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企业燃料采购标准流程及管理手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范企业燃料采购行为，确保采购过程的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障企业生产经营活动对燃料的持续、稳定、高质量需求，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于公司及各下属单位（以下统称“公司”）所有生产用主要燃料的采购活动。非生产用燃料及零星采购可参照本手册执行，或另行制定简化流程。

1.3基本原则

燃料采购应遵循以下基本原则：

1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。

2.需求导向原则：以生产实际需求为出发点，确保燃料的及时供应和质量达标。

3.性价比最优原则：在保证质量的前提下，力求以最合理的价格采购燃料，追求综合成本最低。

4.阳光采购原则：采购过程应公开透明，鼓励竞争，防止暗箱操作。

5.风险控制原则：充分识别和评估采购过程中的各类风险，并采取有效措施进行防范和控制。

第二章采购标准流程

2.1需求提报与计划编制

1.需求收集：各生产单位根据生产计划、设备状况及库存水平，定期（如每月、每季度）提出燃料需求计划，明确燃料种类、规格型号、质量要求、预估数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。

2.需求审核：采购部门会同相关技术部门（如设备部、生产技术部）对各单位提报的需求计划进行审核，重点审核其合理性、准确性及与生产计划的匹配度。

3.采购计划编制：采购部门结合审核后的需求计划、现有库存、市场行情及运输周期等因素，编制公司月度、季度或年度燃料采购计划，报公司相关领导审批后执行。采购计划应包括采购燃料的种类、数量、质量标准、预计单价、采购方式、到货时间等。

2.2供应商管理

1.供应商准入：建立供应商准入制度。潜在供应商需提供营业执照、相关生产经营许可证、质量体系认证证书、产品检验报告、业绩证明等资料。采购部门会同技术、质量、法务等部门对供应商进行资格审查和实地考察（必要时），符合要求的纳入合格供应商名录。

2.供应商评估与分级：定期对合格供应商的产品质量、价格水平、交货及时性、售后服务、履约能力、财务状况及社会责任等方面进行综合评估，并根据评估结果进行分级管理。评估结果作为后续合作及订单分配的重要依据。

3.供应商关系维护与动态管理：与主要供应商建立长期稳定的合作关系。对不合格或出现严重问题的供应商，应及时从合格供应商名录中清除。鼓励供应商进行技术创新和服务改进。

2.3采购执行

1.采购方式选择：根据采购金额、市场竞争程度及公司相关规定，选择合适的采购方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等。大额或长期采购原则上应采用招标方式。

2.询比价/招投标：

*询比价：对于适用询比价的采购项目，采购部门应向至少三家及以上合格供应商发出询价单，明确采购需求、质量标准、交货期、付款方式等，要求供应商在规定时间内报价。对供应商报价进行比较分析，必要时进行技术澄清和商务谈判。

*招投标：对于适用招标的采购项目，应严格按照公司招标管理办法执行，包括编制招标文件、发布招标公告/邀请书、组织开标、评标、定标等程序，确保招标过程的公开、公平、公正。

3.合同签订：根据询比价结果或中标通知书，采购部门与选定的供应商签订书面采购合同。合同内容应包括燃料名称、规格型号、数量、质量标准、价格、交货地点、交货时间、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等关键条款。合同签订前需履行必要的法务审核和审批程序。

2.4合同履行与交付

1.订单下达：合同签订后，采购部门根据生产进度和采购计划，向供应商下达具体的采购订单，明确批次交货数量和时间。

2.生产/备货跟踪：采购部门应与供应商保持沟通，必要时对燃料生产或备货过程进行跟踪，确保按期交货。

3.运输与接收：供应商按照合同约定的运输方式将燃料运至指定地点。仓储或使用部门负责燃料的接收，核对送货单与采购订单、合同的一致性，检查包装是否完好。

4.质量检验与数量验收：

*质量检验：质量管理部门或指定的检验人员按照合同约定的质量标准和检验方法对到厂燃料进行抽样检验，并出具检验报告。检验合格后方可入库或投入使用；不合格品按合同约定进行处理（如退货、换货、索赔等）。

*数量验收：仓储部门对燃料的实际数量进行清点或计量（如过磅、检尺等），确保与订单及送货单一致。

5.入库与结算：验收合格的燃料办理入库手续，登记库存台账。采购部门根据合同、验收合格证明、检验报告、发票等凭证，按照公司财务制度办理付款结算手续。

2.5记录与档案管理

采购全过程的相关文件资料，如需求计划、采购计划、招标文件、投标文件、中标通知书、采购合同、订单、送货单