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会议室及设备使用申请表模板

一、适用场景说明

二、申请流程详解

步骤1：明确会议需求，填写申请表

申请人需提前确认会议基本信息（包括会议名称、时间、地点、参会人数、核心议题等）及所需设备（如是否需要投影、麦克风、视频会议功能等），登录公司OA系统或至行政部门领取《会议室及设备使用申请表》，如实填写以下内容：

申请人基本信息（姓名、所属部门、工号、联系方式）；

会议详细信息（会议主题、日期、开始/结束时间、预计参会人数、主要参会部门/人员）；

会议室及设备需求（首选会议室、备选会议室，所需设备清单及特殊要求，如是否需要茶歇、横幅等）；

会议事由简述（简要说明会议目的及预期成果）。

步骤2：提交部门负责人审批

申请人填写完毕后，需将申请表提交至本部门负责人签字审批。部门负责人需确认会议的必要性及工作安排的合理性，避免资源冲突。

步骤3：行政部门审核与资源协调

行政部门收到申请表后，将在1个工作日内完成审核，重点核查：

会议室使用时间是否与其他会议冲突；

所需设备是否可用及是否需提前调试；

会议人数是否与会议室容量匹配（如小型会议室容纳10人以下，中型会议室10-30人，大型会议室30人以上）。

若资源冲突，行政部门将与申请人沟通调整时间或更换会议室/设备；若通过审核，则确认最终安排并反馈给申请人。

步骤4：领取会议室钥匙及设备使用说明

会议前1个工作日，申请人需携带审批通过的申请表至行政部门领取会议室钥匙及设备使用说明（如投影仪开关步骤、麦克风连接方式等），并签字确认。如需设备调试，可提前预约行政部门技术人员协助。

步骤5：会议现场使用与管理

申请人需提前15分钟进入会议室，检查设备是否正常运行，布置会场（如摆放座椅、调试投影等）；

会议期间，申请人需负责会议室秩序及设备使用安全，避免设备损坏或丢失；

参会人员需遵守会议室管理规定，保持场地整洁，禁止吸烟、乱扔垃圾。

步骤6：会议结束后的场地复原与反馈

会议结束后，申请人需关闭所有设备（投影仪、音响、灯光等），整理座椅，清理会场垃圾，保证会议室恢复原状；

归还会议室钥匙及设备使用说明至行政部门，并在申请表上签字确认使用情况；

如遇设备故障或场地损坏，需及时向行政部门反馈，以便后续处理。

三、申请表示例

会议室及设备使用申请表

申请人信息

会议信息

场地及设备需求

会议事由

审批流程

备注

四、使用须知与注意事项

提前申请时限：常规会议需提前至少2个工作日提交申请；紧急会议（如临时客户拜访）需提前1个工作日提交申请，并电话行政部门说明情况。

信息准确性：申请人需保证填写信息真实、完整，尤其是会议时间、设备需求等关键信息，避免因信息错误导致资源浪费或会议延误。

设备使用规范：

设备使用前务必阅读《设备操作指南》，非专业人员不得擅自拆装设备；

视频会议设备使用后需退出账号，关闭设备电源；

白板笔、激光笔等耗材需使用后归位，避免遗失。

场地维护责任：申请人需对会议期间会议室的设备完好及场地整洁负责，如因人为操作导致设备损坏或场地污染，需承担相应赔偿责任。

变更与取消：若会议时间、地点或人数需变更，或会议取消，申请人需至少提前1个工作日通知行政部门，以便及时释放资源；未提前通知且未使用会议室的，将纳入部门会议室使用考核。

禁止行为：严禁在会议室进行与工作无关的活动（如娱乐聚会、商业推销等）；严禁携带易燃易爆物品进入会议室；严禁私自外借会议室钥匙或设备。