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工程质保金扣除通知及函件范例

在工程建设领域，质保金制度是保障工程质量、约束承包方履行保修义务的重要手段。当工程在缺陷责任期内出现质量问题，且承包方未能按合同约定及时履行维修义务或维修效果未达要求时，发包方依据合同约定扣除相应质保金，既是维护自身权益的必要措施，也是规范市场行为的体现。一份规范、严谨的质保金扣除通知，是确保这一过程合法合规、避免争议的关键。

一、工程质保金扣除通知的核心要义

工程质保金扣除通知，是发包方在决定扣除承包方质保金时，向承包方发出的正式书面文件。其核心目的在于：

1.正式告知：明确、正式地将扣除质保金的决定通知承包方。

2.阐述依据：清晰说明扣除质保金所依据的合同条款、法律规定以及事实理由。

3.明确细节：详细列出需扣除的质保金金额、对应的质量缺陷、维修情况（或未维修情况）等。

4.后续安排：告知承包方扣除后的后续处理方式，如是否保留追索权、剩余质保金的处理等。

二、规范扣除通知的核心要素

一份具备法律效力和实操性的质保金扣除通知，应包含以下核心要素：

1.标题：明确标识为“关于[项目名称]工程质保金扣除的通知”。

2.编号：（若公司有文件编号体系）便于归档和追溯。

3.致送单位：承包方全称。

4.发函单位：发包方全称，并加盖公章。

5.日期：发函的正式日期。

6.工程基本信息：项目名称、合同编号、开工/竣工日期、质保金总额、缺陷责任期等。

7.扣除依据：

*合同依据：引用合同中关于质保金扣除的具体条款（如《建设工程施工合同》通用条款或专用条款中相关约定）。

*事实依据：详细描述工程存在的质量缺陷问题（部位、性质、发现时间等），承包方未履行或未适当履行保修义务的具体情况（通知维修的时间、方式、承包方的响应及处理情况等）。

8.扣除金额及计算方式：

*明确本次拟扣除的质保金具体金额。

*若涉及维修费用，需说明维修费用的构成（如发包方委托第三方维修的合同、发票等关键凭证的简要提及）。

9.处理意见：

*明确扣除后质保金的余额（如有）及处理方式。

*说明是否保留因该质量问题可能产生的其他损失的追索权。

10.异议处理：告知承包方如对本通知有异议，应在规定期限内以书面形式提出，并说明处理异议的途径和联系方式。

11.联系方式：发包方联系人、联系电话、电子邮箱等。

三、工程质保金扣除通知函件范例

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关于[XX小区一期]工程质保金扣除的通知

[承包方全称]：

根据我方与贵司签订的《[XX小区一期]建设工程施工合同》（合同编号：[HT-XXXX-XXX]，以下简称“合同”），贵司承建的[XX小区一期]工程已于[YYYY年MM月DD日]通过竣工验收，进入缺陷责任期，缺陷责任期至[YYYY年MM月DD日]止。该工程质保金总额为[人民币XX万元]。

一、扣除事由及依据：

1.质量缺陷情况：

我方于[YYYY年MM月DD日]在对[XX小区一期X号楼X单元]进行日常检查时，发现[该单元地下室墙面存在多处渗漏现象，导致墙面腻子层起鼓、脱落，影响正常使用]。（此处应详细、客观描述质量问题，可附照片、检查记录等作为佐证）。

2.通知维修及贵司响应情况：

我方于[YYYY年MM月DD日]通过[书面/邮件/传真，具体方式请注明]向贵司发出《工程质量问题维修通知书》（编号：[WX-XXXX-XXX]），要求贵司在收到通知后[X]日内派员核查并制定维修方案，于[X]日内完成维修工作。

截至本通知发出之日，贵司[未在规定期限内派员到场/虽派员到场但未在合理期限内完成维修/维修后问题仍未解决——请根据实际情况选择并简述]。

3.合同依据：

根据合同第[X]章第[X]条[“缺陷责任与保修”]中关于“在缺陷责任期内，因承包人原因造成的缺陷，承包人应负责维修，并承担鉴定及维修费用。如承包人未在合理期限内修复，发包人可委托第三方修复，所需费用由承包人承担，发包人有权从质保金中扣除”]的约定，我方有权扣除相应质保金用于支付维修费用。

二、扣除金额及说明：

鉴于贵司未能按合同约定履行保修义务，为避免损失扩大，我方已于[YYYY年MM月DD日]委托[第三方维修单位名称]对上述质量缺陷进行了修复。该维修工程已于[YYYY年MM月DD日]完成并通过我方验收，共产生维修费用合计人民币[XX万元]（大写：[人民币XX万元整]）。（可简要说明费用构成，如人工费、材料费等）

根据上述合同约定及实际发生的维修费用，我方决定从贵司在本工程的质保金中扣除人民币[XX万元]（大写：[人民币XX万元整]）。

三、后续处理：

1.扣除上述款项后，贵司在本工程的剩余质保金为人民币[XX万元]（如有，需说明；如无，则注明“质保金已全额扣除”）。

2.我方保留因本