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企业日常文档编写及管理模板包

一、各模板适用情境

会议管理类：部门例会、项目推进会、专题研讨会等场景的会议纪要编写；

计划总结类：月度/季度工作计划、年度总结、专项任务复盘等文档撰写；

审批流程类：请假、加班、费用报销、物资申领等事务性申请；

项目协作类：项目启动方案、进度周报、风险预警、结项报告等；

制度规范类：部门管理制度、SOP（标准作业流程）、新员工入职指引等。

二、模板使用操作指引

（一）会议纪要模板操作流程

步骤1：会前准备

明确会议主题、时间、地点、参会人员（含主持人、记录人*）及议程，提前1天发送会议通知至相关人员；

准备会议记录工具（如电子文档、录音设备，需提前告知参会人员录音用途）。

步骤2：会中记录

按议程顺序记录核心内容：各议题讨论要点、分歧点、关键数据（如“Q3销售额同比增长15%，但华东区域下滑3%”）、达成的共识；

重点标注“决议事项”（需明确行动项、负责人、完成时间）和“待办事项”（需注明跟进人）。

步骤3：会后整理

会议结束后2个工作日内，根据记录整理初稿，保证语言简洁、逻辑清晰，避免主观描述（如用“多数人同意方案A”替代“认为方案A更好”）；

将初稿发送给主持人*及关键参会人核对，确认无误后定稿。

步骤4：分发与归档

定稿后1天内通过企业内部系统分发至所有参会人员及相关部门抄送人*；

按企业档案管理要求，将电子版会议纪要命名“YYYYMMDD_会议主题_部门”后存至指定共享文件夹，保存期限不少于3年。

（二）工作计划/总结模板操作流程

步骤1：明确框架

计划类文档：按“目标-举措-时间节点-责任人-资源支持”结构展开；总结类文档：按“工作概述-成果数据-问题分析-改进方向”结构撰写。

步骤2：填充内容

计划类：目标需具体可量化（如“Q4新增客户20家”而非“提升客户量”），举措需分步骤（如“第一步：市场调研；第二步：制定推广方案”），时间节点细化到周；

总结类：成果数据需支撑结论（如“完成培训10场，参训率92%，员工技能考核平均分提升8分”），问题分析需客观（如“因跨部门沟通延迟，导致项目A延期3天”），改进方向需具体可行（如“建立周度跨部门对会机制”）。

步骤3：审核与修订

完成初稿后提交部门负责人*审核，重点核查目标合理性、数据准确性、措施可行性；

根据审核意见修订，终稿需经负责人签字（电子版需加盖部门电子章）后上报至上级管理部门*。

（三）事务审批类模板（以请假单为例）操作流程

步骤1：填写申请

登录企业OA系统，选择“请假申请”模板，准确填写：请假类型（事假/病假/年假等）、起止时间、时长、事由（病假需附医院证明扫描件）、工作交接人*。

步骤2：逐级审批

提交后依次由部门负责人、分管领导审批（请假超3天需额外提交总经理*审批）；

审批人需在1个工作日内完成操作，若驳回需注明原因（如“请假时间与项目关键期冲突，建议调整”）。

步骤3：结果反馈与存档

审批通过后，系统自动发送通知至申请人及部门考勤员*；

申请人需在休假前将纸质版请假单（若有）交至人力资源部*存档，电子版由系统自动归档至员工个人档案。

三、模板内容结构示例

（一）会议纪要模板

会议基本信息

项目

内容

会议主题

Q3销售目标推进会

时间

2023年9月15日14:00-16:00

地点

公司3楼会议室A

主持人

销售部经理*

记录人

销售部专员*

参会人员

销售部全体、市场部、财务部

议题与讨论内容

议题

讨论要点

Q3销售目标分解

市场部：华东区潜力客户调研显示，可新增目标客户15家，需增加推广预算5万元；销售部：建议将目标分解至各小组，一组负责10家，二组负责8家，三组负责7家。

决议与行动项

决议事项

负责人*

完成时间

资源支持

调整Q3销售目标分解方案

销售部经理*

9月18日前

市场部提供客户数据

增加华东区推广预算5万元

市场部*

9月20日前

财务部审批预算

（二）月度工作计划模板

部门：市场部|月份：2023年10月|负责人：*

核心目标

具体举措

时间节点

负责人*

新增客户15家

1.完成10家目标客户拜访；2.举办2场行业线上沙龙。

10月31日前

市场专员*

提升品牌曝光度

1.在3个行业媒体发布技术白皮书；2.运营企业公众号周更2篇推文。

10月30日前

内容运营*

控制部门成本

优化推广渠道，降低单获客成本10%。

10月25日前

市场部经理*

（三）请假单模板

申请人信息

姓名：*

部门：销售部

职位：专员*

请假信息

类型：事假

起始时间：2023.10.1

结束时间：2023.10.3

时长：2天

事由：处理个人事务

工作交接人：*

审批流程

部门负责人：*

分管领导：*

总经理：*

□同意□不同意（原因：______）

□同意□不同意（原因：______）

□同