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文档管理流程标准化手册

前言

为规范组织内部文档的创建、审核、发布、归档、借阅及销毁等全生命周期管理，保证文档的规范性、安全性、可追溯性，提高工作效率，特制定本手册。本手册适用于各类企事业单位、团队协作场景，旨在通过标准化流程减少管理混乱，保障文档质量与信息安全。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本手册适用于组织内所有正式文档的管理，包括但不限于：制度文件、项目方案、会议纪要、合同协议、技术手册、培训资料、报表数据等。电子文档与纸质文档均需遵循本流程。

（二）典型应用场景

项目全周期管理：从项目立项方案、需求文档到验收报告的全流程文档管控；

制度体系建设：公司级、部门级管理制度、流程规范的制定与修订；

跨部门协作：涉及多部门参与的合同、协议、联合方案的审批与分发；

知识沉淀与复用：技术经验、业务流程等隐性知识的文档化与归档管理；

合规与审计：满足内外部审计要求的文档留存与追溯。

二、文档全生命周期管理流程

文档管理遵循“创建-审核-发布-归档-借阅-销毁”的闭环流程，各环节责任到人、规范操作，保证文档从产生到销毁的全过程可控。

（一）文档创建与命名规范

1.创建主体

制度类文档：由行政部*或相关业务主管部门牵头组织编写；

项目类文档：由项目负责人*或指定核心成员编写；

技术类文档：由技术部门*或专项技术负责人编写；

临时性文档（如会议纪要）：由会议记录人*编写。

2.命名规则

文档名称需简洁明确，包含核心信息，统一格式为：[部门/项目名称]-[文档类型]-[创建日期（YYYYMMDD）]-[版本号]

示例：市场部-2024年Q3营销方案V1.0

版本号规则：初始版本为V1.0，修订依次递增（V1.1、V2.0…），重大修订需升级主版本号。

3.内容要素

文档内容需完整、准确，包含以下基本要素（根据类型可调整）：

封面（文档名称、编号、创建部门、日期、版本号）；

目录（章节页码）；

（背景、目的、范围、内容、职责、附则等）；

附件（相关图表、数据、参考文献等）；

审批栏（创建人、审核人、批准人签字及日期）。

（二）审核流程详解

审核是保证文档质量与合规性的关键环节，根据文档重要性分级审核，具体

1.审核分级

文档类型

审核级别

审核人职责

日常事务类

单级审核

部门主管*审核内容完整性

一般业务类

双级审核

部门主管初审+相关业务部门复审

重大/涉密类

三级审核

部门主管初审+法务/风控复审+总经理*终审

2.审核要点

内容审核：是否符合公司战略、制度要求，数据是否准确，逻辑是否清晰；

格式审核：命名是否规范，排版是否统一，要素是否齐全；

合规审核：是否涉及法律法规、敏感信息，是否符合保密要求。

3.审核时限

单级审核：1个工作日内完成；

双级审核：2个工作日内完成；

三级审核：3个工作日内完成。

若需修改，审核人需明确标注修改意见，反馈至创建人修订后重新提交审核。

（三）发布与分发管理

1.发布条件

文档需经全部审核环节通过，由最终批准人签字确认后方可发布。

2.发布渠道

电子文档：通过内部OA系统、共享云盘（如企业钉钉文档）发布，设置查阅权限（仅查阅、可编辑）；

纸质文档：由行政部*统一编号、打印、盖章后分发，分发需登记《文档分发记录表》（见模板三）。

3.版本控制

发布后文档不得随意修改，如需修订需重新走审核流程；

最新版本发布后，旧版本自动失效，由管理部门回收或屏蔽，避免误用。

（四）归档与存储管理

1.归档范围

所有已发布、无后续修订需求的正式文档均需归档，包括电子版与纸质版。

2.归档责任

电子文档：创建部门在发布后1个工作日内至指定服务器/云盘，并填写《电子文档归档登记表》（见模板一）；

纸质文档：行政部*在收到后2个工作日内分类整理至档案室，填写《纸质文档归档清单》（见模板二）。

3.存储要求

电子文档：按“年度-部门-类型”分级存储，定期备份（每月1次），备份介质包括本地服务器与云端；

纸质文档：存放在防火、防潮、防虫的档案柜中，标注清晰标签（如“2024年-行政部-制度文件”）；

涉密文档：单独存储，加密管理，查阅需经部门负责人*及以上级别审批。

（五）借阅与使用管理

1.借阅权限

普通文档：部门内部员工可直接查阅，跨部门借阅需经本部门主管*同意；

涉密文档：需填写《涉密文档借阅申请表》（见模板四），经部门负责人及保密办审批。

2.借阅流程

借阅人填写《文档借阅登记表》（见模板五），注明文档名称、借阅事由、借阅期限；

审批人审批通过后，借阅人领取/查阅文档；

借阅期限：普通文档不超过3个工作日，涉密文档不超过1个工作日；

到期需续借的，需重新申请，续借不超过原期限。

3.使用规范

借阅文档不得涂改、转借、复制（经审批的除外）；

涉密文档不得带离办公