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企业采购申请与审批标准流程表

一、适用范围与应用场景

本流程适用于企业内部各类采购活动的规范化管理，涵盖日常办公物资采购、项目所需设备/材料采购、固定资产新增采购等场景。无论是常规的文具、耗材采购，还是涉及金额较大、技术复杂的专业设备采购，均需通过本流程完成申请与审批，保证采购行为合规、高效，同时实现成本可控与资源合理配置。

二、标准操作流程详解

1.采购需求发起与申请

责任主体：需求部门经办人（*）

操作内容：

（1）需求部门根据实际工作需要（如新员工入职、项目启动、设备维修替换等），明确采购物品的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途说明及期望交付时间；

（2）填写《采购申请单》（见模板表格），附上相关支撑材料（如技术参数要求、比价记录（若有）、项目立项批复（针对项目采购）等）；

（3）检查申请信息完整性，保证无漏填、错填，提交至部门负责人审核。

输出成果：《采购申请单》（含附件）

2.部门负责人审核

责任主体：需求部门负责人（*）

操作内容：

（1）审核采购需求的合理性：是否符合部门年度工作计划、预算安排，是否为必要支出；

（2）审核申请信息的准确性：物品名称、规格、数量等是否与实际需求匹配，预算总价是否在部门可控范围内；

（3）审核附件材料的完整性：如技术参数是否明确、比价记录是否符合企业规定（若金额达到比价标准）。

审核结果：通过/驳回。驳回时需注明原因，退回需求部门修改后重新提交；通过后流转至采购部门。

3.采购部门复核

责任主体：采购专员（）、采购部门负责人（）

操作内容：

（1）采购专员初审：

核对申请信息与采购政策、制度的一致性（如是否属于集中采购目录、是否需要招标/询价）；

审核预算是否符合企业采购预算标准，若超预算需需求部门补充说明；

确认采购物品的规格参数是否清晰，避免模糊描述（如“高端办公电脑”需明确具体配置要求）。

（2）采购部门负责人复核：

评估采购方式的合规性：根据采购金额、物品类型确定采用询价、比价、招标或单一来源采购；

协调跨部门需求：若涉及多个部门共用物品，需沟通确认采购数量与规格；

对高风险采购（如金额大、技术复杂、供应商单一）组织相关部门进行可行性论证。

输出成果：采购方式建议书（若需）、合规性审核意见。

4.财务部门审核

责任主体：财务专员（）、财务部门负责人（）

操作内容：

（1）审核预算资金来源：是否已纳入年度预算，预算科目是否准确，若为预算外采购需说明资金来源（如专项审批）；

（2）审核采购成本合理性：参考历史采购价格、市场价格行情，评估预算单价的合理性，提出成本优化建议；

（3）审核付款方式与条款：是否符合企业财务制度（如预付款比例、发票要求、质保金约定等）。

审核结果：通过/驳回。驳回时需明确财务合规性原因（如资金不足、预算科目不符），退回需求部门或采购部门调整。

5.最终审批

责任主体：根据采购金额与权限分级审批（示例）：

采购金额≤5000元：分管采购副总（*）审批；

5000元＜采购金额≤50000元：总经理（*）审批；

采购金额＞50000元：总经理办公会集体审批。

操作内容：

（1）审批人综合前序审核意见，重点采购事项的必要性、合规性、经济性进行最终决策；

（2）对存在争议的采购事项，可要求需求部门、采购部门、财务部门补充说明材料，或召开专题会议讨论。

输出成果：审批意见（通过/驳回），驳回时明确最终决策原因。

6.采购执行与订单下达

责任主体：采购专员（*）

操作内容：

（1）根据审批通过的《采购申请单》，按照确定的采购方式（询价/比价/招标等）选择供应商；

（2）与供应商确认价格、交付时间、质量标准、售后服务等条款，拟定《采购合同》或《采购订单》；

（3）合同/订单需经采购部门负责人、财务部门负责人（涉及大额付款时）会签后，正式下达给供应商。

输出成果：《采购合同》/《采购订单》、供应商确认函。

7.物品验收与入库

责任主体：需求部门经办人（）、仓库管理员（）、采购专员（*）

操作内容：

（1）物品送达后，需求部门根据采购要求进行数量清点、质量检测（如技术参数、功能测试），填写《物品验收单》；

（2）仓库管理员核对物品与采购订单信息一致后，办理入库手续，更新库存台账；

（3）若验收不合格，需求部门需在2个工作日内反馈至采购专员，由采购部门联系供应商退换货或索赔。

输出成果：《物品验收单》（需求部门、仓库、采购部门各留存一份）。

8.付款与档案归档

责任主体：财务专员（）、采购专员（）

操作内容：

（1）财务部门根据《采购合同》《物品验收单》《发票》等单据，审核无误后办理付款手续；

（2）采购专员整理采购全流程资料（申请单、审批记录、合同、订单、验收单、发票等），按采购编号分类归档，保存期限不少于3年。

输出成果：付款凭证、采购档案（电子