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职业卫生档案管理与归档指南

引言

职业卫生档案管理是企业落实职业健康主体责任、保障劳动者职业健康权益、规范职业健康管理行为的重要基础性工作。健全的职业卫生档案不仅是企业职业健康管理水平的直接体现，也是应对监管检查、处理职业健康纠纷、追溯职业危害因素的关键依据。本指南旨在为企业提供一套系统、规范、实用的职业卫生档案管理与归档操作指引，以期推动企业职业卫生管理工作的科学化、标准化和常态化。

一、职业卫生档案的构成与核心内容

职业卫生档案并非单一文件，而是一个由多个相互关联、互为补充的文件集合而成的有机体系。其核心内容应全面反映企业职业健康管理的全过程。

（一）基础管理类档案

此类档案是职业卫生管理工作的基石，主要包括：

1.企业职业健康管理组织机构及人员任命文件：明确企业职业健康管理的负责部门、分管领导及专职/兼职职业健康管理人员。

2.职业健康管理制度汇编：涵盖职业病危害防治责任制度、职业病危害警示与告知制度、职业病危害项目申报制度、职业病防治宣传教育培训制度、职业病防护设施维护检修制度、个体防护用品管理制度、职业病危害因素监测及评价制度、劳动者职业健康监护及其档案管理制度、职业病危害事故处置与报告制度、职业病应急救援预案等。

3.职业病危害项目申报相关材料：包括申报回执、申报内容等。

4.建设项目职业卫生“三同时”档案：包括建设项目职业病危害预评价报告、审查意见、职业病防护设施设计专篇、审查意见、职业病危害控制效果评价报告、验收意见等相关材料。

（二）职业病危害因素识别、检测与评价档案

此类档案是掌握企业职业病危害状况的关键，主要包括：

1.职业病危害因素识别与清单：对生产经营过程中存在的各类职业病危害因素（如粉尘、化学毒物、物理因素等）进行辨识、分类和登记。

2.职业病危害因素定期检测与评价报告：包括委托具备资质的技术服务机构出具的定期检测报告、现状评价报告、专项评价报告等。

3.日常监测记录：企业自行开展的职业病危害因素日常监测数据记录。

（三）劳动者职业健康监护档案

此类档案直接关系到劳动者的健康权益，应严格按照隐私保护要求进行管理，主要包括：

1.职业健康检查汇总报告与结论：包括上岗前、在岗期间、离岗时以及应急职业健康检查的汇总材料。

2.劳动者个人职业健康监护档案：为每位接触职业病危害因素的劳动者建立个人档案，内容应包括劳动者基本信息、职业史、既往史、职业病危害接触史、历次职业健康检查结果及处理情况、职业病诊疗等资料。

3.职业禁忌证和疑似职业病人员的处理记录：包括调离岗位、医学观察、诊断治疗等跟踪记录。

（四）职业健康宣传培训档案

此类档案反映企业在提升员工职业健康素养方面的努力，主要包括：

1.职业健康培训计划、培训记录及考核资料：记录培训时间、地点、内容、授课人、参训人员签到、考核结果等。

2.宣传教育材料：包括使用的教材、课件、宣传画、影像资料等。

（五）职业病危害防护设施与个体防护用品档案

此类档案体现企业在职业病危害控制方面的投入与措施，主要包括：

1.职业病危害防护设施配置、维护、检修记录：如通风、排毒、除尘、降噪、隔热等设施的台账及维护保养记录。

2.个体防护用品采购、发放、使用及培训记录：包括个体防护用品的选型、验收、发放登记、使用指导和培训记录。

（六）职业病事故应急与处理档案

此类档案用于应对突发职业健康事件，主要包括：

1.职业病危害事故应急救援预案及演练记录。

2.职业病事故报告、调查处理记录（如有）。

二、职业卫生档案的管理流程与归档要求

职业卫生档案的管理是一个动态过程，需遵循规范的流程，确保档案的完整、准确、系统和安全。

（一）档案的形成与收集

1.源头控制：各相关部门（如安全、人事、生产、设备等）在开展职业卫生相关工作时，应及时形成和收集具有保存价值的文件材料，确保档案材料的原始性和真实性。

2.明确责任人：指定专人负责各部门职业卫生文件材料的初步收集、整理和移交工作。

（二）档案的整理与归档

1.及时归档：各项工作完成后，相关文件材料应在规定时间内整理归档，避免遗漏和延误。

2.规范整理：

*分类：按照前述档案构成的大类进行分类，大类下可根据需要设二级类目。

*组卷：将同一类别的、具有内在联系的文件材料组合成卷或册。

*编号：对案卷和卷内文件进行系统编号，便于检索。编号规则应统一规范。

*装订：采用符合档案管理要求的装订方式，确保整齐牢固。

*填写卷内目录和备考表：卷内目录应清晰列出文件序号、文号、责任者、文件题名、日期、页号等；备考表注明卷内文件的完整性、修改情况等。

3.电子档案管理：鼓励采用信息化手段进行档案管理。电子档案的形成、收集、整理、归档应