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固定资产管理盘点与维护手册

第一章总则

一、编制目的

为规范企业固定资产的全生命周期管理，保证资产安全、完整，提高资产使用效率，明确各部门及人员在资产盘点、维护、处置等环节的职责，特制定本手册。本手册适用于企业各类固定资产（包括但不限于办公设备、生产设备、运输工具、房屋建筑物等）的管理活动。

二、适用范围

应用场景：

新增固定资产验收登记；

日常使用与维护保养；

定期/不定期盘点清查；

资产内部调拨、维修、报废处置等。

适用对象：企业行政部、资产管理部、使用部门及财务部相关人员。

第二章固定资产管理核心流程

一、固定资产新增登记

目标：保证新增资产信息准确、完整，纳入统一管理体系。

操作步骤：

资产验收

资产购入后，由使用部门、资产管理员、行政部共同验收，核对资产名称、规格型号、数量、供应商、购置日期、原值等信息是否与合同、发票一致。

验收合格后，填写《固定资产新增验收单》（见第三章表单1），验收人签字确认。

信息录入

资产管理员根据《固定资产新增验收单》，在固定资产管理系统中录入资产信息，包括：资产编号（唯一）、名称、规格型号、资产类别（按“办公设备/生产设备/运输工具”等分类）、使用部门、责任人、购置日期、原值、预计使用年限、存放地点等。

标签粘贴

资产管理员打印资产标签（包含资产编号、名称），粘贴于资产明显位置（如设备机身、办公桌侧面），保证标签清晰、不易脱落。

档案建立

将《固定资产新增验收单》、购置合同、发票复印件等资料归档，形成资产全生命周期档案。

二、固定资产日常维护

目标：延长资产使用寿命，保障资产正常运行，降低故障率。

操作步骤：

制定维护计划

资产管理员根据资产类别、使用频率及厂商建议，于每年年初制定《年度固定资产维护计划》（见第三章表单2），明确维护类型（日常清洁、定期保养、故障维修）、维护周期、责任人及执行标准。

执行维护操作

日常维护：使用部门责任人每日对资产进行简单清洁（如擦拭设备表面、检查电源线路），发觉异常（如异响、无法启动）立即上报资产管理员。

定期维护：按维护计划，由资产管理员联系厂商或专业维修人员执行深度保养（如设备内部清洁、零部件更换），维护过程需填写《固定资产维护记录表》（见第三章表单3），记录维护日期、维护类型、维护内容、更换部件、维护人员及结果。

维护效果检查

维护完成后，使用部门负责人需确认资产运行状态正常，并在《固定资产维护记录表》签字确认。若维护后仍存在故障，需及时反馈并安排二次维修。

档案更新

资产管理员将《固定资产维护记录表》归入资产档案，更新系统中的“维护记录”模块，保证信息实时同步。

三、固定资产盘点清查

目标：核实资产实物与系统信息的一致性，及时发觉盘盈、盘亏、闲置等问题，保证账实相符。

操作步骤：

盘点前准备

确定范围与时间：资产管理部于每年12月制定《年度盘点计划》，明确盘点范围（全部/部分资产）、时间（如12月20日-25日）、参与人员（资产管理员、使用部门负责人、财务人员）。

系统数据核对：盘点前3个工作日，资产管理员导出固定资产系统清单，分发给各部门负责人，提前核对资产基本信息（如存放地点、责任人）。

工具准备：准备盘点表（含资产编号、名称、规格型号、账面数量、实盘数量、存放地点、责任人等字段）、扫码枪（若资产带条码）、相机（用于拍摄异常资产照片）。

现场盘点

分组实施：按部门或区域分组，每组至少2人（1人清点、1人记录），使用扫码枪扫描资产标签，核对系统信息与实物是否一致。

异常处理：

若实盘数量与账面数量不符，记录差异原因（如资产遗失、新增未登记、报废未销账）；

若资产标签脱落或模糊，立即粘贴新标签并更新系统信息；

若发觉闲置资产（如3个月以上未使用），标注“闲置”状态，反馈至资产管理部。

差异分析与处理

盘点结束后3个工作日内，资产管理部汇总各部门盘点表，编制《固定资产盘点差异报告》，分析差异原因（如管理疏漏、流程漏洞），提出处理建议（如盘盈资产补登记、盘亏资产追责、闲置资产调配）。

差异报告经行政部负责人、财务部负责人审批后，更新固定资产系统数据，保证账实一致。

结果确认与归档

各部门负责人确认《固定资产盘点差异报告》中的差异处理结果，签字后交资产管理部归档。

四、固定资产处置管理

目标：规范闲置、报废、毁损资产的处置流程，避免资产流失，实现残值回收。

操作步骤：

处置申请

使用部门对需处置的资产（如达到使用年限、维修成本过高、技术淘汰）填写《固定资产处置申请表》（见第三章表单4），说明处置原因、资产信息、数量、原值、处置方式（如报废、出售、捐赠）。

鉴定与审批

技术鉴定：资产管理部组织技术部门（如设备部）对资产进行技术鉴定，确认是否达到报废标准或是否具有处置价值，填写《固定资产处置鉴定意见》。

分级审批：

一般资产（原值＜1万元）：由行政部负