企业会议策划执行与反馈模板.docVIP

企业会议策划执行与反馈通用模板

一、适用情境

二、操作流程指引

（一）会议筹备阶段：目标明确，周全规划

需求调研与目标确认

与发起人（如总监、经理）沟通，明确会议核心目标（如决策、同步信息、解决问题、凝聚共识）、预期成果及参会范围。

通过问卷或访谈收集参会人员关注点，保证会议内容贴合需求。

方案制定与审批

制定《会议策划方案》，包含：会议主题、时间、地点（线上/线下）、形式（研讨会/汇报会/圆桌会等）、议程框架、参会人员名单（含主持人、记录人）、预算明细（场地、物料、餐饮、差旅等）。

提交方案至发起人审批，根据反馈调整完善。

资源协调与分工落地

场地与设备：预订会议室（确认容量、投影、音响、网络等），或测试线上会议平台（如腾讯会议、Zoom）；准备签到物料（桌牌、议程表、笔、纸等）。

人员分工：明确主持人（控流程、引导讨论）、记录人（整理纪要、跟踪行动项）、后勤支持（物料准备、茶歇安排、应急处理）等职责，保证责任到人。

材料准备：提前收集会议所需资料（如PPT、数据报告、议案文件），按议程顺序整理，提前1-2天发送给参会人员预览。

会前提醒与确认

会议前1天通过企业/邮件发送会议提醒（含时间、地点、议程、参会、注意事项），确认关键人员参会情况，避免缺席或迟到。

（二）会议执行阶段：流程顺畅，高效推进

会前准备（提前30分钟）

后勤人员到场检查设备（投影、麦克风、灯光），测试网络；摆放桌牌、议程表、茶歇等。

主持人与记录人沟通议程重点及记录要点，确认应急联系人。

会议开场（5-10分钟）

主持人准时开场，介绍会议目标、议程及时长规则；明确记录人及会后行动项跟进机制。

可通过简短破冰（如1分钟自我介绍）活跃氛围，保证参会人员快速进入状态。

议程推进（核心环节）

严格按照议程控制时间，引导参会人员围绕主题讨论，避免偏离或冗长发言；对争议问题及时记录，必要时安排专项跟进。

关键决策点需明确结论（如“通过”“需补充数据后再次讨论”），避免模糊表述。

会议收尾（5-10分钟）

主持人总结会议成果：重申核心结论、明确行动项（负责人、完成时间）、待跟进问题及下次会议安排（如需）。

记录人同步确认行动项准确性，保证无遗漏。

（三）会后反馈与总结阶段：闭环管理，持续优化

资料整理与分发

会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，包含：会议基本信息、议程内容、关键结论、行动项（明确负责人、deadline）、附件（如PPT、照片）。

纪要经主持人审核无误后，1个工作日内发送至所有参会人员及相关部门抄送。

行动项跟踪

建立《行动项跟踪表》，记录负责人、进度、完成情况，每周更新并同步至相关方；对逾期未完成的及时提醒，保证落地。

效果评估与反馈收集

会议结束后3个工作日内，通过线上问卷（如问卷星）或一对一访谈收集参会人员反馈，评估维度包括：会议目标达成度、议程合理性、时间把控、参与感、改进建议等。

整理反馈报告，提交发起人及会议组织部门，作为后续会议优化依据。

资料归档

将会议方案、纪要、行动项跟踪表、反馈报告等资料分类存档（如企业云盘），便于后续查阅与复盘。

三、配套工具表格

表1：会议基本信息表

会议名称

会议编号

会议类型

时间

地点/平台

参会人员（含职务）

主持人

记录人

发起人

会议目标

预期成果

预算总额（元）

备注（如特殊需求）

表2：筹备任务分工表

任务名称

负责人

协助人

完成时间

所需资源

完成状态（□未开始□进行中□已完成）

场地预订

*助理

2023–

预算：X元

□已完成

议程及材料准备

*专员

*设计师

2023–

PPT模板、数据

□进行中

线上平台测试

*IT工程师

2023–

测试账号

□未开始

茶歇安排

*行政

2023–

预算：X元

□未开始

表3：会议议程表

时间

议程内容

发言人

形式（汇报/讨论/决策）

预计时长

所需材料

09:00-09:10

开场及目标说明

*总监

说明

10分钟

会议策划方案

09:10-09:40

项目进度汇报

*经理

汇报

30分钟

进度报告PPT

09:40-10:20

跨部门问题讨论

全体

讨论

40分钟

问题清单

10:20-10:30

总结与行动项确认

*总监

决策

10分钟

行动项清单

表4：会议签到表

序号

姓名

部门

职务

签到时间

联系方式（备用）

备注（迟到/早退）

1

*

市场部

经理

08:55

2

*

技术部

专员

09:05

1395678

迟到10分钟

表5：会议反馈表（示例）

评估维度

评分（1-5分，5分最高）

具体建议

会议目标清晰度

4

建议开场时明确“本次会议需解决的核心问题”

议程合理性

5

时间分配恰当，重点突出

参与互动性

3

可增加小组讨论环节，提升参与感

后续行动项明确性

5

责任人及deadline清晰

表6：行动项跟踪表