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办公室档案管理培训课件

第一章档案管理基础知识

档案的定义与价值什么是档案？档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在各项活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。它不仅是过去工作的真实反映，更是未来决策的重要参考。档案的核心价值凭证价值：证明权利义务关系，为法律纠纷提供证据参考价值：为工作查考和科学研究提供依据决策支持：帮助管理层做出明智的战略决策

档案的种类与形式文书档案包括规章制度、会议纪要、通知公告、请示报告、合同协议等日常办公文件，是最常见的档案类型。科技档案涵盖设计图纸、技术标准、研发报告、专利文件、产品规格等技术性文件，记录着企业的技术积累。专门档案包括人事档案、财务档案、诉讼档案等专业领域档案，具有特殊的管理要求和保密级别。按载体形式分类纸质档案传统的纸张文件，需要物理空间存储，便于直接查阅和归档。电子档案数字化文件，节省空间，便于检索和远程访问，是未来发展趋势。

档案管理的重要性1保障档案完整性和安全性通过规范化的收集、整理和保管流程，确保档案不丢失、不损毁、不泄密，维护档案的真实性和可靠性，为企业资产保驾护航。2提高信息检索效率，支持业务开展科学的分类编号体系和现代化的检索工具，能够快速定位所需档案，大幅提升工作效率，为各部门业务开展提供及时有效的信息支持。遵守法律法规，防范法律风险

档案管理企业记忆的守护者每一份档案都承载着企业的历史，每一次归档都是对未来的负责。让我们用专业的态度和规范的方法，守护好这些珍贵的企业记忆。

第二章档案收集与整理规范档案的收集与整理是档案管理工作的基础环节，直接影响档案的质量和利用效率。掌握科学的收集整理方法，是做好档案工作的关键。

档案收集的基本要求收集原则：齐全、真实、及时档案收集工作必须做到三个齐全：文件材料齐全、手续齐全、内容齐全。收集的档案必须是原件或经过认证的复制件，确保档案的真实性和法律效力。时效性至关重要。应在文件办理完毕后及时收集归档，避免文件散失或遗漏。一般要求在次年3月底前完成上年度档案的收集整理工作。工作方法：平时积累与集中归档结合建立平时归档制度，各部门及时移交已办结文件设置归档责任人，明确收集范围和时间节点实行年终集中整理，统一检查、补充和完善采用归档清单制，确保应归尽归，不漏不重

档案整理的核心原则01年度分类按文件形成或归档的年度进行分类，通常采用文件落款时间或会议召开时间作为分类依据。跨年度文件归入办结年度。02保管期限划分根据档案价值划分为永久、30年、10年三个保管期限。重要决策、资产证明类为永久；业务管理类为30年；一般事务类为10年。03机构或问题分类在同一年度、同一保管期限内，按文件形成部门或问题类别进行分类，便于检索和管理。件内文件排序规则正文在前文件正文排在最前面附件在后附件紧随正文排列正本优先正本在前，副本在后批复在前批复在前，请示在后

档案归档的具体操作档案编号规则详解档案编号是档案管理的身份证，采用五段式编码体系：全宗号-年度-保管期限-机构代码-件号。例如：A001-2024-Y-XZB-0158全宗号标识档案形成单位的唯一代码年度文件形成或归档的公历年份保管期限Y-永久/D-30年/S-10年机构代码文件形成部门的简称代码件号同一分类下的流水顺序号页码编制规范采用阿拉伯数字逐页编号，从1开始编号位置：正面右上角，背面左上角字体要求：清晰、工整，不压盖文字内容空白页不编号，但要在档案说明中注明图纸、照片等特殊载体可在背面或边角编号归档质量检查要点文件材料是否齐全完整分类是否准确，保管期限是否合理排序是否符合规范要求编号是否连续，有无重号漏号页码是否准确，标注位置是否统一装订是否牢固，有无破损污损

档案装订方式介绍1线装法（三孔一线）适用范围：永久、30年保管期限的重要档案装订材料：使用纯棉线或麻线，不易老化断裂技术要点：在档案左侧打三个孔，孔距均匀（上下边距3cm，中间孔居中），用线穿过打结固定。线头长度保持在5-8cm，既牢固又美观。2胶装法（无酸胶水）适用范围：10年保管期限的一般档案，或页数较多的档案装订材料：使用无酸PVA胶水，防止纸张酸化技术要点：将档案边缘磨平，均匀涂胶，压实固化。注意胶水用量适中，避免渗透到文字内容。3夹装法（金属夹具）适用范围：临时性档案或经常需要调整的档案装订材料：使用不锈钢长尾夹或档案夹技术要点：在档案左侧打孔，用金属夹具固定。优点是可随时增减文件，缺点是长期保存不如线装牢固。装订质量标准孔位要求打孔位置准确，孔距均匀，孔径一致（约5mm），孔边距离适当牢固程度装订牢固，翻阅时不松散不脱页，但也不能过紧影响翻阅外观质量封面信息完整清晰，装订整齐美观，无污损破损

档案装订流程标准化操作1准备阶段检查文件完整性，去除金属物，整理排序2打孔穿线按标准位