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跨团队会议纪要编写规范及模板

一、适用情境与触发条件

跨团队会议纪要适用于多部门、多职能团队协同工作的场景，主要触发条件包括但不限于：

项目关键节点决策：如项目启动会、阶段评审会、需求对齐会等，需明确各方职责与行动项；

跨部门问题解决：涉及多团队协作的瓶颈问题、资源协调或冲突解决会议；

阶段性复盘与规划：项目周会、月度总结会、季度目标对齐会等，需同步进展并规划后续工作；

流程机制优化：如跨团队协作流程制定、职责边界划分等规范性会议。

此类会议因参与方多、议题复杂，需通过纪要固化共识、跟踪进度，避免信息偏差或责任遗漏。

二、会议纪要编写全流程

1.会前准备：明确框架与分工

确认会议核心目标：与主持人提前沟通，明确本次会议需解决的核心问题、预期达成的成果（如决策事项、待办清单、资源分配等），避免记录偏离主题。

梳理会议议程：根据议程逐项标注需重点记录的环节（如争议点、表决事项、负责人确认等），提前预留记录空间。

收集基础信息：提前获取会议名称、时间、地点（线上/线下）、参会部门及人员名单（含主持人、记录人）、缺席人员及原因，保证基础信息完整。

2.会中记录：抓取关键信息

区分“事实”与“观点”：客观记录发言要点，避免主观评价（如“认为方案可行”而非“支持正确方案”）；对争议性内容需标注多方观点（如“提出资源不足，建议延期；主张协调临时资源”）。

聚焦“决议”与“行动项”：对会议达成的共识、决策结果需明确记录（如“决议：采用A方案”）；对行动项需同步标注“负责人”“完成时间”“交付标准”（如“*赵六负责完成需求文档初稿，10月20日前提交产品部评审”）。

记录“待办”与“风险”：对未解决的问题、潜在风险需单独列出（如“待办：需财务部确认预算调整流程；风险：设计资源可能不足，需提前预警”）。

3.会后整理：核对与完善

24小时内完成初稿：趁记忆清晰时整理记录，保证内容准确完整，重点核对决议、行动项、负责人及时间节点是否有遗漏或歧义。

多方确认关键信息：将初稿提交主持人及关键参会人（如行动项负责人）核对，重点确认：

决议是否准确反映会议结论；

行动项的责任主体、时间、目标是否清晰；

敏感信息（如未公开的决策、争议细节）是否按需脱敏处理。

格式化输出：按标准模板调整排版，保证结构清晰、重点突出（如行动项单独列表、关键决议加粗标注）。

4.分发与归档：保证信息同步

明确分发范围：根据会议性质确定分发对象（如全体参会人、相关部门负责人、项目干系人），抄送需知悉的上级或协作团队。

标注版本与时效：在纪要标题注明版本号（如“V1.0”）及分发日期，方便后续追溯更新。

归档管理：将最终版纪要同步至共享平台（如企业知识库、项目管理工具），按“会议名称-日期”分类存储，保证团队成员可随时查阅。

三、标准会议纪要模板结构

会议基本信息

内容

会议名称

[例：项目跨团队需求对齐会]

会议日期

[例：2023年10月15日]

会议时间

[例：14:00-16:00]

会议地点/形式

[例：3号会议室/线上腾讯会议]

主持人

[例：*（产品部经理）]

记录人

[例：*（项目部助理）]

参会部门及人员

[例：产品部（、赵六）、研发部（孙七、周八）、设计部（吴九）、运营部（郑十）]

缺席人员及原因

[例：研发部*孙七——出差参与客户对接]

会议目标

[例：明确项目V2.0版本核心需求，确定研发排期与资源分配]

会议议程与讨论内容

记录要点

议程1：需求背景说明

*介绍V2.0版本市场背景及用户反馈，核心目标提升用户留存率15%。

议程2：产品需求评审

-赵六演示需求原型，重点说明“个性化推荐”功能逻辑；-周八提出推荐算法算力不足，需评估服务器资源；-*吴九建议优化UI交互流程，用户操作路径需减少2步。

议程3：技术可行性讨论

-*孙七（线上参会）反馈：现有算力可支持基础推荐，高并发场景需额外申请2台服务器；-决议：优先保障基础推荐功能，高并发方案下周前提交评估报告。

议程4：排期与资源确认

-研发部：周八负责核心功能开发，11月10日前完成测试版；-设计部：吴九10月25日前输出最终UI设计稿；-运营部：*郑十配合准备用户测试方案，11月5日前启动。

会议决议与行动项

负责人

完成时间

交付标准

备注

确认V2.0版本采用“基础推荐+高并发优化”分阶段上线方案

*

10月18日

形成书面方案文档

抄送全体参会人

研发部提交高并发场景服务器资源评估报告

*周八

10月22日

需包含成本预估与替代方案

同步抄送、吴九

设计部优化UI交互流程，缩短操作路径

*吴九

10月25日

输出可交互原型及设计说明

需通过*评审

待办事项与风险提示

内容

待办事项

1.财务部审批服务器预算申请（郑十负责跟进）；2.运营部整理用户测试反馈模板（郑十负责）。