供应链协同平台信息沟通及业务流记录工具.docVIP

供应链协同平台信息沟通及业务流记录工具使用指南

一、适用业务场景

本工具聚焦供应链上下游企业间的信息协同与业务全流程记录，适用于以下典型场景：

订单协同场景：采购方下达采购订单后，供应商通过平台确认订单明细（含数量、交期、质量标准等），双方沟通确认后正式订单记录，作为后续生产、交付依据。

生产进度同步场景：供应商在生产过程中，定期向采购方同步备料、生产、质检等关键节点进度，采购方可实时查看并反馈调整意见，保证交付时效。

物流信息对接场景：供应商发货后，通过平台更新物流单号、发货时间、预计到达时间等信息，采购方收货后确认签收，形成完整的物流轨迹记录。

异常问题处理场景：如出现订单变更、质量不符、物流延迟等异常，相关方通过平台发起异常申报，明确问题描述、责任方及处理方案，跟踪直至闭环解决。

二、工具操作流程详解

平台登录与权限配置

操作步骤：

供应链各参与方（采购方、供应商、物流方等）通过企业账号登录供应链协同平台，首次登录需完成企业信息认证（如营业执照、法人信息等）。

系统管理员根据角色分配操作权限：采购方具备订单发起、进度查看、异常处理权限；供应商具备订单确认、进度更新、物流上报权限；物流方具备物流信息录入权限。

关键说明：权限配置需遵循“最小必要”原则，保证用户仅能访问与自身业务相关的模块。

发起信息沟通

操作步骤：

选择沟通对象：根据业务需求选择单方或多方沟通对象（如采购方与供应商、供应商与物流方），支持按“业务单号”“企业名称”快速筛选关联方。

填写沟通内容：明确沟通主题（如“订单交期确认”“物流异常申报”），详细描述沟通事项（含时间、数量、问题描述等），支持附件（如合同、质检报告、物流凭证等）。

发送与确认：“发送”，系统向参与方推送消息提醒；接收方需在24小时内响应（确认、驳回或补充说明），超时未响应将自动升级至双方上级主管。

关键说明：沟通内容需客观、具体，避免模糊表述；涉及重要条款变更（如交期、价格）时，需同步关联对应的业务单据。

记录业务流节点

操作步骤：

关联业务单据：在业务流程中（如订单、生产、物流），选择对应的主单号（如采购订单号、生产工单号），保证业务流与信息沟通一一对应。

更新节点状态：根据实际业务进展，选择当前节点（如“订单确认中”“生产备料中”“物流运输中”“已签收”），填写节点完成时间、负责人及简要说明。

关联沟通记录：若节点状态变更涉及沟通（如因沟通延迟导致交期调整），需勾选关联的沟通编号，形成“沟通-业务流”闭环记录。

关键说明：节点状态需实时更新，禁止事后补录；同一业务单据的节点状态变更需符合逻辑顺序（如“已发货”后方可更新为“运输中”）。

状态跟踪与闭环处理

操作步骤：

查看进度：用户可通过“我的业务”模块，按“单据状态”“时间范围”筛选查看业务流实时进度，系统支持可视化甘特图展示节点时间轴。

异常处理：若业务流出现卡点（如节点超时未更新、沟通未达成一致），“异常申报”，选择异常类型（如“延迟”“信息不符”），填写异常原因及处理建议，系统自动通知责任方。

闭环确认：责任方处理完成后，处理结果（如整改报告、签收凭证），发起方确认无误后“闭环”，系统自动归档该业务单据及关联记录。

关键说明：异常处理需明确时限（一般不超过3个工作日），闭环前需保证所有相关方已确认处理结果。

数据归档与查询

操作步骤：

自动归档：业务单据闭环后，系统自动将沟通记录、业务流节点、异常处理等信息归档至“数据中心”，按“年度-业务类型”分类存储。

条件查询：支持通过“单据编号”“沟通时间”“参与方”“关键词”等条件组合查询历史记录，可导出Excel或PDF格式报表（含打印水印）。

关键说明：归档数据仅对授权用户开放查询，查询时需填写用途说明（如审计、对账），保证数据可追溯且合规使用。

三、核心记录模板示例

信息沟通记录表

沟通编号

发起时间

发起人

参与方

沟通类型

沟通内容摘要

附件列表

处理状态

完成时间

T2023-10-0109:00

*经理

A供应商采购部

订单交期确认

订单001交期需从10月15日调整为10月20日

订单变更申请函

已确认

2023-10-0114:30

T2023-10-0210:15

*主管

B物流调度部

物流延迟申报

货物因暴雨导致运输延迟，预计10月5日到货

气象预警截图

处理中

-

业务流程跟踪表

业务单号

业务类型

当前节点

负责人

节点时间

节点描述

关联沟通编号

状态

P采购订单

已签收

*助理

2023-10-2016:00

采购方确认收货无误

T闭环

P生产工单

生产中

*主任

2023-10-1808:30

完成首件质检，批量生产中

T进