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财务审批与核销快速处理模板

适用业务场景

员工日常费用报销（如差旅费、办公费、业务招待费等）；

项目专项支出核销（如研发项目、市场活动等费用的阶段性结算）；

预付款项的后续核销（如采购预付款、服务预付款等）；

备用金使用后的清账核销。

通过标准化流程，保证费用支出的合规性、合理性及财务处理的及时性，提升资金管理效率。

操作流程详解

一、申请发起：填写费用申请与核销单

申请人准备材料：

根据费用类型收集原始凭证（如消费明细单、合同复印件、服务验收单等），保证凭证真实、完整，与费用事项一一对应；

登录企业财务系统或《费用审批核销单》，按要求填写基础信息（申请人所属部门、费用发生日期、费用类别、预算科目等）及费用明细（每笔费用的金额、用途、计算依据等）。

填写说明：

费用金额需同时填写大小写，保证一致；

费用用途需简明扼要，注明具体事由（如“项目差旅费”“办公耗材采购”等）；

涉及多人共同发生的费用（如团队招待费），需注明参与人员及分工。

提交申请：

将填写完整的《费用审批核销单》及原始凭证扫描件（或复印件）通过企业OA系统/邮件提交至部门负责人，同时提交纸质版至财务部门备案（如需）。

二、部门审核：确认费用合理性与预算匹配度

部门负责人审核：

核对费用事项的真实性：确认费用是否为部门业务必需，是否符合公司费用管理制度；

审核预算匹配度：检查费用是否在部门年度/月度预算范围内，超预算费用需额外说明原因并提交分管领导审批；

签署审核意见：在《费用审批核销单》“部门审核”栏签字确认，通过则流转至财务部门，不通过则注明退回理由并退回申请人修改。

特殊情况处理：

跨部门费用需由涉及部门负责人联合签字确认；

紧急费用（如突发维修费）可先通过口头沟通审批，事后2个工作日内补全手续。

三、财务复核：审核合规性与凭证完整性

财务专员审核：

凭证完整性检查：核对原始凭证是否齐全（如发票、收据、验收单等），凭证抬头、金额、日期等信息是否准确无误；

合规性审核：确认费用是否符合税法规定（如是否有不合规票据）、公司报销标准（如差旅住宿标准、招待费限额等）；

金额准确性复核：核对《费用审批核销单》与原始凭证的金额是否一致，计算过程是否有误。

审核结果处理：

审核通过：在“财务复核”栏签字，流转至下一级审批；

审核不通过：注明问题原因（如“发票抬头错误”“超标准报销”等），退回申请人补充或整改。

四、审批签署：按权限完成最终审批

分级审批权限：

费用金额≤5000元：由财务负责人审批；

5000元＜费用金额≤20000元：由财务负责人审批后，提交分管副总审批；

费用金额＞20000元：需经分管副总审批后，提交总经理审批。

审批流程：

审批人根据审核意见，确认费用支出的必要性与合规性，在《费用审批核销单》“审批签署”栏签字；

涉及预算调整的特殊费用，需同步提交《预算变更申请表》一并审批。

五、支付执行：完成款项结算与账务处理

财务支付：

审批通过后，财务专员根据《费用审批核销单》信息，通过银行转账/备用金报销等方式完成款项支付；

支付后，在“支付状态”栏标注“已支付”，并记录支付日期、流水号等信息。

账务登记：

财务人员在ERP系统中录入费用凭证，保证科目归属准确（如“管理费用—办公费”“销售费用—差旅费”等）；

定期与银行流水核对，保证支付记录与账务一致。

六、资料归档：整理与保存审批核销资料

资料整理：

将《费用审批核销单》、原始凭证、审批意见单等资料按月份、费用类别分类整理；

电子版资料备份至企业服务器，纸质版资料装订成册，标注“年月费用审批档案”。

归档要求：

费用档案保存期限不少于5年，到期后按规定销毁；

涉及审计、税务检查的，需在3个工作日内调取相关档案配合核查。

标准化模板表格

费用审批与核销单

基础信息

内容

申请人

*

所属部门

*

申请日期

年月*日

费用发生期间

年月日至年月日

预算科目

*

费用明细

序号

1

2

审批流程

部门负责人审核：签字______日期______意见：_________________________

财务复核：签字______日期______意见：______________________________

财务负责人审批：签字______日期______意见：_________________________

分管副总审批（如需）：签字______日期______意见：___________________

总经理审批（如需）：签字______日期______意见：______________________

支付信息

支付方式：□银行转账□备用金□其他______

收款方名称：*

收款方账号：*

财务支付记录：支付日期______流水号______支付人______

备注

1.如涉及跨部门费用，需附联