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资金管理自动化审批操作清单

一、适用工作场景

本操作清单适用于企业日常资金管理中的自动化审批流程，涵盖以下典型场景：

日常费用报销：员工因公产生的差旅费、办公费、业务招待费等报销申请；

项目款项支付：合作项目预付款、进度款、尾款的审批与支付；

备用金申请与核销：员工因公临时借款的申请、使用及后续核销；

预算调整审批：部门预算内调整、预算外新增资金的申请与审批；

供应商货款结算：与供应商约定的定期结算、临时性货款支付等。

通过自动化审批系统，可实现资金申请、流转、审批、支付的标准化管理，提升效率并降低人为操作风险。

二、标准化操作流程

（一）申请发起阶段

明确申请类型与准备材料

根据资金用途选择对应申请类型（如“日常报销”“项目付款”等）；

准备完整附件材料：

日常报销：费用明细清单、原始凭证（如行程单、发票复印件等，避免直接提及“发票”字样，可表述为“合规支出证明”）、审批单；

项目付款：项目合同、阶段性成果证明、付款申请函；

备用金申请：借款事由说明、预计还款时间表。

登录系统提交申请

登录企业资金管理系统，进入“资金申请”模块；

填写基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、申请日期、申请金额（大小写一致）、资金用途、预算科目（需匹配年度预算）；

附件材料，保证图片清晰、信息完整，单个附件不超过10MB；

提交后系统自动申请单号（如“ZJ001”），申请人需记录单号以便查询。

（二）自动化审批流转阶段

系统规则匹配与节点推送

系统根据预设规则自动判断审批路径：

金额≤5000元：部门负责人审批→财务审核→支付；

5000元＜金额≤50000元：部门负责人*→财务审核*→分管领导*→支付；

金额＞50000元：部门负责人*→财务审核*→分管领导*→总经理*→支付；

审批节点信息实时推送至审批人系统待办，审批人需在24小时内处理（紧急事项可标记“加急”，系统优先推送）。

审批人操作规范

审核要点：

材料完整性：附件是否齐全、信息与申请单是否一致；

合规性：支出是否符合公司财务制度、预算是否充足；

真实性：业务背景是否真实、金额是否合理。

审批动作：

通过：“同意”，系统自动流转至下一节点；

驳回：填写驳回原因（如“预算科目错误”“附件缺失”），申请状态变更为“驳回”，申请人需修改后重新提交；

补充材料：如需补充说明，“退回补充”，注明补充要求，申请人修改后再次提交。

（三）结果处理与执行阶段

审批结果反馈

全部审批节点通过后，系统自动《资金审批通过通知书》，同步推送至申请人及财务部门；

审批被驳回或补充材料时，系统通过短信/站内信通知申请人，并提示驳回原因及修改要求。

财务支付与归档

财务部门收到通过通知后，核对申请信息与银行账户信息（收款方名称、账号、开户行等），保证无误后发起支付；

支付完成后，系统自动更新资金台账，并将申请单、附件、审批记录、支付凭证等资料电子归档，保存期限不少于5年。

三、资金审批申请表示例

申请单号

申请人

所属部门

申请日期

申请事项

申请金额（元）

预算科目

支付方式

附件清单

审批节点（及意见）

审批状态

备注

ZJ001

*

市场部

2024-10-08

第三季度展会费

28,500.00

市场推广费-展会

对公转账

展会合同、费用明细清单

部门负责人（同意）→财务审核（预算充足，附件齐全）→分管领导*（同意）→支付完成

已支付

涉及3家供应商

四、操作关键提示

预算与金额核对

申请前需确认对应预算科目余额充足，避免因预算不足导致审批驳回；

金额大小写必须一致，涉及大额资金（如超10万元）需提前与财务部门沟通确认支付可行性。

附件材料规范

附件需为原件扫描件或清晰照片，不得涂改、拼接；

涉及合同、协议类材料，需保证关键条款（金额、付款方式、双方信息）完整清晰。

审批时效管理

审批人需在系统规定时限内完成操作，避免因审批延迟影响资金支付；

申请人可随时通过系统查询审批进度，如超时未处理，可联系系统管理员或财务部门协调。

特殊情况处理

紧急资金申请：需在申请时勾选“加急”，并由部门负责人直接电话通知财务部门优先处理；

审批争议：若对审批结果有异议，可在结果通知发出后2个工作日内，向财务部门提交书面复核申请，由财务总监裁定。

系统操作问题

遇系统登录失败、附件失败等问题，可联系IT支持（内部工单系统提交），或参考系统帮助中心“常见问题”模块；

定期检查系统版本更新，保证使用最新功能以提升操作体验。