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标准化会议纪要模板及填写规范

三、详细填写规范与说明

（一）会议基本信息

此部分旨在快速定位会议属性与参与人员，是后续查阅与追溯的基础，信息务必准确无误。

*会议名称：应简明扼要，能直接反映会议的核心内容或性质。可采用“[主体/项目]+[事项/类型]+会议”的结构，例如“新产品上市策略研讨会”、“三季度销售目标分解会”。避免使用过于笼统的名称。

*会议时间：需精确到分钟，包含开始与结束时间。采用“YYYY年MM月DD日(星期X)HH:MM-HH:MM”的标准格式，确保时间表述的统一性。

*会议地点：明确具体。线下会议注明会议室编号或具体地址；线上会议注明平台名称及会议号（如有密码可内部另行告知）。

*主持人/记录人：填写全名，并可根据需要注明其所属部门或职务，以明确责任主体。

*参会人员：应完整记录所有实际出席人员。可先列出主要负责人，再按部门或职级顺序排列，或统一按姓氏笔画/拼音排序。为清晰起见，可在姓名后用括号注明部门及职务，例如“张三（市场部经理）”。

*缺席人员：如有重要人员缺席，应记录其姓名、部门职务及简要缺席原因（如“因病请假”、“因公外出”）。一般参会人员的缺席可根据会议重要性决定是否记录。

*会议议题：提前列出会议将讨论的核心议题，使与会者对会议重点有预期，也为纪要正文的议题展开提供指引。数量不宜过多，以确保会议效率。

（二）议题讨论与决议

此部分是会议纪要的核心，需客观、准确地再现会议的讨论过程与最终成果，是决策的正式记录。

*议题编号与标题：每个议题应有清晰的编号和标题，与“会议基本信息”中的议题相对应或进一步细化。

*讨论要点：这是记录的难点，需捕捉关键信息。应围绕议题，简要记录讨论的主要方向、不同观点、关键论据、数据引用及重要的信息交换。避免逐字逐句记录发言，而是提炼要点，突出讨论的焦点和分歧（若有）。记录时应保持中立，不加入个人主观判断。可采用“谁提出了什么观点/信息”的模式，但无需每句都注明发言人，除非是关键论点或需要明确责任的表述。

*决议/共识：这是会议成果的集中体现，必须清晰、明确、无歧义。应使用肯定、决断的语气，明确说明会议就该议题做出了什么决定，达成了哪些共识。避免使用“大家都觉得”、“好像同意”等模糊词语。若讨论后暂未形成决议，也应明确记录，如“本次会议暂不对此议题做决议，待进一步调研后再议”。

（三）待办事项

这是会议决策落地的关键一环，是行动的指令，必须具备可操作性。

*任务描述：应具体、明确，说明“做什么”，避免空泛。任务描述应具有可执行性，让人一看就知道如何行动。例如，“优化方案”不如“根据会议意见修改XX方案，并提交修订版”。

*责任人：明确具体的负责人，避免“相关部门”、“大家”等模糊指向。多人协作的任务，应明确主要负责人及配合人。

*预计完成时间：设定清晰的时间节点，采用“YYYY-MM-DD”格式，便于进度追踪和考核。避免使用“尽快”、“近期”等不确定表述。

*备注：可填写完成任务所需的资源支持、注意事项或其他补充说明。

（四）其他事项

用于记录不便归入上述议题，但对组织或相关人员有重要参考价值的信息。

*如后续会议的初步安排、需要广而告之的通知、重要外部信息的提示等。此部分并非必需，根据会议实际情况决定是否填写。

（五）分发范围

明确纪要需要发送给哪些个人或部门，确保相关人员能够及时获取会议信息，便于工作协同。

（六）附件

如有支撑会议讨论或决策的重要文件、报告、数据图表等，可在此列出，便于查阅。附件本身应作为纪要的补充材料一同分发或归档。

（七）签署与日期

*记录人：记录人签名，以示负责。

*审阅人(可选)：对于重要会议纪要，可由会议主持人或相关负责人审阅并签名，以确保纪要内容的准确性和权威性。

*日期：填写纪要完成并发出的日期。

四、会议纪要撰写通用技巧与注意事项

*及时性：会议结束后应尽快整理纪要，趁记忆清晰，确保信息准确。一般建议在会议结束后24小时内完成。

*客观性：忠实记录会议内容，不掺杂个人观点和情感色彩。对不同意见的记录应保持中立。

*准确性：人名、职务、数据、时间、决议内容等关键信息务必核对无误。涉及专业术语或特定表述，应准确使用。

*简洁性：语言精炼，避免冗余和不必要的修饰。突出重点，抓住核心。

*逻辑性：结构清晰，层次分明，议题之间、讨论与决议之间的逻辑关系要明确。

*可读性：排版整洁，段落清晰，适当使用项目符号、编号等，便于阅读和查找信息。

*保密性：根据会议内容的敏感程度，遵守组织的保密规定，控制分发范围。

*确认机制：重要