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记录管理制度
1.目的
本制度旨在规范企业内部各类记录的编写、使用和保存流程，以确保信息准确、完整、可靠，并满足法律法规及相关标准要求。
2.适用范围
本制度适用于公司所有部门、员工及供应商。
3.定义
(1)记录：指对某个事物或过程进行书面或电子化描述并加以归档存储的文件或数据。
(2)编写人：指负责编写记录内容并签署确认的人员。
(3)核查人：指负责核查记录内容是否真实准确并签署确认的人员。
4.责任分工
(1)各部门主管负责监督所属职能岗位相关记录管理工作，并定期开展内审活动；
(2)记录管理员负责统筹协调全公司各类记录管理事宜；
(3)员工应按照相应程序执行操作，并严格遵守该制度要求；
5.记录编写与审核流程
（1）确定需求：
根据实际需要，明确所需编写和审核的具体类型及目标对象等信息。如产品生产过程中涉及到批次追溯，则需要建立相应的生产记录。
（2）编写记录：
由编写人按照规定的格式和要求，对相关信息进行准确、完整地描述，并在合适位置签署姓名和日期等信息。如有必要，则可附加相应的支撑文件或数据等。
（3）核查确认：
由核查人对所编制的记录内容进行审核，以确保其真实准确无误。如发现问题，则需及时通知编写人进行修改并重新提交。
(4)归档存储:
已经核查确认过的记录需要归档存储，并严格控制访问权限，以防止被非法篡改或泄露。
6.记录保存期限
各类记录保存期限均依据国家法律法规及相关标准来确定。一般情况下，公司内部财务、行政类文件至少应当保存5年以上；产品生产过程中涉及到批次追溯的生产记录则应当保存10年以上。
7.监督与改进
公司领导团队定期会议上审查该制度执行情况，并针对发现问题提出改进意见。同时也鼓励员工提出建设性意见以推动制度完善。
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