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企业合同管理规范手册

1.第一章合同管理总体原则

1.1合同管理目标与原则

1.2合同管理组织架构

1.3合同管理流程规范

1.4合同管理责任分工

1.5合同管理信息化建设

2.第二章合同签订管理

2.1合同签订前的准备

2.2合同文本的拟定与审核

2.3合同签订的流程与要求

2.4合同签订的合规性检查

2.5合同签订的记录与存档

3.第三章合同履行管理

3.1合同履行的监控与跟踪

3.2合同履行中的变更与解除

3.3合同履行的验收与评估

3.4合同履行的争议处理

3.5合同履行的记录与归档

4.第四章合同档案管理

4.1合同档案的分类与编号

4.2合同档案的整理与归档

4.3合同档案的借阅与调阅

4.4合同档案的保管与销毁

4.5合同档案的电子化管理

5.第五章合同风险防控

5.1合同风险识别与评估

5.2合同风险防控措施

5.3合同风险的预警与应对

5.4合同风险的法律审查

5.5合同风险的定期评估与改进

6.第六章合同法律合规管理

6.1合同法律效力的确认

6.2合同法律条款的合规性检查

6.3合同法律适用的规范性

6.4合同法律纠纷的处理

6.5合同法律合规的监督与审计

7.第七章合同管理信息化建设

7.1合同管理系统的功能要求

7.2合同管理系统的数据标准

7.3合同管理系统的安全与权限管理

7.4合同管理系统的运行与维护

7.5合同管理系统的培训与支持

8.第八章附则与附件

8.1本手册的适用范围

8.2本手册的修订与解释

8.3附件清单

8.4附录与参考资料

第一章合同管理总体原则

1.1合同管理目标与原则

合同管理在企业运营中具有基础性、全局性与长期性的作用。其核心目标是确保合同在签订、履行、变更、终止等全生命周期中实现合法合规、风险可控、效益最大化。原则方面，应遵循“合法合规、风险可控、效率优先、协同推进”的八字方针。根据行业实践，合同管理需在法律框架内进行，确保合同内容符合国家法律法规及企业内部制度。同时，合同管理应注重风险识别与评估，通过事前预防、事中控制与事后监督相结合，降低合同履行过程中的法律与财务风险。据统计，企业合同纠纷中约有40%源于合同条款不清晰或履行不规范，因此合同管理需具备高度的规范性和可操作性。

1.2合同管理组织架构

合同管理应建立由高层领导牵头、相关部门协同配合的组织体系。通常包括合同起草、审核、签订、执行、归档及档案管理等环节。根据企业规模，可设立专门的合同管理部门或由法务、业务、财务等多部门联合运作。例如，某大型制造企业设有合同管理专员，负责合同的统一归档与系统管理，确保合同信息的准确性和时效性。合同管理应明确各岗位职责，如合同起草人需确保内容合法合规，审核人需进行法律风险评估，执行人需确保合同条款落实到位。组织架构的合理设置有助于提升合同管理效率，减少重复劳动与信息不对称。

1.3合同管理流程规范

合同管理流程应遵循“立项—起草—审核—签订—执行—归档”的标准流程。在合同起草阶段，需明确合同标的、主体、金额、履行期限等关键要素，确保条款清晰、内容完整。审核阶段应由法务或法律专家进行合规性审查，评估合同风险并提出修改建议。签订阶段需确保双方签字盖章，留存原件，避免后续争议。执行阶段需跟踪合同履行情况，定期进行履约评估，确保合同目的实现。归档阶段则需按照合同类型、签订时间等分类存档，便于后续查询与审计。根据行业经验，合同管理流程的标准化可减少30%以上的管理成本，提高合同执行效率。

1.4合同管理责任分工

合同管理需明确各岗位的职责边界，确保责任到人、权责清晰。合同起草人需负责合同文本的撰写与初步审核，确保内容符合业务需求与法律要求。合同审核人需对合同条款进行法律风险评估，提出修改意见，确保合同合法有效。合同执行人需负责合同履行过程中的协调与监督，确保合同条款落实。合同归档人需负责合同资料的整理与存储，确保档案完整、可追溯。根据行业实践，责任分工应结合岗位职责与工作量，避免职责模糊导致的管理漏洞。例如，某企业将合同管理责任分配为“业务部门负责起草与执行，法务部门负责审核与合规，档案部门负责归档与查询”，形成多部门协同机制。

1.5合同管理信息化建设

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