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财务报销审批工作流程

作为在企业财务岗位摸爬滚打了七八年的“老财务”，我太清楚报销审批对公司和同事的意义了——它不仅是一笔钱的流转，更是对每一位员工工作付出的直接回应，是公司规范管理的重要环节。这些年我经手过几千笔报销，从最初面对票据手忙脚乱，到现在能一眼看出问题所在；从被同事追着问“发票丢了怎么办”，到主动给大家做报销培训。今天，我想以第一视角，把这套“从准备到打款”的完整流程拆开揉碎，和大家好好唠唠。

一、兵马未动，粮草先行：报销前的“准备战”

很多同事觉得报销就是填张单子交上去，但实际上，前期准备的充分程度直接决定了审批能否顺畅通过。我常和新来的同事说：“报销不是‘事后补作业’，而是‘事前有规划’。”

1.1明确费用类型，匹配报销依据

首先得弄清楚这笔钱是“因公”还是“因私”——报销只认公务支出。常见的费用类型有差旅费、招待费、办公费、会议费、培训费等，每种费用需要的“证明材料”不一样。比如：

差旅费得有行程单（机票/车票/酒店订单）、出差申请审批单（注明出差时间、地点、事由）；

招待费除了餐饮发票，还得附招待清单（写清时间、地点、参与人员、招待对象、事由）；

办公费如果是批量采购（比如买100支笔），需要有采购清单或合同，大额支出（比如超过5000元）还得附审批过的采购申请；

会议费得有会议通知、参会人员签到表、场地租赁或酒店住宿发票等。

我遇到过最常见的问题就是“证明材料缺失”。比如有位技术部的王哥，去年出差回来报销酒店费，只拿了一张发票，问他要订单详情，他说“手机删了”。后来我们一起找酒店补打了流水单，才算补上。所以啊，大家平时消费后别急着删记录，先确认报销需要什么，留个底总没错。

1.2票据整理：“整齐”比“数量”更重要

拿到发票后，整理票据是个技术活。我见过有人把发票随便揉成一团塞信封里，也见过用订书机把发票钉得“千疮百孔”——这些都会让财务人员头大。正确的做法是：

（1）按费用类型分类：把餐饮、交通、住宿等发票分开叠放；

（2）剔除无效票据：过期发票（比如当年的费用次年3月后一般不受理）、假发票（可通过税务平台查验）、与业务无关的发票（比如给孩子买玩具的票）；

（3）规范粘贴：用A4纸作为粘贴单，从左到右、从上到下平铺粘贴，票据之间留出缝隙，不要覆盖金额和开票信息；如果票据太小（比如出租车票），可以按金额从小到大排列，用固体胶粘贴成“鱼鳞状”，方便翻查；

（4）标注关键信息：比如出租车票的起止地点（手写备注）、餐饮发票的招待对象（在背面写清“招待XX公司XX项目组”）。

有次行政部小李拿了一沓出租车票，全是连号的，金额都是15元，问他怎么回事，他说“懒得每次打票，下车时多要了几张”。这明显不符合实际行程，最后只能让他补了情况说明，还被部门领导批评了。所以记住：票据要“真实、完整、清晰”，弄虚作假只会给自己添麻烦。

1.3学习制度：避免“方向错误”

每个公司的报销制度可能有差异，比如有的公司规定差旅费每日住宿限额300元，超支部分自理；有的规定招待费单次超过1000元需要总经理审批。我建议新同事入职时，先找财务领一份《报销管理制度》，或者在公司OA系统里下载电子版，重点看“报销范围、审批权限、标准限额、时间限制”这几个部分。

去年有个实习生小张，帮部门经理报销招待费，发票金额1200元，他直接找部门主管签了字，结果财务审核时发现“超1000元需总经理审批”，又得拿回给总经理补签。小张后来跟我说：“姐，我再也不偷懒不看制度了，多跑两步路比返工强。”

二、线上线下齐发力：报销单据的填写与提交

准备好票据后，就要进入“填单”环节了。现在大部分公司都用OA系统线上填单，但线下单据（比如纸质报销单）可能还需要同步签字，这一步最容易出错的就是“信息不全”或“计算错误”。

2.1线上填单：细节决定成败

以我们公司用的OA系统为例，填单步骤是：登录系统→选择“费用报销”模块→填写报销人、部门、日期→选择费用类型（必填，否则系统无法匹配审核规则）→录入每笔费用的明细（金额、日期、事由）→上传票据扫描件（必须清晰，不能有反光或遮挡）→填写合计金额→选择审批流程。

这里有几个“坑”需要注意：

金额合计要核对：系统会自动计算，但最好自己再手动加一遍，我就遇到过同事把“500+300”算成850的情况；

事由描述要具体：不能只写“出差”“招待”，得写“XX月XX日至XX日去上海参加XX项目会议”“XX月XX日招待XX客户洽谈XX合同”；

附件数量要准确：上传了5张发票，就填“5张”，别多别少；

审批人选择要正确：不同金额对应不同审批层级，比如5000元以下部门主管审批，5000-20000元分管副总审批，20000元以上总经理审批。

2.2线下单据：手写也要“有规矩”

如果公司要求同步填写纸质报销单，需要注意：

（1）用蓝黑或