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企业采购需求分析及审批流程文档

一、适用范围与场景描述

本流程文档适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购需求管理，涵盖办公用品、生产原材料、固定资产、服务外包等各类采购场景。具体包括：

常规采购：如办公文具、低值易耗品等日常运营所需物资的采购需求提报；

生产采购：如原材料、零部件、生产设备等与生产直接相关的物资采购需求；

专项采购：如市场推广物料、IT设备、工程服务等非日常性、金额较大的采购需求；

紧急采购：因突发情况（如设备故障、项目紧急启动）导致的需快速响应的采购需求。

二、采购需求分析及审批全流程操作步骤

（一）第一步：采购需求发起与提报

责任人：需求部门申请人（如部门专员、部门负责人）

操作说明：

需求识别：需求部门根据业务发展、日常运营或项目需要，明确所需采购物品/服务的名称、规格、数量、用途及期望交付时间。

填写《采购需求申请表》：通过企业OA系统或线下表格，完整填写采购需求信息（详见“三、模板表格”），需注明预算金额（含预估单价、总价）、需求紧急程度（一般/紧急）、供应商偏好（如有）等关键信息。

部门初审：需求部门负责人（如部门经理*）对需求的合理性、必要性及预算匹配度进行审核，签字确认后提交至采购部门。

（二）第二步：采购部门需求分析与初审

责任人：采购专员、采购经理

操作说明：

需求合规性核查：采购部门核对《采购需求申请表》信息完整性，重点检查：

需求是否与公司年度/季度采购计划一致；

预算是否在部门预算额度内（超预算需求需同步启动预算调整流程）；

是否存在重复采购（可通过历史采购记录比对）。

市场调研与成本分析：

对于常规采购，采购专员通过历史采购数据、供应商库信息，分析市场价格区间，评估预算合理性；

对于新品类或高价值采购，需开展至少3家供应商询价（或通过电商平台比价），形成《采购成本分析报告》，附《供应商询价表》作为附件。

需求可行性评估：结合库存情况（如适用）、生产周期、交付周期等，确认需求是否可满足，若存在交付风险，需与需求部门沟通调整需求时间或方案。

出具初审意见：采购经理根据分析结果，在《采购需求申请表》中签署初审意见（如“同意采购”“需补充说明”“建议暂缓”），反馈至需求部门或直接提交至下一审批环节。

（三）第三步：分级审批与决策

责任人：按审批权限划分的责任人（如分管副总、财务负责人、总经理*）

审批权限划分（示例）：

采购金额（元）

审批人

以下5,000

需求部门负责人+采购经理

5,000-50,000

需求部门负责人+采购经理+分管副总*

50,000-200,000

需求部门负责人+采购经理+财务负责人+分管副总

200,000以上

需求部门负责人+采购经理+财务负责人+总经理

操作说明：

逐级审批：初审通过的采购需求，按权限由对应审批人进行审批，审批人需重点关注：

需求与公司战略/业务目标的匹配度；

预算支出的必要性与合理性；

成本控制是否到位（如高价值采购的成本分析是否充分）。

特殊审批：

紧急采购：需在申请表中注明“紧急采购”及原因，经需求部门负责人+采购经理+分管副总*加急审批后，可先执行采购，事后2个工作日内补齐审批流程；

预算外采购：需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门+总经理*审批通过后，方可进入采购审批流程。

审批结果反馈：所有审批环节完成后，由采购部门将最终审批结果（同意/驳回）反馈至需求部门，驳回需注明具体原因。

（四）第四步：采购执行与结果反馈

责任人：采购专员、供应商、需求部门接收人

操作说明：

采购订单下达：审批通过后，采购专员根据需求明细及询价结果，通过企业ERP系统或线下合同形式向选定供应商下达采购订单，明确交货时间、质量标准、付款方式等条款。

履约跟踪：采购专员全程跟踪订单执行进度，保证供应商按时、按质交付；若出现延迟或质量问题，需及时与供应商沟通解决，必要时启动备选供应商方案。

验收与确认：

需求部门收到货物/服务后，由指定接收人（如仓库管理员、使用部门专员）按照采购订单进行验收，填写《采购验收单》，确认数量、质量、规格等是否符合需求；

固定资产采购需additionally由行政部门核对资产信息（如设备型号、序列号），并贴好资产标签。

结果反馈：验收合格后，采购专员将《采购验收单》与采购订单、发票等资料汇总，提交至财务部门办理付款；同时将采购结果（供应商、实际成交价、交付时间等）反馈至需求部门。

（五）第五步：文档归档与流程复盘

责任人：采购专员、档案管理员

操作说明：

资料归档：采购完成后，采购专员将《采购需求申请表》《采购成本分析报告》《供应商询价表》《采购订单》《采购验收单》《发票》等资料整理成册，按“年度-月份-采购类型”分类归档，电子版同步存入企业文档管理系统。

流程复盘：每季度末，采购部门联合财务部门、需求部