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采购流程及采购流程管理制度

采购流程

一、需求申请

1.需求部门根据生产计划、项目预算或日常运营需要，填写《采购申请单》，详细列明所需物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、期望到货日期等信息。

2.《采购申请单》需经部门负责人签字确认，并提交至采购部门。

二、采购计划

1.采购部门收到《采购申请单》后，进行需求审核，确认采购的必要性和合理性。

2.采购部门根据需求审核结果，制定采购计划，包括采购方式、供应商选择、采购时间安排等。

三、供应商选择

1.采购部门根据采购物品或服务的特点，通过市场调研、招标、询价等方式，选择合适的供应商。

2.供应商选择需遵循公平、公正、公开的原则，确保采购质量和服务。

四、合同签订

1.采购部门与选定的供应商就采购条款进行谈判，达成一致后，签订采购合同。

2.采购合同应明确约定物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等条款。

五、订单下达

1.采购合同签订后，采购部门向供应商下达采购订单，明确订单编号、交货时间、收货地点等信息。

2.供应商根据采购订单，安排生产或备货，确保按时交货。

六、到货验收

1.物品到货后，收货部门根据采购订单，对物品的数量、规格、质量等进行验收。

2.验收合格后，收货部门签署《到货验收单》，并提交至采购部门。

3.验收不合格的物品，应及时与供应商沟通，要求更换或退货。

七、发票核对与付款

1.采购部门收到供应商发票后，与采购订单、到货验收单进行核对，确保信息一致。

2.核对无误后，采购部门将发票提交至财务部门，办理付款手续。

3.财务部门审核无误后，按照合同约定，将款项支付给供应商。

八、采购记录与归档

1.采购部门对每次采购活动进行记录，包括采购申请、采购计划、供应商选择、合同签订、订单下达、到货验收、发票核对与付款等环节。

2.采购记录应完整、准确，并按照规定进行归档保存。

采购流程管理制度

一、采购部门职责

1.采购部门负责制定采购计划，选择供应商，签订采购合同，下达采购订单，进行到货验收，核对发票与付款等采购活动。

2.采购部门应遵循公平、公正、公开的原则，确保采购质量和服务。

二、需求部门职责

1.需求部门负责根据生产计划、项目预算或日常运营需要，提出采购需求。

2.需求部门应提供详细、准确的采购需求信息，配合采购部门完成采购活动。

三、收货部门职责

1.收货部门负责对到货物品进行验收，确保物品的数量、规格、质量符合要求。

2.收货部门应及时签署《到货验收单》，并提交至采购部门。

四、财务部门职责

1.财务部门负责审核采购发票，办理付款手续。

2.财务部门应确保付款手续符合合同约定和公司财务制度。

五、供应商管理

1.采购部门应建立供应商档案，对供应商进行评估和选择。

2.采购部门应与供应商保持良好沟通，确保采购活动的顺利进行。

六、采购质量与安全

1.采购部门应确保采购物品或服务的质量符合要求，并符合国家相关安全和环保标准。

2.采购部门应加强对供应商的监管，确保供应商提供的产品或服务符合质量与安全要求。

七、采购纪律与监督

1.采购部门应严格遵守公司采购制度和流程，确保采购活动的合规性。

2.公司应加强对采购活动的监督，确保采购活动的公平、公正、公开。

八、采购培训与提高

1.公司应定期对采购部门人员进行培训，提高采购人员的业务素质和职业道德。

2.采购部门应不断学习和提高，适应市场变化和公司发展需要。

九、采购投诉与处理

1.公司应建立采购投诉机制，接受员工和客户的采购投诉。

2.采购部门应及时处理采购投诉，确保投诉得到妥善解决。

十、制度修订与完善

1.公司应定期对采购流程管理制度进行修订和完善，确保制度的适应性和有效性。

2.采购部门应根据实际情况，提出制度修订建议，不断完善采购流程管理制度。