企业合同审核与档案管理标准流程.docVIP

企业合同审核与档案管理标准流程工具模板

一、适用业务场景

本流程适用于企业内部各类经济合同的审核、签署、归档及全生命周期管理，具体场景包括但不限于：

业务合作类：与供应商、客户、合作伙伴签署的采购合同、销售合同、服务合同、框架协议等；

人事管理类：与员工签署的劳动合同、保密协议、竞业限制协议等；

资产处置类：固定资产买卖、租赁、抵押等合同；

项目合作类：研发外包、工程承包、委托服务等项目合同；

其他类：企业运营中涉及的法律文件、补充协议、变更协议等。

二、标准操作流程

步骤1：合同发起与提交

操作内容：

业务部门根据合作需求，起草合同文本（可参考企业标准合同模板），明确合同主体、标的、金额、履行期限、违约责任等核心条款；

发起人填写《合同审批单》（见工具表单1），附合同草案、对方主体资质文件（如营业执照复印件、授权委托书等）、相关附件（如技术参数、验收标准等），提交至部门负责人初审。

责任主体：业务部门发起人、部门负责人

输出成果：合同草案、《合同审批单》、对方资质文件

步骤2：合同多部门审核

操作内容：

部门负责人初审：审核合同的业务必要性、条款完整性、是否符合部门预算及业务目标，签署意见后流转至下一环节；

法务部门审核：重点审核合同合法性、合规性、法律风险（如条款歧义、违约责任是否明确、争议解决方式是否合理等），对风险条款提出修改建议，填写《合同审核意见表》（见工具表单2）；

财务部门审核：审核合同金额准确性、付款方式及资金安排是否符合企业财务制度、税务处理是否合规，重点关注发票类型、收款账户信息等；

其他相关部门审核：涉及技术、采购等专项内容的，需对应部门审核技术可行性、供应商资质等。

责任主体：部门负责人、法务部门、财务部门、专项业务部门

输出成果：多部门审核意见后的合同修订版

步骤3：合同修订与确认

操作内容：

业务部门汇总各部门审核意见，与对方沟通修订合同条款，形成《合同修订记录》（见工具表单3），明确修订内容及原因；

若对重大条款存在争议，由法务部门牵头组织业务、财务等部门召开协调会，达成一致意见；

修订后的合同需再次提交至各审核部门确认，无异议后进入签署环节。

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门

输出成果：最终版合同文本、《合同修订记录》

步骤4：合同签署与用印

操作内容：

经办人核对最终版合同文本与审批材料一致性，填写《合同用印申请单》（见工具表单4），附《合同审批单》《合同修订记录》等；

企业法定代表人或授权代表（需附授权委托书）签字，加盖企业合同专用章或公章（严禁以部门章或个人章代替）；

签署完成后，经办人将合同正本至少一式两份（双方各执一份），对方为个人的需留存证件号码复印件。

责任主体：经办人、法定代表人/授权代表、行政部（用印管理）

输出成果：签署生效的合同正本、副本

步骤5：合同档案建立

操作内容：

合同签署后3个工作日内，经办人将合同正本、副本、《合同审批单》《合同修订记录》、对方资质文件等材料移交至档案管理部门；

档案管理部门核对材料完整性，填写《合同档案登记表》（见工具表单5），分配唯一档案编号（规则：年份-合同类型-流水号，如“2024采-001”），建立电子档案（扫描件）及纸质档案。

责任主体：经办人、档案管理部门

输出成果：合同电子档案、纸质档案、《合同档案登记表》

步骤6：档案存储与保管

操作内容：

纸质档案：放入专用档案盒，标注档案编号及合同名称，存放于企业档案室（需具备防火、防潮、防虫、防盗条件），按年度、合同类型分类存放；

电子档案：存储于企业指定服务器或加密云盘，设置访问权限（仅档案管理员、法务部门、财务部门等有权查阅），定期备份（每月至少1次）；

档案管理部门定期（每季度）检查档案存储状况，保证无损坏、遗失。

责任主体：档案管理部门

输出成果：安全存储的合同档案

步骤7：档案查阅与借阅

操作内容：

内部查阅：员工因工作需要查阅合同档案，填写《合同档案查阅申请表》（见工具表单6），经部门负责人及档案管理部门负责人审批后，在档案室现场查阅（电子档案需登录指定系统）；

外部借阅：如需向对方或第三方提供合同复印件，需经法务部门及分管领导审批，加盖公章“与原件一致”章，登记借阅信息；

查阅/借阅期限：内部查阅不超过1个工作日，外部借阅不超过3个工作日，到期归还并记录归还时间。

责任主体：查阅人/借阅人、部门负责人、档案管理部门

输出成果：《合同档案查阅申请表》、查阅/借阅记录

步骤8：档案到期处置

操作内容：

档案管理部门根据《档案管理办法》及法律法规规定，对到期合同（如保管期限届满、合同履行完毕且无争议）进行鉴定；

对无需保管的档案，由档案管理部门列出《档案销毁清单》（见工具表单7），经法务部门、分管领导审批后，由2人以上共同监销，保证信息无法恢复；

涉及商业秘密或敏感信息的档