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档案室管理办法

第一章总则

第一条为规范本单位档案室管理工作，加强档案资源的收集、整理、保管、利用和保护，保障档案的完整、安全与有效利用，维护单位历史真实面貌，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《档案管理违法违纪行为处分规定》等相关法律法规和政策规定，结合本单位实际情况，制定本办法。

第二条本办法所称档案，是指本单位在生产经营、行政管理、业务开展、项目建设、对外交往等各项活动中形成的，对国家、单位和社会具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，包括文书档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案等。

第三条本办法适用于本单位及所属各部门、分支机构、子公司的档案形成、收集、整理、移交、保管、利用、销毁等全流程管理活动，以及档案室的日常运营和安全管理。

第四条档案管理遵循统一领导、分级负责、集中保管、规范整理、安全保密、有效利用的原则，确保档案管理工作科学化、制度化、规范化。

第五条建立健全档案管理责任体系：

（一）单位主要负责人对档案管理工作负总责，统筹协调档案管理重大事项；

（二）综合管理部门是档案管理的职能部门，档案室具体负责档案的日常收集、整理、保管、利用等工作；

（三）各部门指定专人担任档案联络员，负责本部门形成档案的初步收集、整理和移交工作；

（四）全体员工有保护档案的义务，不得擅自损毁、篡改、隐匿、伪造档案。

第二章档案机构与人员管理

第六条档案室实行专人负责制度，配备政治素质高、责任心强、具备档案管理专业知识和技能的专职档案管理人员；档案管理人员应保持相对稳定，确需调整的，需提前做好工作交接，确保档案管理工作连续。

第七条档案管理人员的主要职责：

（一）贯彻执行国家档案管理相关法律法规和单位档案管理规定，制定档案室年度工作计划和管理制度；

（二）负责档案的收集、整理、鉴定、分类、编号、归档、保管、统计等工作；

（三）负责档案的查阅、借阅、复制等利用管理，提供档案服务；

（四）负责档案库房的日常管理，落实防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”措施；

（五）负责档案的数字化建设和电子档案管理，保障电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性；

（六）参与档案的销毁鉴定和报批工作；

（七）组织开展档案管理相关培训和宣传工作，提高全体员工的档案意识。

第八条档案管理人员应参加专业培训和业务学习，不断提高业务能力和综合素质；严格遵守档案管理纪律和保密规定，不得泄露档案内容。

第九条建立档案管理工作考核机制，将档案收集、移交、保管、利用等情况纳入各部门和相关人员的绩效考核，对表现突出的单位和个人给予表彰奖励，对违反规定的予以追责。

第三章档案收集与移交

第十条档案收集实行“谁形成、谁负责”的原则，各部门在工作中形成的各类档案材料，由档案联络员及时收集、整理，确保档案材料的完整、准确。

第十一条档案收集范围包括：

（一）文书档案：各类公文、会议记录、决议、请示、批复、报告、总结、合同协议、规章制度、表彰奖励文件、人事任免文件等；

（二）会计档案：会计凭证、会计账簿、财务会计报告、审计报告、税务申报材料等；

（三）声像档案：照片、录音、录像、光盘等载体记录的重要活动、会议、项目等资料；

（四）电子档案：计算机生成的各类文档、数据、图表、程序等，包括存储在硬盘、U盘、移动硬盘等载体上的电子文件；

（五）实物档案：奖牌、奖杯、证书、印章、纪念品等具有保存价值的实物；

（六）其他具有保存价值的档案材料。

第十二条档案材料形成后，档案联络员应在规定时间内进行初步整理，按要求分类、组卷、装订，填写档案移交清单。

第十三条档案移交实行定期移交制度：

（一）文书档案、声像档案、实物档案等，每年第一季度完成上一年度档案的整理和移交工作；

（二）会计档案由财务部门整理立卷后，暂存财务部门保管1年，期满后移交档案室统一保管；

（三）电子档案应与纸质档案同步形成、同步整理、同步移交，移交时需附带元数据和相关说明文档；

（四）重大项目、重要活动形成的档案，在项目结束或活动完成后3个月内完成移交。

第十四条档案室接收档案时，应与移交部门共同核对档案移交清单，检查档案材料的完整性、规范性和装订质量，核对无误后双方在移交清单上签字确认，移交清单一式两份，双方各执一份存档。

第十五条对移交的档案材料存在不完整、不规范等问题的，档案室应退回移交部门补充完善后再行接收。

第四章档案整理与归档

第十六条档案整理应遵循分类科学、组卷合理、编号规范、装订整齐的原则，便于保管和利用。

第十七条档案分类采用年度—机构（部门）—保管期限分类法，具体分类方案由档案室制定并报分管领导审批后执行。

第十八条档案保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种，按照国家档