行政总监审批（高值消耗品与固定资产领用自动触发高一级审批）。

线下发放：行政部每周三、周五为固定发放日（紧急情况可提前沟通），发放时核对申领单与实物，避免“领A发B”的错误。

登记归档：发放后，行政部将申领记录同步至《办公用品管理台账》，记录“领用人、领用时间、物品明细、剩余库存”，每月末生成《部门消耗分析报表》，反馈至各部门负责人。

3.2使用规范

制度的生命力在于执行，以下是针对常见浪费场景的具体要求：

纸张使用：内部沟通优先用企业微信/邮件，减少纸质文件传递