采购需求与供应商评估表.docVIP

采购需求与供应商评估工具指南

一、适用场景

本工具适用于企业各类采购活动中的需求梳理与供应商筛选环节，涵盖生产物料采购、办公用品采购、服务项目外包（如IT运维、物流运输等）、设备采购等场景。通过标准化流程保证采购需求明确、供应商评估客观，支持采购决策的科学性与合规性，通常由采购部门牵头，联合需求部门、技术部门、财务部门共同参与，适用于年度集中采购、临时紧急采购等多种采购类型。

二、操作步骤详解

1.采购需求发起与确认

需求部门发起：需求部门根据业务需求，填写《采购需求确认表》，明确物料/服务的名称、规格型号、数量、用途、预算金额、期望交期、技术要求（如功能参数、质量标准等）、特殊需求（如环保认证、定制化要求等），部门负责人签字确认后提交至采购部门。

多部门联合审核：采购部门收到需求后，联合技术部门（审核技术可行性、规格合理性）、财务部门（审核预算合规性与成本效益）进行审核。技术部门需在3个工作日内反馈技术意见，财务部门需在2个工作日内反馈预算意见，保证需求无歧义、指标可量化。

需求冻结与发布：审核通过后，采购部门唯一“采购需求数据编号”，冻结需求内容（避免随意变更），并在采购管理系统中发布需求信息，正式启动供应商筛选流程。

2.供应商信息收集与初步筛选

信息收集渠道：采购部门通过以下渠道收集潜在供应商信息：

企业供应商库（优先选择历史合作良好、评级合格的供应商）；

公开招标平台（如采购网、行业招标平台）；

行业推荐（行业协会、合作伙伴推荐）；

供应商主动报名（通过公开采购公告参与）。

供应商资料提交：要求潜在供应商在规定时间内提交《供应商报名表》，并附以下基础材料（复印件加盖公章）：

营业执照（经营范围需覆盖采购品类）；

相关资质证明（如ISO9001质量认证、行业特殊许可证、3C认证等）；

企业简介（组织架构、生产规模、团队实力）；

过往合作案例（近2年类似项目合同关键页，可隐去价格信息）。

初步筛选：采购部门根据“资质齐全性、经营范围匹配度、企业信用（通过‘信用中国’等平台核查）”三个核心指标，剔除不符合要求的供应商，形成《供应商入围名单》（一般不少于3家，特殊品类可适当调整）。

3.评估维度设计与标准制定

维度确定：根据采购需求特点，组织评估小组（由采购、技术、财务、需求部门代表组成）共同制定评估维度及权重，保证全面覆盖采购核心诉求。通用维度及参考权重

企业资质（20%）：包括注册资本、行业认证、生产/经营许可、财务状况（资产负债率、现金流等）；

价格合理性（30%）：报价与预算偏差率（±5%内为优）、价格构成明细（材料、人工、税费等是否清晰）、批量采购优惠；

质量保障能力（25%）：质量检测流程（如出厂检验、第三方抽检）、不合格品处理机制、质量应急方案、客户投诉率；

服务方案（15%）：售前咨询响应时间（≤24小时）、售后技术支持（如24小时故障处理、定期回访）、培训服务（如设备操作培训）、增值服务（如免费备件供应）；

交期履约能力（10%）：常规交期（是否符合需求部门期望）、应急交期保障（如加急生产流程）、历史交期准时率（需提供近6个月数据）。

评分细则：每个维度细化评分标准（如“质量保障能力”中，“ISO9001认证得5分，ISO14001认证额外加3分”“检测设备齐全且校准有效得10分，部分缺失得5分”），保证评分可量化、无主观偏差。

4.现场考察与资料深化审核（如需）

现场考察：对入围供应商中涉及关键物料、高价值设备或定制化服务的，由评估小组进行现场考察，重点核查：

生产/经营场所规模（是否与申报产能匹配）；

管理水平（如5S现场管理、安全生产制度）；

工艺流程（是否符合技术要求，有无先进设备）；

仓储物流（原材料/成品存储条件、配送能力）。

资料深化审核：对无法现场考察的供应商，要求补充提交更详细的资料，如：

财务审计报告（近1年，验证财务稳定性）；

主要客户名单及联系方式（用于背调，隐去敏感信息）；

知识产权证明（如涉及专利技术）。

形成考察/审核报告：考察或资料审核后，2个工作日内形成书面报告，作为评估打分的依据之一。

5.综合评估打分与结果排序

独立打分：评估小组各成员根据《供应商评估表》（见模板），结合供应商资料、考察报告等，独立对各维度进行打分（百分制，精确到小数点后一位），去掉最高分和最低分后计算平均分，得出供应商最终得分。

权重加权：若采购需求有特殊侧重（如质量要求极高可调整“质量保障能力”权重至35%，价格权重降至20%），需在打分前明确权重并书面记录，保证评估与需求匹配。

结果排序：按得分从高到低排序，形成《供应商评估结果排序表》，得分第一的为“推荐供应商”，得分第二的为“备选供应商”。

6.结果审批与供应商确定

内部审批：采购部门将《供应商评估结果排序表》《供应商评估表》《考察