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活动策划清单检查模板

一、适用场景与价值

二、活动策划全流程操作指南

活动策划需遵循“筹备-执行-复盘”三阶段逻辑，每个阶段环环相扣，以下为分步骤操作说明：

（一）筹备期：目标明确，资源到位

步骤1：活动目标与主题定位

明确活动核心目标（如品牌曝光、用户增长、客户维护、团队凝聚等），目标需符合SMART原则（具体、可衡量、可实现、相关性、时间性）。

结合目标设计活动主题，保证主题与品牌调性一致，且具有传播性（如“2024品牌客户答谢会：‘携手同行，共筑未来’”）。

输出《活动目标与主题确认表》，包含目标描述、量化指标、主题说明及审批人签字。

步骤2：预算编制与资源分配

细化活动预算，涵盖场地费、物料费、人员费、宣传费、餐饮费、应急备用金（建议占总预算10%-15%）等。

根据目标优先级分配资源，明确各项费用的上限及审批流程。

输出《活动预算表》，需标注费用科目、金额、测算依据及备注（如“场地费含基础布置及LED屏租赁”）。

步骤3：团队组建与分工

成立活动专项小组，明确总负责人、策划组、执行组、宣传组、后勤组等角色及职责。

制定《团队分工表》，包含成员姓名（*代替）、职责描述、对接人及联系方式（内部沟通工具）。

召开启动会，同步目标、计划及分工，保证各成员对齐认知。

步骤4：场地与供应商筛选

根据活动规模、性质筛选场地（如会议室、宴会厅、户外场地等），确认场地容量、设施设备（投影、音响、网络）、交通可达性及政策限制（如户外场地的报备要求）。

筛选供应商（搭建商、物料商、餐饮服务商、主持人等），要求提供资质证明、过往案例及报价单，对比后签订合作合同（明确服务内容、交付标准、违约条款）。

输出《场地确认清单》《供应商对接表》，包含场地/供应商信息、服务内容、联系人、完成时限。

步骤5：活动方案与流程设计

制定详细活动方案，包含活动时间、地点、参与人员、流程环节（签到、开场、致辞、表演、互动、颁奖、合影等）、各环节时长及负责人。

设计应急预案（如设备故障、人员迟到、天气突变等），明确处理流程及责任人。

输出《活动流程表》《应急预案表》，需提前与相关方（如嘉宾、供应商）确认。

（二）执行期：细节落地，灵活应变

步骤1：物料与宣传准备

根据流程设计制作物料（邀请函、背景板、指示牌、礼品、参会证等），确认设计稿后打样，保证质量符合要求。

宣传组通过多渠道（公众号、邮件、短信、社群等）发布活动信息，提前7天发送邀请函，提前3天发送提醒通知。

输出《物料清单》《宣传排期表》，标注物料数量、制作进度、宣传发布时间及负责人。

步骤2：现场布置与彩排

提前1天完成场地布置（如舞台搭建、桌椅摆放、设备调试），执行组现场核对场地与方案一致性（如舞台尺寸、音响效果、灯光亮度）。

活动前1天进行全流程彩排，重点演练环节衔接、嘉宾动线、互动环节等，彩排后优化流程细节。

输出《现场布置确认表》《彩排问题整改表》，记录布置情况及待解决问题。

步骤3：当日执行与现场管理

总负责人统筹全局，各小组按分工执行（签到组引导参会者入场、后勤组保障物料供应、宣传组拍摄记录现场）。

严格按照《活动流程表》推进环节，主持人灵活控场，应对突发情况（如设备故障时启用备用设备，嘉宾迟到时调整议程顺序）。

设立现场服务台，及时解答参会者疑问，处理临时需求（如医疗救助、物品寄存）。

步骤4：嘉宾与参会者接待

提前确认嘉宾行程，安排专人接送（如专车、接机），接待时佩戴醒目标识（如“嘉宾接待员”）。

参会者签到时发放参会资料袋（含议程表、礼品、参会证），引导至指定区域就座。

重要嘉宾需安排专人全程陪同，保证其体验顺畅。

（三）复盘期：总结经验，沉淀价值

步骤1：数据收集与效果评估

收集活动数据（如参与人数、签到率、媒体曝光量、用户反馈、销售额等），对比活动目标，评估达成情况。

通过问卷调研、现场访谈等方式收集参会者反馈，分析活动亮点与不足（如“流程衔接顺畅，但互动环节参与度较低”）。

步骤2：资料归档与财务结算

整理活动资料（方案、流程表、照片、视频、反馈问卷、合同等），分类归档保存（电子档与纸质档同步）。

与供应商结算费用，核对实际支出与预算差异，输出《活动费用决算表》，说明超支/节支原因。

步骤3：总结报告与经验沉淀

撰写《活动总结报告》，包含活动概况、目标达成情况、执行亮点、问题反思、改进建议及后续行动计划。

召开复盘会，邀请团队成员共同讨论，提炼可复用的经验（如“跨部门沟通机制需优化”“应急预案需更细化”），形成《活动策划SOP》，为后续活动提供参考。

三、活动策划检查清单模板

以下为通用检查清单，可根据活动类型调整具体项目：

检查阶段

检查项目

检查内容

责任分工

完成时限

状态（未开始/进行中/已完成）

备注

筹备期

目标与主题确认

目标是否符合SMART原则？主题是否与品牌调性