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2025在线职业心理咨询公司咨询过程记录管理制度

1.目的

为规范2025在线职业心理咨询公司的咨询过程记录管理，确保记录的完整性、准确性、保密性和可追溯性，为咨询师提供有效的工作支持，为客户提供优质的服务，特制定本管理制度。

2.适用范围

本制度适用于2025在线职业心理咨询公司所有咨询师在咨询过程中产生的记录管理，包括但不限于文字记录、音频记录、视频记录等。

3.记录内容要求

3.1基本信息

记录客户的姓名、性别、年龄、联系方式、职业、所在行业、教育背景等基本情况。例如，客户李某，男，32岁，联系方式为手机号码138xxxx5678，职业为软件工程师，所在行业是互联网，毕业于某知名大学计算机专业。

3.2咨询背景

详细记录客户前来咨询的原因、期望解决的问题。如客户因所在公司业务调整面临岗位变动，对新岗位的职业发展感到迷茫，期望通过咨询明确职业方向。

3.3咨询过程

记录每次咨询的时间、方式（线上视频、语音、文字聊天等）、咨询师与客户的交流内容、客户的情绪状态等。例如，2025年3月10日15:0016:30通过线上视频进行咨询，客户在谈到对新岗位的担忧时情绪较为焦虑，咨询师运用倾听和共情技巧，引导客户表达内心想法。

3.4评估与分析

咨询师根据咨询过程对客户的职业能力、兴趣、价值观等进行评估分析。如通过职业兴趣测试和访谈，发现客户对数据分析工作有较高兴趣，但在相关技能方面存在不足。

3.5咨询方案与建议

记录为客户制定的咨询方案，包括短期和长期目标、具体的行动计划和建议。例如，短期目标是在一个月内掌握基础的数据分析工具，长期目标是在半年内转型为数据分析师。建议客户参加线上数据分析课程、加入相关学习社群等。

3.6咨询进展与效果

记录每次咨询后客户的进展情况、咨询效果的评估。如经过两次咨询和一个月的学习，客户已经能够熟练使用Excel进行数据处理，对职业转型的信心有所增强。

4.记录格式与方式

4.1文字记录

采用统一的文档模板，按照上述记录内容要求进行详细填写。文档格式为Word或PDF，文件名以客户姓名+咨询日期命名，如“李某docx”。

4.2音频记录

使用公司指定的录音设备或软件进行录制，录音文件以客户姓名+咨询日期+序号命名，如“李某01.mp3”。录制完成后及时将音频文件上传至公司指定的存储服务器。

4.3视频记录

同样使用公司指定的视频录制工具，视频文件命名规则与音频记录类似，如“李某01.mp4”。视频记录需注意保护客户隐私，避免出现客户敏感信息。

5.记录的保存与存储

5.1本地存储

咨询师在每次咨询结束后，应及时将记录保存到个人工作电脑的指定文件夹中。文件夹按照客户姓名进行分类管理，方便查找和整理。

5.2服务器存储

每周五下午，咨询师需将本周的咨询记录统一上传至公司的服务器存储系统。服务器采用安全可靠的存储设备，并进行定期备份，以防止数据丢失。

5.3存储期限

咨询记录的保存期限为自咨询结束之日起10年。超过存储期限的记录，需按照公司的档案销毁流程进行处理。

6.记录的查阅与使用

6.1内部查阅

公司内部人员因工作需要查阅咨询记录时，需填写《咨询记录查阅申请表》，经部门负责人批准后方可查阅。查阅人员需严格遵守保密规定，不得泄露客户信息。例如，培训部门为了对新入职咨询师进行案例教学，需要查阅相关咨询记录，需按流程申请。

6.2外部使用

原则上不对外提供咨询记录。如因法律要求或客户本人书面同意，需提供咨询记录时，需经公司管理层批准，并对记录进行必要的脱敏处理。例如，在涉及法律纠纷时，法院要求提供相关咨询记录，公司需在保护客户隐私的前提下，按照法律程序提供。

7.记录的保密管理

7.1保密责任

所有接触咨询记录的人员均需签订《保密协议》，承担保密责任。如有违反保密规定的行为，将按照公司的相关规定进行处理，情节严重的将追究法律责任。

7.2安全措施

公司采取技术和管理措施确保咨询记录的安全。例如，对服务器进行加密处理，设置不同级别的访问权限，定期进行安全漏洞检测等。

8.记录的审核与监督

8.1审核流程

每月末，部门负责人对咨询师的咨询记录进行审核。审核内容包括记录的完整性、准确性、规范性等。如发现问题，及时反馈给咨询师进行整改。

8.2监督检查

公司不定期对咨询记录的管理情况进行监督检查，确保制度的有效执行。对于违反制度的行为，及时进行纠正和处理。

9.记录的更新与维护

9.1及时更新

在每次咨询后，咨询师应及时对咨询记录进行更新，确保记录反映客户的最新情况。

9.2定期维护

每年