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采购流程规范化操作与审核清单

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织（以下简称“单位”）的日常采购活动，涵盖办公用品采购、生产物料采购、服务外包采购、固定资产采购等多种场景。无论是集中采购还是分散采购，均可通过本模板实现采购流程的标准化管理，保证采购活动的合规性、经济性和效率性，规避操作风险，明确各环节责任。

二、标准化操作流程详解

采购流程需严格遵循“需求导向、合规优先、全程留痕”原则，分为以下六个核心步骤：

步骤一：采购需求发起与确认

操作内容：

需求部门根据业务需要，填写《采购申请单》，详细注明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间及供应商（若有初步意向）等信息。

需求部门负责人*对申请内容的真实性、必要性及预算合理性进行初审，签字确认后提交至采购部门。

采购部门收到申请后，重点审核：

需求是否符合单位发展规划及年度预算；

规格参数是否明确，是否存在倾向性或排他性条款；

预估单价是否与市场行情匹配（必要时进行市场询价初核）。

输出成果：经审批的《采购申请单》（含需求部门及采购部门审核意见）。

步骤二：供应商选择与管理

操作内容：

根据采购金额、项目类型及单位采购制度，确定采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）。

采购部门通过单位合格供应商库、公开平台征集或市场调研等方式筛选供应商，要求供应商提供以下资质材料（复印件加盖公章）：

营业执照及相关行业许可证；

资质证明文件（如ISO认证、行业专项资质等，根据项目要求）；

近三年类似业绩证明（合同关键页）；

法定代表人证件号码明及授权委托书（如委托代理人办理）。

对供应商进行资格预审，剔除不符合要求的供应商，形成《合格供应商名单》。

根据采购方式组织采购活动（如招标需编制招标文件、组织开标评标；询价需向至少3家合格供应商发出询价单），最终推荐候选供应商。

输出成果：《供应商资质审查表》《合格供应商名单》《采购过程记录表》（含招标/谈判/询价记录）。

步骤三：采购合同拟定与审批

操作内容：

采购部门与候选供应商就价格、交付、质量、服务、违约责任等条款进行谈判，达成一致后拟定采购合同。

合同内容需包含：双方基本信息、采购物品/服务详情、金额及支付方式、交付时间与地点、验收标准、质保期、违约责任、争议解决方式等核心条款，保证表述清晰、无歧义。

合同提交至法务部门（或指定审核人）进行合规性审核，重点审查条款是否合法、权责是否对等、风险是否可控；审核通过后，提交财务部门审核资金安排及支付条款。

最终由单位分管领导*或授权人审批签字，加盖单位公章及合同专用章（供应商同步盖章）。

输出成果：经审批的《采购合同》（正本至少一式两份，双方各执一份）。

步骤四：订单下达与执行跟踪

操作内容：

采购部门根据审批通过的合同，向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、采购内容、数量、单价、交付时间、交付地点及联系人等信息，保证与合同条款一致。

供应商确认订单后，采购部门建立《采购执行台账》，实时跟踪生产/备货进度，定期与供应商沟通，保证按期交付。

若遇供应商延迟交货或规格变更等情况，采购部门需及时与供应商协商解决方案（如调整交付时间、更换规格等），并书面报备需求部门及采购负责人。

输出成果：《采购订单》《采购执行台账》。

步骤五：验收与付款结算

操作内容：

物品/服务交付后，由需求部门牵头，采购部门、质检部门（如涉及）共同参与验收：

物品验收：核对数量、规格型号是否与订单一致，检查外观、功能、质量等是否符合约定标准（需提供检测报告的，供应商应同步提交）；

服务验收：对照服务合同条款，评估服务完成质量、响应效率等，形成书面验收意见。

验收合格后，需求部门、采购部门、质检部门（如参与）在《验收单》上签字确认；验收不合格的，需详细记录问题并反馈至采购部门，由采购部门与供应商协商退换货、整改或索赔事宜。

采购部门凭《采购申请单》《采购合同》《采购订单》《验收单》及合规发票（发票抬头、税号等信息需与单位一致），提交财务部门审核。

财务部门审核无误后，按合同约定支付方式（如预付款、进度款、尾款）办理付款手续，保证资金支付与合同进度匹配。

输出成果：《验收单》《付款审批单》。

步骤六：资料归档与复盘优化

操作内容：

采购部门负责收集采购全流程资料，包括但不限于：《采购申请单》、供应商资质文件、招标/谈判/询价记录、《采购合同》《采购订单》《验收单》、付款凭证、发票等，整理成册后移交档案管理部门归档（电子资料同步备份）。

每季度或每年度，采购部门组织需求部门、财务部门等召开采购复盘会，分析采购效率、成本控制、供应商履约等情况，针对问题提出改进措施，持续优化采购流程及供应商管理体系。

输出成果：《采购档案目录》《采购复盘报告》。

三、