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采购需求申请单填写指南及审批流程标准化模板

一、适用范围与常见应用场景

日常办公物资采购：如文具、纸张、清洁用品等低值易耗品；

生产/运营设备采购：如机器设备、仪器仪表、工具配件等固定资产；

服务类采购：如IT运维、咨询服务、维修保养、会议服务等；

项目专项采购：如研发项目所需材料、市场活动物料等；

其他非生产性采购：如办公家具、车辆租赁等。

通过标准化流程，保证采购需求合理、审批高效、责任明确，避免资源浪费与管理风险。

二、采购申请全流程操作指引

（一）需求发起与申请单填写

责任主体：采购需求申请人（部门员工或项目负责人）

操作步骤：

明确需求内容：根据工作需要，确定采购物品/服务的具体名称、规格型号、数量、质量要求、用途及预计交付时间。

获取市场信息：对于金额较大或技术复杂的采购，需提前进行市场调研，至少收集2-3家供应商的报价单或技术参数说明，作为申请单附件。

填写申请单：依据本模板“三、标准化采购需求申请单”逐项填写信息，保证内容真实、完整、字迹清晰（电子版需打印后签字）。

（二）部门负责人初审

责任主体：申请人所在部门负责人（如经理、主管）

审核要点：

需求必要性：是否为部门工作必需，是否存在替代方案（如内部调配、租赁等）；

需求合理性：数量、规格是否符合实际工作需求，是否存在过度采购；

预算初步审核：采购金额是否在部门年度预算范围内，超预算需求是否已说明资金来源。

处理结果：审核通过后签字确认；驳回时需注明原因，退回申请人修改。

（三）财务部门复核

责任主体：财务部门指定人员（如会计、财务主管）

审核要点：

预算合规性：采购金额是否匹配对应预算科目，超预算需求是否履行预算调整程序；

资金可行性：公司当前资金状况是否支持本次采购，大额采购需评估资金支付计划；

成本合理性：对比历史采购价格或市场价格，判断预估单价是否合理，是否存在虚高。

处理结果：复核通过后签字确认；发觉预算或成本问题，退回申请人或与部门负责人沟通调整。

（四）管理层审批（分级）

根据采购金额实行分级审批，保证审批效率与风险管控：

小额采购（≤5000元）：由分管采购的部门负责人（如*总监）审批；

中额采购（5000-50000元）：由分管业务的副总经理（如*总）审批；

大额采购（＞50000元）：由总经理（如*总）审批，必要时提交总经理办公会集体审议。

审批要点：

采购事项是否符合公司战略或年度工作计划；

跨部门需求是否已协调一致（如涉及多部门共用物资）。

（五）审批通过与采购执行

申请单流转：审批完成后，原件交采购部门存档，复印件/电子版反馈给申请人；

采购对接：采购部门根据审批后的申请单，按照公司采购管理制度（如招标、询比价、定点采购等）实施采购；

结果反馈：采购完成后，采购部门向申请人反馈供应商信息、交付时间及注意事项，申请人需验收并签字确认。

三、标准化采购需求申请单模板

采购需求申请单

基本信息

申请单号

由采购部门统一填写

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式

电话：

采购需求明细

序号

物品/服务名称

1

2

3

预算信息

预算总额（元）

大写：

资金来源

□年度预算□专项预算□其他（请注明：____________________）

预算科目

附件清单

□报价单□技术参数说明□市场调研报告□项目审批文件□其他：________

审批意见

部门负责人意见

签字：日期：年月日

财务审核意见

签字：日期：年月日

分管领导意见

签字：日期：年月日

总经理意见

签字：日期：年月日

备注

（如特殊需求、紧急说明等）

四、填写与审批关键注意事项

（一）信息真实性与完整性

申请人需如实填写采购需求，不得虚构用途或夸大数量，虚假信息一经发觉将追究责任；

规格型号、用途说明等关键信息需明确，避免使用“类似”“大概”等模糊表述，保证采购部门准确执行。

（二）预算与成本管控

采购金额需严格控制在部门预算内，超预算需求需提前提交《预算调整申请表》，经财务部门及管理层审批后方可发起采购；

对于单价较高或技术复杂的物品，需附详细报价单或技术参数，说明选择该供应商的理由（如功能优势、服务保障等）。

（三）流程规范与时效管理

审批流程需按顺序逐级进行，不得跳级审批，特殊情况（如紧急采购）需提前向总经理说明，事后补办手续；

各环节审批时限原则上不超过2个工作日，财务复核及管理层审批需在3个工作日内完成，避免因流程延误影响工作进度。

（四）特殊情况处理

紧急采购：因突发工作急需（如设备故障维修、临时活动物资），可先口头向部门负责人及总经理说明，采购部门先行实施采购，并在2个工作日内补填申请单及审批手续；

重复采购：对于常规办公耗材等高频需求，可按季度或半年度汇总提报，减少单次申请流程，提高效率。

（五）档案管理

采购