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企业行政办公物资采购审批流程模板

一、适用范围与对象

二、采购审批全流程操作说明

（一）需求申请与部门初审

发起申请：需求部门根据实际工作需要，填写《物资采购申请表》（详见第三部分），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额及到货时间，并附必要说明（如新增物资需注明使用场景、替代物资需注明库存情况）。

部门审核：需求部门负责人*对申请的必要性、合理性及预算匹配度进行审核，确认无误后签字。若申请超出部门年度预算，需同步提交《预算调整申请表》，说明调整原因。

提交材料：审核通过后，需求部门将《物资采购申请表》及相关附件（如比价记录、需求说明）提交至行政部。

（二）行政部复核与统筹

库存核查：行政部对申请物资进行库存核对，确认是否存在可用库存或可替代物资，避免重复采购。

预算与合规性审核：行政部核查申请金额是否在部门预算范围内，是否符合企业采购制度（如是否需要招标、是否为定点供应商物资），并审核物资规格、数量是否与实际需求匹配。

比价与供应商确认（非紧急/小额采购）：对于单次采购金额超过企业设定小额标准（如1000元）的，行政部需至少获取2家供应商的报价，对比价格、质量、售后后，选择最优方案并填写《比价审核表》。

反馈意见：行政部完成复核后，在《物资采购申请表》中签署意见，若审核不通过，需注明原因并退回需求部门调整。

（三）采购执行与合同签订

下达采购指令：行政部根据审批通过的《物资采购申请表》，向采购员*下达采购任务，明确供应商信息、物资规格、数量、交付时间及付款方式。

订单/合同签订：采购员与供应商确认采购细节后，签订采购订单或合同（大额采购需签订正式合同，明确违约责任、质保条款等），合同文本需行政部负责人*审核后盖章生效。

订单跟踪：采购员实时跟踪订单进度，保证供应商按时按质交付，若遇延迟需提前与需求部门沟通并协调解决方案。

（四）验收入库与登记

物资验收：物资到货后，需求部门与行政部共同进行验收，核对物资名称、规格、数量、质量是否与订单一致，检查包装是否完好、有无破损。

问题处理：若发觉物资不符或质量问题，需当场拍照记录，及时联系供应商退换货，并在《验收单》中注明异常情况。

入库登记：验收合格后，行政部填写《物资入库单》，登记入库物资信息（入库日期、物资编码、数量、存放位置等），更新库存台账，并将《验收单》《入库单》反馈至财务部。

（五）财务审核与付款

票据审核：财务部收到供应商发票、《验收单》《入库单》《采购申请表》及合同后，核对票据信息是否一致、金额是否准确、审批流程是否完整。

付款审批：审核通过后，财务部根据合同约定付款方式（如预付款、货到付款），填写《付款申请单》，按审批权限提交分管领导及总经理签字。

资金支付：审批完成后，财务部通过银行转账或支票方式向供应商付款，并保留付款凭证，同时更新应付账款台账。

三、配套表格模板

表3-1物资采购申请表

申请部门

申请人

申请日期

联系电话

物资用途

预算金额

序号

物资名称

规格型号

——

———-

———-

1

2

3

附件清单（可附比价记录、需求说明、合同复印件等）：1.__________2.__________3.__________

审批意见

签字

日期

需求部门负责人*：

行政部经办人*：

行政部负责人*：

财务部审核人*：

分管领导*：

总经理*：

表3-2物资验收入库单

验收日期

验收地点

供应商名称

采购申请单号

到货批次

运单号

序号

物资名称

规格型号

——

———-

———-

1

2

异常情况说明（如有）：__________________________________________________________

行政部签字：__________需求部门签字：__________日期：__________

四、执行关键要点

（一）预算与成本控制

各部门需在年度预算内提交采购申请，超预算采购需提前1周提交《预算调整申请表》，说明调整原因及资金来源，经财务部及分管领导审核后方可推进。

行政部定期对采购物资进行价格分析，建立供应商价格档案，保证采购价格不高于市场平均水平，对高价采购需书面说明原因并备案。

（二）审批时限管理

常规采购流程审批时限：需求部门初审1个工作日，行政部复核2个工作日，采购执行3个工作日，验收入库1个工作日，财务审核付款2个工作日，总计不超过9个工作日。

紧急采购（如突发办公故障需立即修复）：需求部门可电话请示分管领导*后先行采购，但需在24小时内补填《紧急采购申请表》，注明紧急原因及审批人，后续流程按常规流程补充。

（三）采购规范与供应商管理

优先选择企业定点供应商，非定点供应商需通过资质审核（营业执照、经营许可证、质量认证等），并签订《供应商合作协议》，明确供货周期、质量标准及违约条款。

行政部每