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企业会议记录标准化格式高效模板

一、适用会议类型

项目推进会议：明确项目目标、分工节点、风险应对，同步阶段性进展。

部门周/月例会：总结上周/月工作成果，分析问题，规划下一阶段重点任务。

跨部门协调会：针对跨部门协作事项（如资源调配、流程优化），明确责任边界与协作机制。

决策评审会议：对重大事项（如方案立项、预算审批）进行讨论、表决，形成决策结论。

专题研讨会：聚焦特定议题（如行业趋势、技术升级），通过头脑碰撞形成解决方案建议。

二、标准化操作流程

（一）会前：准备阶段

明确会议核心目标

会议发起人需提前梳理会议需解决的核心问题，避免主题发散（例：“确定Q3产品迭代优先级”而非“产品讨论”）。

确定会议类型（决策型/沟通型/研讨型），据此设计议程侧重（决策型需明确表决规则，研讨型需预留充分讨论时间）。

确定参会人员与分工

必邀人员：决策人（如总监）、执行负责人（如经理）、相关业务接口人（如*专员）；

可选人员：提供专业支持的技术/法务人员（如*工程师）；

分工：主持人（把控节奏）、记录人（负责实时记录）、材料准备人（提前分发背景资料）。

准备会议材料与议程

提前1-2天发送会议通知，包含：会议主题、时间、地点（或会议）、议程（含各议题时间分配）、预读材料（如项目进度表、方案草案）；

示例议程：

14:00-14:10会议开场与目标确认（主持人*经理）

14:10-14:40议题1：Q3产品迭代优先级讨论（负责人*产品经理）

14:40-15:10议题2：技术资源调配方案评审（负责人*技术主管）

15:10-15:30自由发言与补充

15:30-15:40决议总结与后续行动确认（主持人）

（二）会中：记录阶段

记录基本信息

实时填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（签到或标注“出席”）、缺席人员及原因（如“*主管因出差缺席，已提前提交书面意见”）。

按议程顺序记录核心内容

议题讨论：记录各议题的关键讨论点，避免逐字记录，提炼核心观点（例：“针对议题1，市场专员提出‘用户反馈A功能需求优先级最高’，技术主管回应‘开发周期需2周，需评估资源’”）；

分歧与共识：明确标注争议点（如“争议：是否优先开发A功能，经理支持用户需求，财务主管担忧成本”），以及最终共识（如“共识：先开发A功能原型，1周内提交成本评估”）；

决议事项：记录“做什么、谁负责、何时完成”（例：“决议：由产品经理牵头，联合技术主管于7月15日前完成A功能原型设计”）。

辅助记录工具

使用会议纪要模板（Word/在线协作工具），提前设置议程实时填充内容；

对关键内容可标注“【重点】”“【决议】”“【待跟进】”，便于会后整理；

重要数据或结论可拍照留存（如白板板书、图表），但需提前征得主持人同意。

（三）会后：整理与落地阶段

整理会议记录

会后2小时内完成初稿，保证：

议题与讨论内容对应，无遗漏关键决议；

人名、职务、时间节点准确无误（如“*总监”而非“王总”）；

语言简洁，避免口语化（将“我觉得这个方案可行”改为“*总监认为该方案具备可行性”）。

审核与分发

初稿提交主持人审核，确认决议内容与结论准确性；

审核通过后，24小时内分发至所有参会人员及相关协作部门，抄送需知晓的上级领导；

分发时注明“请于X月X日前对记录内容提出异议，逾期视为确认”。

跟踪与归档

建立“会议决议跟踪表”，明确各任务的负责人、截止日期、完成状态（“进行中/已完成/延期”），每周更新进度；

会议记录（含初稿、审核版、跟踪表）按“会议名称-日期”归档，保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、会议记录模板结构

模块

字段

填写说明

基本信息

会议名称

例：“2024年Q3产品迭代规划会议”

会议时间

年/月/日上/下午:-:

会议地点/

线下：会议室；线上：腾讯会议X（密码）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

总监、产品经理、技术主管、市场专员（共8人）

缺席人员及原因

*主管：出差（已提交书面意见）

会议议程

序号

按议程顺序填写（1、2、3……）

议题

例：Q3产品迭代优先级讨论

负责人

议题主导人（如*产品经理）

时间分配

例：30分钟

讨论与发言要点

议题

对应议程中的议题

主要发言人

例：市场专员、技术主管

核心观点

提炼讨论中的关键信息（支持/反对理由、建议等）

分歧点

如“争议：是否优先开发A功能，经理支持需求，财务主管担忧成本”

决议事项

序号

1、2、3……

决议内容

明确结论（例：“确定优先开发A功能，同步启动B功能需求调研”）

负责人

任务执行人（如*产品经理）

完成时限

具体日期（例：2024年7月15日）

备注

补充说明（如“需同步评估技术资源”）

后续行动

序号

1、2、3……

任务描述

具体行