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合同变更通知函标准格式

在商业合作与日常经济活动中，合同签订后因客观情况变化或双方协商一致，往往需要对原合同内容进行调整。此时，一份规范、清晰的合同变更通知函便成为保障双方权益、明确变更事项的重要法律文书。撰写此类函件，不仅需要准确传递变更意图，更需体现专业性与严谨性，以避免后续可能产生的纠纷。

一、合同变更通知函的核心原则

在拟定合同变更通知函前，首先应明确其核心原则：内容真实、表述清晰、依据充分、态度诚恳。变更函的目的是告知并确认变更事宜，而非单方面强制要求，因此，即使是基于合同约定的单方变更权，也应在函件中体现必要的尊重与沟通意愿。同时，函件内容需围绕“变更”这一核心，避免无关信息，确保接收方能够迅速把握重点。

二、合同变更通知函标准格式参考

以下提供一份合同变更通知函的标准格式框架，具体内容需根据实际情况进行填充与调整：

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合同变更通知函

致：[对方单位全称/对方负责人姓名]

发函单位：[你方单位全称]

日期：[年月日]

事由：关于[原合同名称]（合同编号：[原合同编号]）的变更通知

尊敬的[对方单位/负责人尊称，如：XX公司/XX先生/XX女士]：

我方与贵方于[原合同签订日期]签订的《[原合同全称]》（以下简称“原合同”），合同编号为：[原合同编号]。该合同目前[简述合同履行情况，如：正在顺利履行中/尚未开始履行/已部分履行]。

一、变更事由及背景简述：

[在此处简明扼要地说明提出合同变更的原因及相关背景情况。例如：“鉴于市场环境发生XX变化，为保障合同继续顺利履行”、“根据双方前期友好协商，现就原合同中XX条款达成一致变更意见”、“因不可抗力因素XX影响，导致原合同XX条款无法按约执行”等。]

二、具体变更内容：

根据[变更依据，如：双方友好协商结果/原合同第X条第X款关于变更的约定/相关法律法规规定]，我方现就原合同相关条款提出如下变更建议（或通知）：

1.原合同第[X]条第[X]款内容为：“[引用原合同该条款完整内容]”。

现变更为：“[清晰、准确地表述变更后的条款内容]”。

2.（如有其他变更项，依次列明）原合同第[Y]条第[Z]款内容为：“[引用原合同该条款完整内容]”。

现变更为：“[清晰、准确地表述变更后的条款内容]”。

3.（若为新增条款）新增条款：第[新增条款序号]条：“[新增条款的完整内容]”。

4.（若为删除条款）删除条款：原合同第[A]条第[B]款内容（“[引用原条款内容]”）自本变更函生效之日起予以删除。

（请注意：变更内容应逐条列明，确保清晰、无歧义。对于涉及金额、数量、日期、履行方式等关键信息的变更，务必精确无误。）

三、变更生效日期：

本次合同变更内容拟于[年月日]起正式生效。[或：待贵方书面确认后生效/双方签订补充协议后生效，具体根据实际情况填写]。

四、其他条款效力：

除本函明确变更的条款外，原合同其余条款内容保持不变，双方仍应继续严格遵照执行。

五、回复要求（如适用）：

恳请贵方在收到本函后[X]个工作日内，就是否同意上述变更事项给予书面回复（可通过[回函地址/指定邮箱/盖章扫描件等方式]回复）。如有任何疑问或需进一步协商之处，敬请随时与我方联系。

[或：我方特此就上述变更事项书面通知贵方，相关变更将按本函载明的生效日期执行。]

六、联系方式：

联系人：[你方联系人姓名]

职务：[你方联系人职务]

电话：[你方联系人电话]

邮箱：[你方联系人邮箱]

感谢贵方的理解与配合，期待双方继续保持良好的合作关系。

顺祝商祺！

发函单位（盖章）：[你方单位公章]

法定代表人/授权代表（签字）：

（可选）经办人（签字）：

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三、使用说明与注意事项

1.抬头与称谓：务必写清楚对方单位全称或负责人准确姓名及尊称，确保函件能够准确送达。

2.合同信息：原合同名称、编号、签订日期等信息必须准确无误，以便对方快速定位合同。

3.变更依据：明确变更的法律或合同依据，能增强变更的合理性与合法性。

4.变更内容：这是函件的核心，必须清晰、具体、无歧义。建议采用“原条款内容+变更后条款内容”的对比方式，一目了然。

5.生效日期：明确变更何时生效，是自通知到达、双方确认还是特定日期。

6.回复机制：根据变更的性质（单方有权变更或需双方协商一致）设定合理的回复期限和方式。若为需双方协商的变更，应留出充分沟通时间。

7.公章与签字：正式函件需加盖单位公章，法定代表人或授权代表签字更佳，以示郑重。

8.送达方式：建议采用可追溯的送达方式，如快递签收、邮件送达并要求回执等，并保留送达凭证。

9.语气态度：即使是单方通知变更，也应保持专业、礼貌的语气，避免使用生硬、命令式的措辞，以维护良好合作关系。

10.法律审查：